A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um procedimento fundamental para qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços.
Além de ser uma obrigatoriedade fiscal prevista em lei, a NFe desempenha um papel essencial na segurança e na transparência das operações comerciais e logísticas.
Por meio desse documento, é possível registrar em detalhes todas as transações, identificando os produtos, as quantidades, os valores, os agentes envolvidos no processo e – principalmente – os tributos referentes à transação em questão.
Um dos pontos que traduz a importância da NF Eletrônica é que, caso esse documento não seja emitido corretamente, a empresa pode enfrentar sérias penalidades junto aos órgãos de fiscalização.
Isso pode causar prejuízos não apenas financeiros, mas também à reputação da marca.
Quer entender mais sobre esse tema? Então continue a leitura deste guia completo que preparamos com tudo o que você precisa saber sobre o que é nota fiscal eletrônica, como emitir, como cancelar e que erros evitar.
Ao longo das próximas linhas, você confere também o que é DANFe e por que ele é importante para o sucesso de uma operação logística.
O que é Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que só existe em ambiente digital. Ele serve para comprovar que uma transação comercial foi efetuada e que os tributos referentes a ela foram devidamente recolhidos.
A emissão da NFe é obrigatória e substitui a antiga nota em papel. Seu objetivo é modernizar os processos fiscais, reduzir custos e facilitar o controle.
A NFe possui validade jurídica, mesmo sendo emitida e armazenada em formato eletrônico – o que proporciona agilidade, segurança e transparência nas transações comerciais, nos procedimentos fiscais e nas operações logísticas.
Esse documento digital contém todas as informações fiscais relevantes sobre a mercadoria, como:
- dados do emissor e do receptor,
- descrição dos produtos ou serviços,
- valores,
- impostos incidentes, entre outros.
Qual a importância da NF Eletrônica na logística?
Rastreabilidade. Essa é a principal importância da NFe na logística. Com a emissão e o registro eletrônico da nota fiscal, é possível rastrear e monitorar as mercadorias ao longo de toda a cadeia logística.
Assim, com o acompanhamento do trajeto da carga, consegue-se identificar possíveis atrasos ou desvios, e garantir a integridade dos produtos transportados. Com a NFe, tem-se maior segurança e confiabilidade no processo logístico.
Outros pontos que ajudam a traduzir a importância da NF Eletrônica são:
Agilidade
Como a NFe é um documento que só existe de forma eletrônica, os procedimentos de emissão, transmissão, armazenamento e conferência ocorrem com mais agilidade.
Conformidade
A emissão correta da NFe coloca a empresa em conformidade com as obrigações fiscais, evitando multas e outras penalidades por parte dos órgãos fiscalizadores.
Credibilidade
Uma empresa que emite nota fiscal se posiciona como um modelo de negócio sério e de credibilidade. Dessa maneira, conquista-se a confiança dos clientes e eventuais parceiros comerciais.
Custos
A empresa consegue mitigar os custos relacionados à emissão e ao armazenamento de nota fiscal em papel.
Falhas
A emissão de nota fiscal eletrônica – em especial quando atrelada a um software de automação – reduz significativamente as falhas de preenchimento e o retrabalho.
Segurança
A emissão da NFe aumenta a segurança das transações comerciais, minimizando a ocorrência de fraudes e sonegação fiscal.
Controle
A NFe pode ser acessada e consultada facilmente a qualquer momento e de qualquer lugar com acesso à internet.
A consulta online possibilita a rápida verificação da situação fiscal de uma mercadoria, o que facilita o planejamento logístico e evita contratempos.
Integração
É possível integrar sistemas de emissão e recebimento de documentos fiscais entre fornecedores, transportadoras, clientes e órgãos de fiscalização.
Esse processo facilita o compartilhamento de informações e agiliza a troca de dados relevantes para o processo logístico. Por exemplo, confirmação de recebimento de mercadorias e informações sobre impostos.
