Documentos de transporte de cargas obrigatórios: LISTA

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Documentos de transporte de cargas

Na intrincada teia da logística, os documentos de transporte de cargas desempenham um papel vital.

Como peças de um quebra-cabeça complexo, os títulos não apenas validam as transações, mas também fornecem a base legal e organizacional para cada movimento de mercadoria.

Sem perder o fato de vista, convidamos você a prosseguir com a leitura deste conteúdo e conferir, nas próximas linhas, os diferentes documentos necessários, incluindo autorização para transporte de cargas e protocolos.

Ao longo dos parágrafos seguintes, você vai entender o propósito de cada documento — como o CTe para comprovar a prestação do serviço de transporte —, além de quando e como usar cada um deles e as consequências de não estar com todos em dia na sua operação logística.

Documentos de transporte de cargas: por que é importante estar em dia?

Estar em dia com os documentos de transporte de cargas é de extrema importância para garantir a eficiência, a segurança e a conformidade de todas as operações logísticas envolvendo o trânsito de mercadorias.

A falta ou a inadequação dos documentos pode acarretar em diversos problemas, desde atrasos nas entregas até multas e consequências legais graves. 

Uma transportadora que não emite o CTe, por exemplo, pode ter o veículo retido durante uma fiscalização. Dessa forma, a mercadoria não chegará no prazo acordado, gerando insatisfação nos clientes e colocando em dúvida a credibilidade da empresa.

Vamos detalhar, a seguir, os principais motivos pelos quais a conformidade documental é indispensável:

Cumprimento da legislação vigente

A lei determina a obrigatoriedade de determinados documentos de transporte de cargas como forma de comprovar a legalidade da operação em questão e o cumprimento de uma série de normas.

Quando a documentação não está em dia, a empresa está sujeita a multas e outras penalidades que podem, inclusive, comprometer a viabilidade do modelo de negócio.

Segurança da carga transportada

Muitos documentos de transporte, como o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe), ajudam a rastrear e a proteger a carga durante todo o trajeto. A falta dos documentos pode resultar em prejuízos caso haja perda, roubo ou danos à mercadoria transportada.

Redução de riscos operacionais

Documentos adequados ajudam a reduzir riscos operacionais, como a apreensão de cargas ou veículos por falta de documentação e o atraso nas entregas.

Tais documentos comprovam que a carga está sendo transportada de maneira legal, que os impostos estão sendo recolhidos adequadamente e que todas as etapas do processo encontram-se em conformidade.

Agilidade em fiscalizações

A regularidade e a correta organização dos documentos de transporte são cruciais para facilitar os processos de fiscalização e inspeção durante o transporte de cargas.

A documentação organizada e emitida corretamente permite que as autoridades de trânsito e fiscais acessem rapidamente as informações necessárias sobre a carga, bem como a rota, o remetente, o destinatário, os impostos recolhidos e outros detalhes importantes.

A boa prática evita atrasos desnecessários na estrada e agiliza o processo de fiscalização.

Segurança jurídica para ambas as partes

Estar com a documentação devidamente emitida é importante também para garantir a segurança jurídica de ambas as partes envolvidas no contrato. Dessa maneira, fica claro o que compete ao contratante e ao contratado, evitando quebras de acordos e eventuais litígios.

Gestão mais eficiente

Com todos os documentos em ordem, é possível promover uma gestão mais qualificada e eficiente de toda a cadeia logística.

Por exemplo, consegue-se planejar melhor as rotas, alocar os recursos de maneira eficaz e prever as demandas com mais precisão.

Tudo isso impacta positivamente o desempenho da operação de transporte e a imagem da empresa perante seus clientes e parceiros.

Quais são os documentos de carga?

Os 11 documentos de transporte de cargas obrigatórios são:

  1. Protocolo de averbação de seguro de cargas
  2. Autorização para transporte de cargas
  3. CTe
  4. CTeOS
  5. CIOT
  6. NFe
  7. MDFe
  8. DANFE
  9. DACTE
  10. CRLV
  11. RCTR-C

Abaixo, detalhamos cada um deles:

1- Protocolo de Averbação de Seguro de Cargas

É o comprovante de que o seguro de cargas foi devidamente contratado para uma determinada operação.

O protocolo de averbação é emitido pela seguradora e deve ser apresentado às autoridades de fiscalização em operações de transporte. A intenção é atestar que a carga está segurada contra possíveis danos

A ausência do protocolo pode resultar em problemas legais e financeiros em caso de sinistros ou operações fiscais.

Leia também: 

Averbação de carga: o que é? Como fazer? Quanto custa?

2- Autorização para Transporte de Cargas

O objetivo do documento é autorizar o transporte de cargas perigosas que ofereçam algum tipo de risco, como combustíveis, produtos inflamáveis e materiais potencialmente radioativos.

A autorização é emitida pelo órgão regulador competente antes do transporte e deve ser apresentada junto com os demais documentos.

Sem a autorização, a empresa e os envolvidos no transporte podem não adotar as medidas de segurança apropriadas, aumentando os riscos de acidentes e danos ao meio ambiente.

3- CTe – Conhecimento de Transporte Eletrônico

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem, como função, registrar a saída e o transporte de mercadorias do ponto A ao ponto B.

