Nota Fiscal Eletrônica: tudo o que você precisa saber sobre NFe [GUIA]

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A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um procedimento fundamental para qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços.

Além de ser uma obrigatoriedade fiscal prevista em lei, a NFe desempenha um papel essencial na segurança e na transparência das operações comerciais e logísticas.

Por meio desse documento, é possível registrar em detalhes todas as transações, identificando os produtos, as quantidades, os valores, os agentes envolvidos no processo e – principalmente – os tributos referentes à transação em questão.

Um dos pontos que traduz a importância da NF Eletrônica é que, caso esse documento não seja emitido corretamente, a empresa pode enfrentar sérias penalidades junto aos órgãos de fiscalização.

Isso pode causar prejuízos não apenas financeiros, mas também à reputação da marca.

Quer entender mais sobre esse tema? Então continue a leitura deste guia completo que preparamos com tudo o que você precisa saber sobre o que é nota fiscal eletrônica, como emitir, como cancelar e que erros evitar.

Ao longo das próximas linhas, você confere também o que é DANFe e por que ele é importante para o sucesso de uma operação logística.

O que é Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que só existe em ambiente digital. Ele serve para comprovar que uma transação comercial foi efetuada e que os tributos referentes a ela foram devidamente recolhidos.

A emissão da NFe é obrigatória e substitui a antiga nota em papel. Seu objetivo é modernizar os processos fiscais, reduzir custos e facilitar o controle.

A NFe possui validade jurídica, mesmo sendo emitida e armazenada em formato eletrônico – o que proporciona agilidade, segurança e transparência nas transações comerciais, nos procedimentos fiscais e nas operações logísticas.

Esse documento digital contém todas as informações fiscais relevantes sobre a mercadoria, como:

  • dados do emissor e do receptor,
  • descrição dos produtos ou serviços,
  • valores,
  • impostos incidentes, entre outros.

Qual a importância da NF Eletrônica na logística?

Rastreabilidade. Essa é a principal importância da NFe na logística. Com a emissão e o registro eletrônico da nota fiscal, é possível rastrear e monitorar as mercadorias ao longo de toda a cadeia logística.

Assim, com o acompanhamento do trajeto da carga, consegue-se identificar possíveis atrasos ou desvios, e garantir a integridade dos produtos transportados. Com a NFe, tem-se maior segurança e confiabilidade no processo logístico.

Outros pontos que ajudam a traduzir a importância da NF Eletrônica são:

Agilidade

Como a NFe é um documento que só existe de forma eletrônica, os procedimentos de emissão, transmissão, armazenamento e conferência ocorrem com mais agilidade.

Conformidade

A emissão correta da NFe coloca a empresa em conformidade com as obrigações fiscais, evitando multas e outras penalidades por parte dos órgãos fiscalizadores.

Credibilidade

Uma empresa que emite nota fiscal se posiciona como um modelo de negócio sério e de credibilidade. Dessa maneira, conquista-se a confiança dos clientes e eventuais parceiros comerciais.

Custos

A empresa consegue mitigar os custos relacionados à emissão e ao armazenamento de nota fiscal em papel.

Falhas

A emissão de nota fiscal eletrônica – em especial quando atrelada a um software de automação – reduz significativamente as falhas de preenchimento e o retrabalho.

Segurança

A emissão da NFe aumenta a segurança das transações comerciais, minimizando a ocorrência de fraudes e sonegação fiscal.

Controle

A NFe pode ser acessada e consultada facilmente a qualquer momento e de qualquer lugar com acesso à internet. 

A consulta online possibilita a rápida verificação da situação fiscal de uma mercadoria, o que facilita o planejamento logístico e evita contratempos.

Integração

É possível integrar sistemas de emissão e recebimento de documentos fiscais entre fornecedores, transportadoras, clientes e órgãos de fiscalização.

Esse processo facilita o compartilhamento de informações e agiliza a troca de dados relevantes para o processo logístico. Por exemplo, confirmação de recebimento de mercadorias e informações sobre impostos.

Qual a diferença entre NFe e NFSe?

A principal diferença entre NFe e NFSe (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é que a primeira é destinada para produtos (comércio e indústria), enquanto a segunda serve para comprovar transações comerciais de serviços.