Qual a diferença entre NFe e NFSe?
A principal diferença entre NFe e NFSe (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é que a primeira é destinada para produtos (comércio e indústria), enquanto a segunda serve para comprovar transações comerciais de serviços.
A NFSe registra informações relacionadas ao serviço prestado, como valor, descrição, dados do prestador e do tomador do serviço, etc.
Além disso, esse tipo de nota fiscal é de competência do município em que o serviço é prestado. Já a NFe é de atribuição estadual.
Ou seja, as regras e procedimentos para emissão desses documentos podem variar de um município ou de um estado para outro.
Como emitir uma NF Eletrônica? Passo a passo!
Para emitir uma NF Eletrônica, é preciso seguir alguns passos fundamentais. São eles:
- Faça o credenciamento na SEFAZ
- Obtenha um certificado digital
- Preencha a nota fiscal no sistema emissor
- Finalize e imprima o DANFe
Passo 1 – Faça o credenciamento na SEFAZ
O primeiro passo de como emitir uma NF Eletrônica é solicitar o credenciamento da empresa junto à Secretaria de Fazenda do estado.
Com o CNPJ credenciado na Sefaz é que a empresa estará habilitada para emitir notas fiscais para os clientes.
Como cada estado pode ter suas particularidades e regras específicas quanto ao credenciamento para emissão de NFe, é recomendado acessar o portal online da Sefaz e se informar sobre as etapas desse procedimento.
Passo 2 – Obtenha um certificado digital
Para a maioria das Secretarias de Fazenda, o certificado digital é indispensável para emitir notas fiscais eletrônicas.
Como tudo é feito em ambiente virtual, é necessário garantir a autenticidade das informações fornecidas e do emissor do documento. Nesse sentido, o certificado digital comprova que você é quem diz ser; ele funciona como uma carteira de identidade.
Esse certificado é utilizado para assinar documentos digitalmente, incluindo as notas fiscais. Para conseguir um, é necessário solicitar junto a alguma Autoridade Certificadora.
Passo 3 – Preencha a nota fiscal no sistema emissor
Pode ser que a Sefaz disponibilize um sistema próprio para você fazer a emissão da nota fiscal eletrônica. Caso a Secretaria não o faça, você tem a opção de recorrer a um sistema particular.
Faça o login e preencha com muita atenção todos os dados. No caso de um software particular especializado, você tem a vantagem de integrá-lo com outros sistemas da sua empresa (como o de vendas) e exportar automaticamente todos os dados necessários para preenchimento das notas.
Aliás, a emissão é feita e enviada automaticamente para os clientes.
Passo 4 – Finalize e imprima o DANFe
O que é DANFe?
DANFe significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de um versão física e resumida da NFe – a qual só existe em ambiente virtual. Esse documento deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto para fins de fiscalização.
No DANFe, além da descrição do produto, do valor, dos impostos e dos dados de quem comprou e de quem vendeu, há também a chave NFe. Ela serve para que qualquer pessoa – inclusive os agentes de fiscalização – possam fazer a consulta da NFe no portal da Receita Federal.
Portanto, ao finalizar o preenchimento da nota fiscal e concluir a geração do documento, é muito provável que apareça na tela a opção de imprimir o DANFe. Faça isso para que a mercadoria possa ser transportada em segurança.
Passo 5 – Faça o envio da nota fiscal para o seu cliente
Caso você não conte com um sistema de automação que gera e envia automaticamente as notas fiscais para os clientes, será necessário concluir o passo a passo fazendo essa tarefa manualmente.
Quanto tempo demora para emitir uma NF eletrônica?
Se você tiver um sistema robusto e uma boa conexão com a internet, é possível concluir a emissão de NF eletrônica em poucos minutos.
Esse processo tende a ser ainda mais rápido quando a empresa tem à disposição um software especializado e integrado, pois todas as etapas são feitas automaticamente – com agilidade e precisão.