O CTe deve ser emitido eletronicamente antes que a mercadoria siga até o seu destino. O documento é obrigatório em operações de transporte rodoviário de cargas entre municípios ou entre estados da federação.

O emitente do CTe é geralmente o prestador de serviço de transporte, que pode ser uma transportadora ou um profissional autônomo.

O CTe deve ser apresentado em todas as fiscalizações de trânsito e pode ser consultado on-line.

Veja também: Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): como emitir?

CTeOS – Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços

O CTeOS é emitido em operações não caracterizadas como prestação de serviço de transporte de mercadorias, mas sim na contratação de serviços de transporte em si 

A emissão do CTeOS é feita eletronicamente antes da realização do transporte. O documento é obrigatório em operações que não estejam diretamente ligadas à movimentação de mercadorias. O emitente do CTeOS é a empresa prestadora do serviço de transporte.

CIOT – Código Identificador da Operação de Transporte

O CIOT serve para identificar a operação de transporte de cargas e rastrear o pagamento do frete.

Instituído pela Resolução nº 3658/2011, da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), o CIOT visa combater a clandestinidade no setor de transporte.

O Código permite às autoridades o rastreio das operações realizadas, bem como a verificação da regularidade das atividades.

Toda empresa que contrata serviços de transporte de cargas de transportadores autônomos, empresas que terceirizam sua frota (com até 3 veículos) ou cooperativas têm que emitir o CIOT.

Trata-se de uma obrigação da parte contratante que deve ser cumprida antes que a mercadoria siga para o seu destino.

NFe – Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica tem a função de registrar a circulação de mercadorias e comprovar que uma venda foi concretizada.

O documento obrigatório é emitido pela empresa que vende a mercadoria que está sendo transportada.

Não emitir a NFe pode acarretar em multas e outras penalidades graves, pois o Fisco pode entender se tratar de sonegação de impostos.

Preparamos um guia que explica tudo o que você precisa saber sobre Nota Fiscal Eletrônica.

MDFe – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) é usado para unificar as informações de diversos outros documentos fiscais que compõem a carga transportada.

O MDFe tem, como finalidade, simplificar e agilizar o registro das operações de transporte, especialmente quando há mais de um documento fiscal envolvido em uma mesma carga. O Manifesto é obrigatório em operações de transporte interestadual e intermunicipal.

DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica

O DANFE é a versão impressa da Nota Fiscal Eletrônica e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto até o seu destino final.

Como a NFe só existe em meio virtual, seu documento auxiliar agiliza a conferência das informações caso a carga passe por alguma fiscalização.

DACTE – Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico

Já o DACTE é a versão impressa do Conhecimento de Transporte Eletrônico. Esse documento auxiliar também deve ser afixado à carga em trânsito para fins de conferência das informações do CTe em operações fiscais.

As principais informações presentes no DACTE são dados do remetente e do destinatário, descrição da carga, valores, informações do veículo e do motorista, entre outros.

CRLV – Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo

O documento comprova que o veículo usado para transportar a mercadoria do remetente até o destinatário está regularizado para circulação.

O CRLV é emitido junto ao Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN) de cada estado e deve ser renovado anualmente.

Não ter o certificado ou não atualizá-lo pode resultar em multas, pontos na carteira de habilitação e até na apreensão do veículo e da carga que transporta.

RCTR-C – Responsabilidade Civil do Transportador em Viagem Rodoviária – Carga

O RCTR-C é um tipo de seguro que visa proteger o transportador de eventuais danos e prejuízos causados às mercadorias levadas em viagens rodoviárias. 

O seguro é obrigatório e protege tanto o transportador como o dono da carga. O RCTR-C precisa ser emitido antes que a carga siga ao seu destino e deve ser apresentado às autoridades fiscais quando solicitado.

Veja também:

RNTRC: o que é, quem precisa emitir e como obter esse registro

Documentos de transporte de cargas: conte com a Emiteaí!

Então, ficou claro para você quais são os documentos de transporte de cargas e a importância de cada um deles?

Como você pôde conferir ao longo deste conteúdo, estar com os documentos em dia é fundamental para o bom funcionamento da cadeia logística e para que as mercadorias sejam entregues com segurança, eficiência e sempre dentro dos parâmetros legais.

Entender sobre toda a documentação é a chave para uma operação de transporte bem-sucedida e em conformidade com as regulamentações vigentes

A falta dos documentos pode ter um impacto negativo em toda a cadeia logística, resultando em perdas financeiras, atrasos e danos à reputação da empresa.

Nesse sentido, para manter os documentos em dia e evitar problemas com os órgãos de fiscalização, você pode contar com a Emiteaí para ser sua parceira.

Oferecemos soluções especializadas para aprimorar as suas operações logísticas, garantindo:

  • rapidez na liberação das entregas;
  • controle de ocorrências, como custos não planejados na operação;
  • conciliação de fretes;
  • recebimento de todos os documentos emitidos para a sua empresa;
  • emissão de documentos em uma única plataforma, independente do volume da carga;
  • segurança de todos os dados;
  • previsibilidade e organização do fluxo de caixa;
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