A NFSe registra informações relacionadas ao serviço prestado, como valor, descrição, dados do prestador e do tomador do serviço, etc.

Além disso, esse tipo de nota fiscal é de competência do município em que o serviço é prestado. Já a NFe é de atribuição estadual.

Ou seja, as regras e procedimentos para emissão desses documentos podem variar de um município ou de um estado para outro. 

Como emitir uma NF Eletrônica? Passo a passo!

Para emitir uma NF Eletrônica, é preciso seguir alguns passos fundamentais. São eles:

  1. Faça o credenciamento na SEFAZ
  2. Obtenha um certificado digital
  3. Preencha a nota fiscal no sistema emissor
  4. Finalize e imprima o DANFe

Passo 1 – Faça o credenciamento na SEFAZ

O primeiro passo de como emitir uma NF Eletrônica é solicitar o credenciamento da empresa junto à Secretaria de Fazenda do estado.

Com o CNPJ credenciado na Sefaz é que a empresa estará habilitada para emitir notas fiscais para os clientes.

Como cada estado pode ter suas particularidades e regras específicas quanto ao credenciamento para emissão de NFe, é recomendado acessar o portal online da Sefaz e se informar sobre as etapas desse procedimento.

Passo 2 – Obtenha um certificado digital

Para a maioria das Secretarias de Fazenda, o certificado digital é indispensável para  emitir notas fiscais eletrônicas.

Como tudo é feito em ambiente virtual, é necessário garantir a autenticidade das informações fornecidas e do emissor do documento. Nesse sentido, o certificado digital comprova que você é quem diz ser; ele funciona como uma carteira de identidade.

Esse certificado é utilizado para assinar documentos digitalmente, incluindo as notas fiscais. Para conseguir um, é necessário solicitar junto a alguma Autoridade Certificadora.

Passo 3 – Preencha a nota fiscal no sistema emissor

Pode ser que a Sefaz disponibilize um sistema próprio para você fazer a emissão da nota fiscal eletrônica. Caso a Secretaria não o faça, você tem a opção de recorrer a um sistema particular.

Faça o login e preencha com muita atenção todos os dados. No caso de um software particular especializado, você tem a vantagem de integrá-lo com outros sistemas da sua empresa (como o de vendas) e exportar automaticamente todos os dados necessários para preenchimento das notas.

Aliás, a emissão é feita e enviada automaticamente para os clientes.

Passo 4 – Finalize e imprima o DANFe

O que é DANFe?

DANFe significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de um versão física e resumida da NFe – a qual só existe em ambiente virtual. Esse documento deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto para fins de fiscalização.

No DANFe, além da descrição do produto, do valor, dos impostos e dos dados de quem comprou e de quem vendeu, há também a chave NFe. Ela serve para que qualquer pessoa – inclusive os agentes de fiscalização – possam fazer a consulta da NFe no portal da Receita Federal.

Portanto, ao finalizar o preenchimento da nota fiscal e concluir a geração do documento, é muito provável que apareça na tela a opção de imprimir o DANFe. Faça isso para que a mercadoria possa ser transportada em segurança.

Passo 5 – Faça o envio da nota fiscal para o seu cliente

Caso você não conte com um sistema de automação que gera e envia automaticamente as notas fiscais para os clientes, será necessário concluir o passo a passo fazendo essa tarefa manualmente.

Quanto tempo demora para emitir uma NF eletrônica?

Se você tiver um sistema robusto e uma boa conexão com a internet, é possível concluir a emissão de NF eletrônica em poucos minutos.

Esse processo tende a ser ainda mais rápido quando a empresa tem à disposição um software especializado e integrado, pois todas as etapas são feitas automaticamente – com agilidade e precisão.

Como cancelar uma Nota Fiscal eletrônica?

Para cancelar uma nota fiscal eletrônica, basta seguir o passo a passo:

  • passo 1: Acesse o sistema emissor da NFe;
  • passo 2: Localize a NFe no sistema;
  • passo 3: Encontre a opção “cancelar” na NFe;
  • passo 4: Descreva o motivo do cancelamento e conclua o pedido.