Como cancelar uma Nota Fiscal eletrônica?
Para cancelar uma nota fiscal eletrônica, basta seguir o passo a passo:
- passo 1: Acesse o sistema emissor da NFe;
- passo 2: Localize a NFe no sistema;
- passo 3: Encontre a opção “cancelar” na NFe;
- passo 4: Descreva o motivo do cancelamento e conclua o pedido.
Se estiver tudo certo, o cancelamento será feito automaticamente. Caso haja alguma irregularidade, o sistema apontará o erro.
Quando é possível cancelar a NFe?
O cancelamento de NFe pode ser feito em situações como:
- informações preenchidas incorretamente;
- renegociação do valor da venda;
- cálculo incorreto dos impostos;
- desistência do comprador.
Para fazer o cancelamento de uma NFe, é necessário obedecer a algumas regras – que podem variar de um estado para outro:
- A solicitação de cancelamento deve ser feita até 24 horas depois da emissão da NFe;
- A nota cancelada precisa ter sido autorizada;
- A mercadoria não pode ter sido enviada ao destinatário;
- O destinatário não pode ter feito a ciência da emissão;
- A transportadora não pode ter emitido o Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e).
Veja também:
Como recusar uma Nota Fiscal eletrônica?
A recusa da NFe é feita por quem recebe esse documento e percebe que há informações divergentes. O procedimento de recusa também pode variar de um estado para outro. No entanto, geralmente os passos que se deve seguir são esses:
- Acesse sua área no portal da Sefaz;
- Procure a opção de Manifestação do Destinatário eletrônica (MDe);
- Selecione qual tipo de MDe você quer emitir: Desconhecimento de Operação ou Operação Não Realizada;
- Escolha a NFe que você quer recusar;
- Assine o MDe com o seu Certificado Digital;
- Verifique se a recusa foi concluída.
FAQ
Como fazer a emissão de nota fiscal MEI?
O passo a passo para o MEI emitir nota fiscal é:
- Cadastre-se na Sefaz do estado ou município (no caso de venda de mercadoria ou prestação de serviço, respectivamente);
- Acesse o sistema emissor de NFe (podendo ser o fornecido pela Sefaz ou um particular);
- Preencha todas as informações, como descrição do produto ou serviço, valor, quantidade e tributação;
- Conclua a geração da nota e envie para o cliente;
- Se necessário, emitir o DANFe para acompanhar a mercadoria até o destinatário.
IMPORTANTE
Nem sempre o MEI é obrigado a emitir NFe. Por exemplo, se a venda ou prestação de serviço for feita para uma pessoa física, não há obrigatoriedade – a não ser que o comprador ou tomador de serviço exija. Em transações comerciais para pessoa jurídica, o MEI é obrigado a emitir nota.
Como faço para emitir uma nota fiscal pela Prefeitura?
A emissão de nota fiscal pela prefeitura é feita no caso de prestação de serviço. Para emitir esse documento, é necessário procurar a Secretaria de Fazenda do Município e solicitar o credenciamento da empresa.
A prefeitura vai disponibilizar o aceso a um sistema próprio para você logar e emitir todas as suas notas por lá. No entanto, há sempre a opção de você escolher um sistema particular que te dará acesso a recursos mais avançados de automação e integração.
Como cada município pode ter regras específicas, consulte na sua cidade como esse processo ocorre.
Emiteaí: a ferramenta ideal para documentos fiscais
A nota fiscal eletrônica é apenas um dos vários documentos que não podem ficar de fora do seu radar durante o transporte de cargas.
Além da NFe, é necessário se atentar também ao CTe, ao MDFe, à averbação de carga, à NFSe, ao DANFE, entre outros.
Para facilitar a emissão e o gerenciamento de toda essa documentação, conte com a Emiteaí. Nós oferecemos um software robusto e fácil de usar que permite emitir em massa todos os documentos fiscais de transporte de cargas para todos os modais.
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