ECD e ECF: o que são, como preencher e evitar penalidades

ECD e ECF são siglas que, à primeira vista, parecem similares, mas representam exigências distintas no universo contábil. Ambas são importantes para o Fisco e seu envio deve ocorrer por meio do SPED. 

Saber exatamente qual a diferença entre a ECD e a ECF não só facilita o cumprimento das normas, como também evita penalidades e inconsistências nos registros.

Neste artigo, você confere:

• o que é ECD e para que serve;
• o que é ECF;
• qual data de entrega da ECD e da ECF.

O que é ECD e para que serve?

A ECD (Escrituração Contábil Digital) substitui o livro diário em papel pelo seu equivalente digital e centraliza todas as informações contábeis de uma empresa em um único arquivo. Criada para atender a fins fiscais, em alguns casos, torna-se a escrituração contábil oficial para finalidades societárias.

Este arquivo digital reúne detalhes dos lançamentos contábeis, como o Livro Diário, o Livro Razão, balancetes, balanços e demais demonstrações financeiras da empresa. O envio da ECD deve ser anual, com a escrituração referente ao ano anterior.

Quem deve entregar a ECD?

A ECD é obrigatória para companhias sujeitas ao Imposto de Renda pelo regime do Lucro Real, para aquelas com imunidade ou isenção fiscal que receberam incentivos superiores a R$ 4,8 milhões.

Além disso, organizações tributadas pelo Lucro Presumido que distribuem lucros ou dividendos acima da base de cálculo do imposto sem a retenção de IRRF, e Sociedades em Conta de Participação (SCP) devem entregar.

Quem está isento da ECD?

As pessoas jurídicas que não realizam atividades econômicas e permanecem inativas, além de órgãos públicos, fundações públicas e autarquias não precisam enviar a ECD. Empresas tributadas pelo Simples Nacional também estão isentas, exceto aquelas que recebem capital de terceiros.

O que é ECF?

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) substitui a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e abrange a apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A escrituração reflete o balanço patrimonial da empresa e possibilita à Receita Federal o acompanhamento detalhado da movimentação financeira e contábil da organização.

Para cumprir corretamente a ECF, a empresa deve cumprir diversos requisitos específicos, como:

• Detalhar os ajustes feitos no lucro líquido;
• Recuperar os saldos finais de exercícios anteriores;
• Associar o plano de contas da Escrituração Contábil Digital (ECD) ao plano de contas referencial;
• Registrar e controlar todos os valores a ser excluídos, adicionados ou compensados;
• Incluir registros, lançamentos e ajustes necessários para garantir a correta apuração fiscal.

Quem é obrigado a entregar a ECF?

Todas as empresas, inclusive as imunes e isentas, que adotam os regimes de tributação pelo lucro real, arbitrado ou presumido, devem apresentar a ECF.

No entanto, as companhias optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e aquelas que permaneceram inativas durante todo o ano-calendário não têm obrigação de enviar a ECF.

Qual a diferença entre a ECD e a ECF? 

A diferença entre a Escrituração Contábil Digital e a Escrituração Contábil Fiscal é que a ECD registra e organiza as informações contábeis digitais, em substituição aos livros contábeis em papel. Já a ECF calcula impostos, como o IRPJ e a CSLL, e permite à Receita Federal o acompanhamento da base de cálculo dos tributos.

Dessa forma, a ECD foca na escrituração contábil, como o Livro Diário e o Livro Razão, e a ECF detalha ajustes no lucro líquido e controla valores para fins de tributação. Ambas são obrigatórias para empresas em regimes específicos, mas atendem a propósitos diferentes na contabilidade e fiscalização tributária.

Além disso, são entregues por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), uma plataforma do governo que centraliza a transmissão de obrigações fiscais, contábeis e previdenciárias.

Qual a data de entrega da ECD e da ECF? 

O prazo da ECD e da ECF é fundamental para garantir a conformidade fiscal das organizações. A Escrituração Contábil Digital deve ser entregue até o último dia útil de junho, com as informações do ano-calendário anterior. Enquanto o envio da Escrituração Contábil Fiscal deve ocorrer até o último dia útil de julho, também com os dados do exercício anterior.

