Conciliação de Frete e sua importância para o setor logístico

Conciliação de fretes

A rotina de gestão para embarcadores inclui o gerenciamento de fretes, que abrange as despesas, análises e conferências para certificar-se que o valor pago corresponde ao contratado inicialmente. Essa conferência é chamada de conciliação de frete e neste artigo vamos esclarecer todas as suas dúvidas sobre o assunto. Confira. 

O que é Conciliação de Frete

A fim de conferir as cobranças feitas pelos transportadores e demais responsáveis pelo transporte de cargas é que surgiu a Conciliação de Frete. Nela é feita a comparação entre o realizado e o previsto pelo tomador do transporte.

Fatores a serem considerados na Conciliação de Frete

  • Tomador;
  • Transportador;
  • Valor da Prestação;
  • Estados e Municípios dos Envolvidos;
  • Impostos (ICMS ou ISS);
  • Tipo de Documento Esperado;
  • Peso;
  • Valor Mercadoria;
  • Componentes do Frete. (Vale Pedágio, Estadia e outros)

A importância da conciliação de frete para o setor logístico

Primeiramente, qualquer empresa de do setor logístico precisa adotar um processo de conferência de valores cobrados pelos transportadores, por isso a conciliação de frete acaba fazendo parte da rotina dos embarcadores.  

Em seguida, a conciliação contribui garantir o pagamento correto dos seus parceiros e fornecedores logísticos, além de melhorar a gestão do embarcador devido aos fatores elencados a seguir: 

Redução de perdas financeiras

A conciliação de frete identifica desvios entre o que foi cobrado e o contratado, facilitando a correção de qualquer divergência antes que ela prejudique o fluxo de caixa da empresa.

Auxílio na comparação de preço

A conciliação também possibilita que o gestor compare os valores de todas as transportadoras contratadas para identificar onde é possível reduzir custos ou criar estratégias mais vantajosas financeiramente.

Como realizar a conciliação de frete?

 A conciliação sempre parte de um previsto, sendo assim o primeiro passo é definir quais os dados serão auditados, o que sempre orientamos é partir de dados que possuem relação direta com valores ou impostos, sendo eles:

  • Transportador

  • Tomador

  • UF dos Envolvidos (Transportador, Tomador, Remetente, Destinatario, Expedidor e Recebedor)

  • Município dos Envolvidos (Transportador, Tomador, Remetente, Destinatário, Expedidor e Recebedor)

  • Valor da Prestação

  • Impostos (ICMS/ISS/PIS E COFINS)

  • Componentes (Pedágio, Descarga)

  • Tipo de Documento a ser gerado (CT-e ou NFS-e)

Analisar esses dados garante ao contratante que o compliance fiscal esteja garantido assim como os valores a serem pagos.

É possível analisar outras informações, mas são dados que podem ser corrigidos por carta de correção, nossa sugestão é que esses dados não sejam auditados, ou se forem passem a ser utilizados como pontos em um formato de ranking, em  uma gameficação dos parceiros, do que uma penalização para pagamento do frete.

Com as informações citadas já é possível construir o previsto da auditoria, agora é necessário comparar com o realizado, sendo esses documentos o CT-e/NFS-e ou uma Fatura de Cobrança, para chegar nesses documentos é necessário ter acesso a algumas rotinas, sendo elas:

  • DF-e SEFAZ – Permite buscar todos os CT-es que são emitidos referenciando o CNPJ do contratante

  • Portal de Upload – Permitir ao parceiro logístico enviar os documentos que não estão no SEFAZ, como o caso da NFS-e ou Fatura.

  • API – Permitir que parceiros possam enviar esses documentos de forma massiva usando comunicação direta por API.

Uma vez com os documentos recebidos e já com a base do previsto, é possível iniciar o fluxo da conciliação, e comparar todo o previsto x o realizado.

 

Como evitar cobranças e pagamentos indevidos nos fretes?

  • Escolha bem seus parceiros logísticos. 

Especialistas no setor indicam que sejam firmadas parcerias com mais de um transportador, esta ação gera uma competição entre eles e uma redução de custos dos fretes.

 

  • Acompanhe sempre os Indicadores de desempenho. 

Isso inclui as taxas de entrega em não-conformidade, demandas de SAC, cobranças indevidas e duplicidade de CT-es. 

 

  • Invista em integrações tecnológicas

Disponibilize as informações de forma rápida, através de integrações com sistemas já utilizados pela sua equipe. Esse processo ajudará a evitar sobrecargas de trabalho enquanto diminui as falhas e erros humanos. 

 

  • Automação do processo de conciliação de frete

Automatizar a conciliação de fretes melhora a produtividade da equipe, além de ser feita com agilidade e eficiência. Isso porque é realizado um cruzamento de dados de contratação e faturamento do frete.

A Emiteaí possuí um sistema completo e eficiente para gerenciamento e conciliação  de frete, com ele é possível reduzir o número de funcionários dedicados a esta função, direcionando-os para atividade mais importante para o dia a dia. 

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