Na intrincada teia da logística, os documentos de transporte de cargas desempenham um papel vital.
Como peças de um quebra-cabeça complexo, os títulos não apenas validam as transações, mas também fornecem a base legal e organizacional para cada movimento de mercadoria.
Sem perder o fato de vista, convidamos você a prosseguir com a leitura deste conteúdo e conferir, nas próximas linhas, os diferentes documentos necessários, incluindo autorização para transporte de cargas e protocolos.
Ao longo dos parágrafos seguintes, você vai entender o propósito de cada documento — como o CTe para comprovar a prestação do serviço de transporte —, além de quando e como usar cada um deles e as consequências de não estar com todos em dia na sua operação logística.
Documentos de transporte de cargas: por que é importante estar em dia?
Estar em dia com os documentos de transporte de cargas é de extrema importância para garantir a eficiência, a segurança e a conformidade de todas as operações logísticas envolvendo o trânsito de mercadorias.
A falta ou a inadequação dos documentos pode acarretar em diversos problemas, desde atrasos nas entregas até multas e consequências legais graves.
Uma transportadora que não emite o CTe, por exemplo, pode ter o veículo retido durante uma fiscalização. Dessa forma, a mercadoria não chegará no prazo acordado, gerando insatisfação nos clientes e colocando em dúvida a credibilidade da empresa.
Vamos detalhar, a seguir, os principais motivos pelos quais a conformidade documental é indispensável:
Cumprimento da legislação vigente
A lei determina a obrigatoriedade de determinados documentos de transporte de cargas como forma de comprovar a legalidade da operação em questão e o cumprimento de uma série de normas.
Quando a documentação não está em dia, a empresa está sujeita a multas e outras penalidades que podem, inclusive, comprometer a viabilidade do modelo de negócio.
Segurança da carga transportada
Muitos documentos de transporte, como o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe), ajudam a rastrear e a proteger a carga durante todo o trajeto. A falta dos documentos pode resultar em prejuízos caso haja perda, roubo ou danos à mercadoria transportada.
Redução de riscos operacionais
Documentos adequados ajudam a reduzir riscos operacionais, como a apreensão de cargas ou veículos por falta de documentação e o atraso nas entregas.
Tais documentos comprovam que a carga está sendo transportada de maneira legal, que os impostos estão sendo recolhidos adequadamente e que todas as etapas do processo encontram-se em conformidade.
Agilidade em fiscalizações
A regularidade e a correta organização dos documentos de transporte são cruciais para facilitar os processos de fiscalização e inspeção durante o transporte de cargas.
A documentação organizada e emitida corretamente permite que as autoridades de trânsito e fiscais acessem rapidamente as informações necessárias sobre a carga, bem como a rota, o remetente, o destinatário, os impostos recolhidos e outros detalhes importantes.
A boa prática evita atrasos desnecessários na estrada e agiliza o processo de fiscalização.
Segurança jurídica para ambas as partes
Estar com a documentação devidamente emitida é importante também para garantir a segurança jurídica de ambas as partes envolvidas no contrato. Dessa maneira, fica claro o que compete ao contratante e ao contratado, evitando quebras de acordos e eventuais litígios.
Gestão mais eficiente
Com todos os documentos em ordem, é possível promover uma gestão mais qualificada e eficiente de toda a cadeia logística.
Por exemplo, consegue-se planejar melhor as rotas, alocar os recursos de maneira eficaz e prever as demandas com mais precisão.
Tudo isso impacta positivamente o desempenho da operação de transporte e a imagem da empresa perante seus clientes e parceiros.
Quais são os documentos de carga?
Os 11 documentos de transporte de cargas obrigatórios são:
- Protocolo de averbação de seguro de cargas
- Autorização para transporte de cargas
- CTe
- CTeOS
- CIOT
- NFe
- MDFe
- DANFE
- DACTE
- CRLV
- RCTR-C
Abaixo, detalhamos cada um deles:
1- Protocolo de Averbação de Seguro de Cargas
É o comprovante de que o seguro de cargas foi devidamente contratado para uma determinada operação.
O protocolo de averbação é emitido pela seguradora e deve ser apresentado às autoridades de fiscalização em operações de transporte. A intenção é atestar que a carga está segurada contra possíveis danos
A ausência do protocolo pode resultar em problemas legais e financeiros em caso de sinistros ou operações fiscais.
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2- Autorização para Transporte de Cargas
O objetivo do documento é autorizar o transporte de cargas perigosas que ofereçam algum tipo de risco, como combustíveis, produtos inflamáveis e materiais potencialmente radioativos.
A autorização é emitida pelo órgão regulador competente antes do transporte e deve ser apresentada junto com os demais documentos.
Sem a autorização, a empresa e os envolvidos no transporte podem não adotar as medidas de segurança apropriadas, aumentando os riscos de acidentes e danos ao meio ambiente.