Quais as consequências pelo descumprimento dos prazos?

Não cumprir o prazo de entrega da ECD e da ECF resulta em penalidades severas. No caso da ECD, a multa pode alcançar 0,5% do valor da receita bruta do período a que se refere a escrituração.

Se houver atraso, aplica-se uma penalidade diária de 0,02% sobre a receita bruta do período, com um limite máximo de 1%. Em casos de erros ou omissões nas informações, a multa é de 5% sobre o valor da operação incorreta, limitada a 1% do total da receita bruta do período.

Já as penalidades para atrasos ou não entrega da ECF variam conforme o regime tributário da empresa. Para aquelas enquadradas no regime de Lucro Real, a multa pode chegar a 0,25% ao mês ou fração sobre o lucro líquido, com um limite de até 10%.

Companhias de pequeno porte ou microempresas, com faturamento bruto de até R$ 3,6 milhões, têm um teto de penalidade de R$ 100 mil, enquanto para as demais o valor máximo é de R$ 5 milhões.

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Já para organizações em outros regimes tributários, as multas podem alcançar 0,5% da receita bruta se os requisitos não forem atendidos. 

Além disso, há uma penalidade de 5% do valor da operação, limitada a 1% da receita bruta, em casos de não envio ou informações incorretas, e uma penalidade adicional de 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta.

Para evitar essas penalidades, é essencial manter um calendário de obrigações atualizado e investir em sistemas de gestão que automatizam a coleta e o envio dos dados contábeis e fiscais.

Revisar as informações antes de transmiti-las e contar com uma equipe especializada na área contábil e fiscal também são medidas importantes para garantir a conformidade e evitar erros.

Como preencher e enviar a ECD e ECF?

Para garantir o preenchimento correto e o envio pontual da ECD e ECF, siga este passo a passo específico para transportadoras.

Passo 1: Reúna a documentação contábil antecipadamente

Prepare toda a documentação contábil, como balanços, balancetes, demonstrações financeiras, diários e razões, com antecedência. Evitar deixar essa etapa para a última hora ajuda a assegurar o envio correto — e dentro do prazo — de todas as informações.

Passo 2: Utilize um software contábil compatível com a ECD

Escolha um software contábil compatível com o formato da ECD exigido pela Receita Federal (SPED). Essa ferramenta deve permitir a geração do arquivo digital no formato adequado e a utilização de um certificado digital para assinar o arquivo.

Passo 3: Realize o envio da ECD

1. Acesse o portal do SPED.
2. Efetue login com o certificado digital.
3. Selecione a opção “ECD”.
4. Preencha o formulário de entrega.
5. Importe o arquivo XML da ECD.
6. Assine digitalmente o arquivo.
7. Transmita a ECD e guarde o recibo de entrega como comprovação.

Passo 4: Preencha a ECF após a ECD 

Certifique-se da transmissão da ECD antes de começar a preencher a ECF. Para fazer Escrituração Contábil Fiscal, é pré-requisito que a Escrituração Contábil Digital já esteja pronta.

No registro da ECF, inclua dados como a abertura e identificação da empresa, informações fiscais recuperadas, plano de contas, saldos contábeis, lucro líquido, apuração do IRPJ e CSLL, lucro presumido, demonstrativo do Livro Caixa, lucro arbitrado, balanço patrimonial e a demonstração do resultado das imunes ou isentas.

Passo 5: envie a ECF

1. Realize a transmissão da ECF com base nas informações da ECD já enviada.
2. Preencha os dados diretamente no programa da ECF ou por meio de um software de gestão.
3. Valide o conteúdo do arquivo, faça a assinatura digital e a transmissão.
4. Baixe o recibo de comprovação da escrituração.

Ao seguir esses passos, sua transportadora conseguirá cumprir todas as exigências fiscais de forma organizada e eficiente.

Gerenciar as obrigações contábeis e fiscais, como a ECD e ECF, pode ser um desafio para as transportadoras, que precisam lidar com a complexidade de documentos e prazos, além de manter a conformidade com as exigências legais.

No entanto, é possível simplificar esse processo e reduzir a burocracia ao utilizar ferramentas de gestão eficientes que centralizam todas as operações em uma única plataforma.

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