Se estiver tudo certo, o cancelamento será feito automaticamente. Caso haja alguma irregularidade, o sistema apontará o erro.

Quando é possível cancelar a NFe?

O cancelamento de NFe pode ser feito em situações como:

  • informações preenchidas incorretamente;
  • renegociação do valor da venda;
  • cálculo incorreto dos impostos;
  • desistência do comprador.

Para fazer o cancelamento de uma NFe, é necessário obedecer a algumas regras – que podem variar de um estado para outro:

  • A solicitação de cancelamento deve ser feita até 24 horas depois da emissão da NFe;
  • A nota cancelada precisa ter sido autorizada;
  • A mercadoria não pode ter sido enviada ao destinatário;
  • O destinatário não pode ter feito a ciência da emissão;
  • A transportadora não pode ter emitido o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e).

Veja também:

Documentação para transporte de carga: o que preciso ter?

Como recusar uma Nota Fiscal eletrônica?

A recusa da NFe é feita por quem recebe esse documento e percebe que há informações divergentes. O procedimento de recusa também pode variar de um estado para outro. No entanto, geralmente os passos que se deve seguir são esses:

  1. Acesse sua área no portal da Sefaz;
  2. Procure a opção de Manifestação do Destinatário eletrônica (MDe);
  3. Selecione qual tipo de MDe você quer emitir: Desconhecimento de Operação ou Operação Não Realizada;
  4. Escolha a NFe que você quer recusar;
  5. Assine o MDe com o seu Certificado Digital;
  6. Verifique se a recusa foi concluída.

FAQ

Como fazer a emissão de nota fiscal MEI?

O passo a passo para o MEI emitir nota fiscal é:

  • Cadastre-se na Sefaz do estado ou município (no caso de venda de mercadoria ou prestação de serviço, respectivamente);
  • Acesse o sistema emissor de NFe (podendo ser o fornecido pela Sefaz ou um particular);
  • Preencha todas as informações, como descrição do produto ou serviço, valor, quantidade e tributação;
  • Conclua a geração da nota e envie para o cliente;
  • Se necessário, emitir o DANFe para acompanhar a mercadoria até o destinatário.

IMPORTANTE

Nem sempre o MEI é obrigado a emitir NFe. Por exemplo, se a venda ou prestação de serviço for feita para uma pessoa física, não há obrigatoriedade – a não ser que o comprador ou tomador de serviço exija. Em transações comerciais para pessoa jurídica, o MEI é obrigado a emitir nota.

Como faço para emitir uma nota fiscal pela Prefeitura?

A emissão de nota fiscal pela prefeitura é feita no caso de prestação de serviço. Para emitir esse documento, é necessário procurar a Secretaria de Fazenda do Município e solicitar o credenciamento da empresa.

A prefeitura vai disponibilizar o aceso a um sistema próprio para você logar e emitir todas as suas notas por lá. No entanto, há sempre a opção de você escolher um sistema particular que te dará acesso a recursos mais avançados de automação e integração.

Como cada município pode ter regras específicas, consulte na sua cidade como esse processo ocorre.

Emiteaí: a ferramenta ideal para documentos fiscais

A nota fiscal eletrônica é apenas um dos vários documentos que não podem ficar de fora do seu radar durante o transporte de cargas.

Além da NFe, é necessário se atentar também ao CTe, ao MDFe, à averbação de carga, à NFSe, ao DANFE, entre outros.

Para facilitar a emissão e o gerenciamento de toda essa documentação, conte com a Emiteaí. Nós oferecemos um software robusto e fácil de usar que permite emitir em massa todos os documentos fiscais de transporte de cargas para todos os modais.

A Emiteaí te ajuda a eliminar o retrabalho, a reduzir custos e a centralizar o processo. A ferramenta conecta todos os envolvidos na cadeia, promovendo mais integração, gestão e compliance para a logística.

Com a nossa solução, sua empresa tem muito mais controle; tudo na palma da mão. Conheça a Emiteaí e leve sua transportadora para um novo nível!

Foto: Kindel Media https://www.pexels.com/pt-br/foto/entrega-maos-segurando-holding-6994138/
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