Imagine a seguinte situação: você, como embarcador, fechou um contrato de frete para uma remessa de mercadorias, mas, por algum motivo imprevisto, a operação precisa ser cancelada. A carta de anulação serve exatamente para este momento.
Trata-se do documento que formaliza e comunica oficialmente o cancelamento de um contrato de frete, protegendo os interesses de todas as partes envolvidas.
Quer compreender o que é, qual a importância e como emitir a carta de anulação de frete corretamente — assim como entender a relação com a nota de anulação de frete e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?
Então, continue a leitura deste artigo e explore esse tema junto com a gente.
O que é carta de anulação de frete?
A carta de anulação de frete é um documento utilizado para formalizar o cancelamento de um contrato de frete firmado entre a transportadora e um cliente. Geralmente, essa carta é emitida quando surgem circunstâncias que impedem a realização do transporte de carga conforme o que foi acordado inicialmente.
Esse tipo de carta de anulação deve conter informações importantes, como:
- número do contrato de frete,
- data de emissão,
- dados da transportadora e do cliente.
Já os motivos para a anulação de um contrato de frete podem variar e incluir, por exemplo, necessidade de alteração de planos do cliente, problemas operacionais, mudanças nas necessidades de transporte, entre outros.
Carta de anulação de frete x Nota de anulação de frete: é tudo a mesma coisa?
Não. Carta de anulação de frete e nota de anulação de frete são documentos distintos e apresentam finalidades diferentes. De forma geral, a carta de anulação é mais detalhada e formal, enquanto a nota é um documento fiscal emitido quando é preciso cancelar um CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
A seguir, explicamos a diferença com mais detalhes.
Como você viu anteriormente, a carta de anulação formaliza o cancelamento de um contrato de frete.
Ela costuma ser redigida de maneira mais abrangente e detalhada, principalmente no que se refere ao motivo da anulação e aos detalhes do contrato original. O objetivo é comunicar, de maneira oficial, a decisão de cancelamento do frete.
Já a nota de anulação de frete é um documento fiscal que precisa ser emitido quando existe a necessidade de anulação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).
Esse tipo de registro tem o intuito de cancelar os efeitos fiscais da nota de transporte originalmente emitida, devendo indicar o motivo do cancelamento e os dados da NF original.
Resumindo: a carta de anulação de frete é um documento de natureza contratual e comunicativa, enquanto a nota de anulação de frete é um documento de natureza fiscal que cancela os efeitos do CTe emitido anteriormente.
Como funciona a anulação de CTe?
A anulação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é realizada quando identifica-se um erro em um CTe que não pode mais ser cancelado. Para isso, é necessário emitir uma nota de anulação de CTe, indicando o motivo do cancelamento e os dados do documento original.
Esse processo pode ser feito por quem contratou o frete ou pelo transportador. A parte contratante se encarrega de emitir a NF-e de anulação para cancelar o valor do frete. Cabe ao transportador emitir um CTe substituto assim que recebe a nota de anulação.
Quando o tomador é contribuinte de ICMS
Quando o tomador do serviço é contribuinte de ICMS, a anulação do CTe ocorre da seguinte forma:
- emitir a nota de anulação para a transportadora;
- inserir no campo de finalidade da operação: “Anulação de valores relativos à prestação de serviços”;
- informar o número do CTe errado, descrever o erro e inserir os dados do transportador;
- enviar a nota de anulação de frete para a transportadora;
- solicitar o CTe de substituição para a transportadora, no qual devem constar os dados do CTe a ser substituído.
Quando o tomador NÃO é contribuinte de ICMS
Já quando o tomador do serviço não é contribuinte de ICMS, a anulação do CTe ocorre desta maneira:
- emitir uma declaração ou carta de anulação de frete, informando os dados do CTe errado e apontando os equívocos;
- enviar a carta para a transportadora;
- solicitar a emissão de um CTe de anulação para a transportadora assim que ela receber a carta, informando os dados do CTe errado;
- aguardar a transportadora emitir o CTe de substituição.
Veja também:
Como emitir a carta de anulação de frete?
O passo a passo de como emitir a carta de anulação de frete é o seguinte:
- Verifique se há mesmo a necessidade de cancelar um contrato de frete;
- Escreva a carta de anulação de frete, incluindo informações essenciais, como o número do contrato, a data de emissão e detalhes sobre a anulação;
- Indique o motivo da anulação, como problemas operacionais, mudanças nas necessidades de transporte ou qualquer outra razão relevante;
- Forneça os detalhes do contrato original, como dados da transportadora, informações sobre as mercadorias, prazos e outras condições acordadas;
- Assine e envie a carta para a prestadora do serviço de transporte por meio de um canal formal;
- Mantenha o registro da carta para futuras referências e comprovação.
Quando posso emitir nota de anulação de frete?
É possível emitir a nota de anulação de frete nas seguintes situações:
- quando houver justificativa para a interrupção do transporte, como problemas na carga ou no veículo;
- quando a carga não é entregue;
- em casos em que o frete é faturado por engano;
- quando o cálculo dos impostos ou os dados do tomador estiverem incorretos.
Qual é o CFOP anulação de frete?
O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) para anulação de frete é o CFOP 5206. Os dois primeiros dígitos se referem à operação (anulação do frete), enquanto os dois últimos indicam a prestação do serviço (transporte rodoviário de cargas).
Qual o prazo para emitir Nota de Anulação de Frete?
O prazo para o tomador emitir uma nota fiscal eletrônica (NFe) de anulação ou uma carta de anulação é de até 60 dias.
No entanto, se ele não emite nem a NFe de anulação, nem a declaração, o prazo máximo para efetuar o cancelamento do frete é reduzido para 45 dias.
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