3- CTe – Conhecimento de Transporte Eletrônico
O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem, como função, registrar a saída e o transporte de mercadorias do ponto A ao ponto B.
O CTe deve ser emitido eletronicamente antes que a mercadoria siga até o seu destino. O documento é obrigatório em operações de transporte rodoviário de cargas entre municípios ou entre estados da federação.
O emitente do CTe é geralmente o prestador de serviço de transporte, que pode ser uma transportadora ou um profissional autônomo.
O CTe deve ser apresentado em todas as fiscalizações de trânsito e pode ser consultado on-line.
Veja também: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): como emitir?
CTeOS – Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços
O CTeOS é emitido em operações não caracterizadas como prestação de serviço de transporte de mercadorias, mas sim na contratação de serviços de transporte em si
A emissão do CTeOS é feita eletronicamente antes da realização do transporte. O documento é obrigatório em operações que não estejam diretamente ligadas à movimentação de mercadorias. O emitente do CTeOS é a empresa prestadora do serviço de transporte.
CIOT – Código Identificador da Operação de Transporte
O CIOT serve para identificar a operação de transporte de cargas e rastrear o pagamento do frete.
Instituído pela Resolução nº 3658/2011, da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), o CIOT visa combater a clandestinidade no setor de transporte.
O Código permite às autoridades o rastreio das operações realizadas, bem como a verificação da regularidade das atividades.
Toda empresa que contrata serviços de transporte de cargas de transportadores autônomos, empresas que terceirizam sua frota (com até 3 veículos) ou cooperativas têm que emitir o CIOT.
Trata-se de uma obrigação da parte contratante que deve ser cumprida antes que a mercadoria siga para o seu destino.
NFe – Nota Fiscal Eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica tem a função de registrar a circulação de mercadorias e comprovar que uma venda foi concretizada.
O documento obrigatório é emitido pela empresa que vende a mercadoria que está sendo transportada.
Não emitir a NFe pode acarretar em multas e outras penalidades graves, pois o Fisco pode entender se tratar de sonegação de impostos.
Preparamos um guia que explica tudo o que você precisa saber sobre Nota Fiscal Eletrônica.
MDFe – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é usado para unificar as informações de diversos outros documentos fiscais que compõem a carga transportada.
O MDFe tem, como finalidade, simplificar e agilizar o registro das operações de transporte, especialmente quando há mais de um documento fiscal envolvido em uma mesma carga. O Manifesto é obrigatório em operações de transporte interestadual e intermunicipal.
DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
O DANFE é a versão impressa da Nota Fiscal Eletrônica e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto até o seu destino final.
Como a NFe só existe em meio virtual, seu documento auxiliar agiliza a conferência das informações caso a carga passe por alguma fiscalização.
DACTE – Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico
Já o DACTE é a versão impressa do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Esse documento auxiliar também deve ser afixado à carga em trânsito para fins de conferência das informações do CTe em operações fiscais.
As principais informações presentes no DACTE são dados do remetente e do destinatário, descrição da carga, valores, informações do veículo e do motorista, entre outros.
CRLV – Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo
O documento comprova que o veículo usado para transportar a mercadoria do remetente até o destinatário está regularizado para circulação.
O CRLV é emitido junto ao Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN) de cada estado e deve ser renovado anualmente.
Não ter o certificado ou não atualizá-lo pode resultar em multas, pontos na carteira de habilitação e até na apreensão do veículo e da carga que transporta.
RCTR-C – Responsabilidade Civil do Transportador em Viagem Rodoviária – Carga
O RCTR-C é um tipo de seguro que visa proteger o transportador de eventuais danos e prejuízos causados às mercadorias levadas em viagens rodoviárias.
O seguro é obrigatório e protege tanto o transportador como o dono da carga. O RCTR-C precisa ser emitido antes que a carga siga ao seu destino e deve ser apresentado às autoridades fiscais quando solicitado.
Veja também:
RNTRC: o que é, quem precisa emitir e como obter esse registro
Documentos de transporte de cargas: conte com a Emiteaí!
Então, ficou claro para você quais são os documentos de transporte de cargas e a importância de cada um deles?
Como você pôde conferir ao longo deste conteúdo, estar com os documentos em dia é fundamental para o bom funcionamento da cadeia logística e para que as mercadorias sejam entregues com segurança, eficiência e sempre dentro dos parâmetros legais.
Entender sobre toda a documentação é a chave para uma operação de transporte bem-sucedida e em conformidade com as regulamentações vigentes
A falta dos documentos pode ter um impacto negativo em toda a cadeia logística, resultando em perdas financeiras, atrasos e danos à reputação da empresa.
Nesse sentido, para manter os documentos em dia e evitar problemas com os órgãos de fiscalização, você pode contar com a Emiteaí para ser sua parceira.
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- rapidez na liberação das entregas;
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- conciliação de fretes;
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- emissão de documentos em uma única plataforma, independente do volume da carga;
- segurança de todos os dados;
- previsibilidade e organização do fluxo de caixa;
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