A escrituração fiscal é o registro obrigatório de todas as operações financeiras e tributárias de uma empresa.
No caso das transportadoras rodoviárias, garantir que esse processo ocorra de maneira correta é fundamental para evitar multas e penalidades, além de proporcionar um controle financeiro eficiente.
E ter esse planejamento é mais importante do que se imagina: um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT) revelou que 95% das empresas brasileiras pagam mais impostos do que deveriam. Esse excesso se deve à complexidade da legislação tributária e a erros comuns, como pagamentos duplicados ou valores indevidos.
Assim, com a crescente digitalização das obrigações fiscais, ferramentas como o SPED Fiscal hoje são indispensáveis para manter a conformidade e otimizar a gestão.
Neste artigo, você aprenderá o que é escrituração fiscal, os principais tipos e como realizá-la corretamente. Boa leitura!
O que é escrituração fiscal?
A escrituração fiscal é o registro detalhado e obrigatório das operações financeiras e tributárias de uma empresa. O processo garante a conformidade com a legislação e facilita o controle fiscal. Atualmente, o documento tem formato manual ou digital, com destaque para o uso do SPED Fiscal.
Para que serve a escrituração fiscal?
A escrituração fiscal tem como principal função organizar as transações financeiras e tributárias de uma empresa para garantir o cumprimento das obrigações legais. Serve para auditorias internas e também para gerar relatórios para as autoridades fiscais, com foco em evitar multas e melhorar o controle tributário e financeiro.
Quais são os tipos de escrituração fiscal?
Existem dois tipos principais de escrituração fiscal: manual e digital. A escrituração manual é tradicional, porém mais demorada e suscetível a erros. A escrituração fiscal digital, por outro lado, utiliza sistemas automatizados, oferece mais agilidade, precisão e conformidade, além de facilitar a integração com o SPED Fiscal.
E agora que você já sabe quais são os tipos de escrituração fiscal, confira mais detalhes sobre ambos a seguir.
Escrituração fiscal manual
A escrituração fiscal manual é a forma mais antiga de registrar as obrigações fiscais, feita diretamente em livros fiscais físicos ou planilhas.
Esse método traz um maior risco de erros humanos, retrabalho e problemas de organização. Por ser um processo moroso e complexo, muitas empresas já abandonaram a escrituração manual em favor de métodos mais eficientes.
Escrituração fiscal digital
A escrituração fiscal digital é uma solução moderna e mais prática, amplamente adotada pelas empresas nos dias de hoje.
Com o uso de softwares de gestão fiscal, as empresas automatizam grande parte do processo, reduzem os riscos de erro e aumentam a agilidade. Além disso, há outro ponto que ajuda a entender para que serve a escrituração fiscal digital: trata-se de um requisito obrigatório da legislação brasileira, e é o SPED Fiscal que monitora o seu cumprimento.
O que é o SPED Fiscal e qual a sua importância?
O SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) é uma ferramenta criada pelo governo brasileiro para modernizar e centralizar a escrituração fiscal das empresas.
Sua função é permitir que as transportadoras e outras empresas enviem suas obrigações fiscais diretamente para a Receita Federal de forma eletrônica, o que facilita a fiscalização e garante maior precisão nos dados.
Além de ser uma exigência legal, o SPED Fiscal traz várias vantagens para as transportadoras, como a redução de custos operacionais e o aumento da eficiência no controle das informações fiscais.
A integração do SPED Fiscal com sistemas de gestão, como o TMS e ERPs, torna o processo ainda mais ágil e seguro, e permite que as transportadoras concentrem seus esforços no core business, sem se preocupar com a burocracia fiscal.
Como fazer escrituração fiscal?
Vamos ao passo a passo de como fazer escrituração fiscal de maneira eficiente:
- Organize seus documentos fiscais: o primeiro passo para uma escrituração eficaz é manter todos os documentos fiscais devidamente organizados — notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento de impostos, entre outros;
- Controle o fluxo de informações: é importante que a empresa tenha um controle rígido de todas as transações financeiras. Registre a entrada e saída de mercadorias e serviços, bem como os impostos devidos sobre cada operação;
- Verifique a regularidade dos registros: certifique-se da conclusão de todos os registros e se estão dentro do prazo. Assim, você evita problemas com o Fisco e impede o acúmulo de informações pendentes;
- Utilize softwares especializados: para garantir maior eficiência, é altamente recomendável o uso de sistemas de gestão fiscal que automatizem parte do processo, como um ERP integrado ao SPED Fiscal. Esses softwares ajudam a organizar e enviar todas as obrigações fiscais de forma correta e rápida;
- Faça auditorias internas regulares: realizar auditorias internas é essencial para garantir que não haja erros na escrituração fiscal. Conte com o auxílio de um contador ou de uma equipe especializada para esta tarefa.
Quais as vantagens da escrituração fiscal digital para transportadoras?
A escrituração fiscal digital traz inúmeros benefícios para as transportadoras rodoviárias, como:
- Redução de custos: a automatização do processo fiscal diminui a necessidade de trabalho manual e reduz os custos operacionais, o que aumenta a eficiência;
- Agilidade no cumprimento das obrigações fiscais: com o uso de ferramentas como o SPED Fiscal, você envia todas as informações tributárias de forma mais ágil e precisa;
- Menos erros: falhas humanas acontecem no caso da escrituração manual, situação essa que gera multas e problemas com o Fisco. A digitalização, por sua vez, minimiza essas falhas;
- Facilidade na gestão de informações fiscais: com um sistema integrado, todas as informações fiscais estão em um único lugar, o que facilita auditorias e revisões contábeis;
- Transparência com as autoridades fiscais: ao utilizar o SPED Fiscal, a transportadora mantém um relacionamento mais transparente e confiável com os órgãos reguladores.
Gostou de saber o que é escrituração fiscal? Esta é uma obrigação legal essencial para manter a saúde financeira e a conformidade tributária de uma transportadora. Com o avanço da tecnologia, a escrituração fiscal digital e o uso de sistemas como o SPED Fiscal tornaram esse processo muito mais ágil, preciso e eficiente.
E se você quer melhorar a gestão fiscal da sua transportadora, vale a pena investir em ferramentas de automação que simplifiquem esse processo. A Emiteaí é um sistema usado por grandes empresas como Natura e Mercado Livre e oferece uma solução completa para ajudar você a realizar a escrituração fiscal com facilidade.
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