A rotina de gestão para embarcadores inclui o gerenciamento de fretes, que abrange as despesas, análises e conferências para certificar-se que o valor pago corresponde ao contratado inicialmente. Essa conferência é chamada de conciliação de frete e neste artigo vamos esclarecer todas as suas dúvidas sobre o assunto. Confira.
O que é Conciliação de Frete
A fim de conferir as cobranças feitas pelos transportadores e demais responsáveis pelo transporte de cargas é que surgiu a Conciliação de Frete. Nela é feita a comparação entre o realizado e o previsto pelo tomador do transporte.
Fatores a serem considerados na Conciliação de Frete
- Tomador;
- Transportador;
- Valor da Prestação;
- Estados e Municípios dos Envolvidos;
- Impostos (ICMS ou ISS);
- Tipo de Documento Esperado;
- Peso;
- Valor Mercadoria;
- Componentes do Frete. (Vale Pedágio, Estadia e outros)
A importância da conciliação de frete para o setor logístico
Primeiramente, qualquer empresa de do setor logístico precisa adotar um processo de conferência de valores cobrados pelos transportadores, por isso a conciliação de frete acaba fazendo parte da rotina dos embarcadores.
Em seguida, a conciliação contribui garantir o pagamento correto dos seus parceiros e fornecedores logísticos, além de melhorar a gestão do embarcador devido aos fatores elencados a seguir:
Redução de perdas financeiras
A conciliação de frete identifica desvios entre o que foi cobrado e o contratado, facilitando a correção de qualquer divergência antes que ela prejudique o fluxo de caixa da empresa.
Auxílio na comparação de preço
A conciliação também possibilita que o gestor compare os valores de todas as transportadoras contratadas para identificar onde é possível reduzir custos ou criar estratégias mais vantajosas financeiramente.
Como realizar a conciliação de frete?
A conciliação sempre parte de um previsto, sendo assim o primeiro passo é definir quais os dados serão auditados, o que sempre orientamos é partir de dados que possuem relação direta com valores ou impostos, sendo eles:
Transportador
Tomador
UF dos Envolvidos (Transportador, Tomador, Remetente, Destinatario, Expedidor e Recebedor)
Município dos Envolvidos (Transportador, Tomador, Remetente, Destinatário, Expedidor e Recebedor)
Valor da Prestação
Impostos (ICMS/ISS/PIS E COFINS)
Componentes (Pedágio, Descarga)
Tipo de Documento a ser gerado (CT-e ou NFS-e)
Analisar esses dados garante ao contratante que o compliance fiscal esteja garantido assim como os valores a serem pagos.
É possível analisar outras informações, mas são dados que podem ser corrigidos por carta de correção, nossa sugestão é que esses dados não sejam auditados, ou se forem passem a ser utilizados como pontos em um formato de ranking, em uma gameficação dos parceiros, do que uma penalização para pagamento do frete.
Com as informações citadas já é possível construir o previsto da auditoria, agora é necessário comparar com o realizado, sendo esses documentos o CT-e/NFS-e ou uma Fatura de Cobrança, para chegar nesses documentos é necessário ter acesso a algumas rotinas, sendo elas:
DF-e SEFAZ – Permite buscar todos os CT-es que são emitidos referenciando o CNPJ do contratante
Portal de Upload – Permitir ao parceiro logístico enviar os documentos que não estão no SEFAZ, como o caso da NFS-e ou Fatura.
API – Permitir que parceiros possam enviar esses documentos de forma massiva usando comunicação direta por API.
Uma vez com os documentos recebidos e já com a base do previsto, é possível iniciar o fluxo da conciliação, e comparar todo o previsto x o realizado.
Como evitar cobranças e pagamentos indevidos nos fretes?
- Escolha bem seus parceiros logísticos.
Especialistas no setor indicam que sejam firmadas parcerias com mais de um transportador, esta ação gera uma competição entre eles e uma redução de custos dos fretes.
- Acompanhe sempre os Indicadores de desempenho.
Isso inclui as taxas de entrega em não-conformidade, demandas de SAC, cobranças indevidas e duplicidade de CT-es.
- Invista em integrações tecnológicas
Disponibilize as informações de forma rápida, através de integrações com sistemas já utilizados pela sua equipe. Esse processo ajudará a evitar sobrecargas de trabalho enquanto diminui as falhas e erros humanos.
- Automação do processo de conciliação de frete
Automatizar a conciliação de fretes melhora a produtividade da equipe, além de ser feita com agilidade e eficiência. Isso porque é realizado um cruzamento de dados de contratação e faturamento do frete.
A Emiteaí possuí um sistema completo e eficiente para gerenciamento e conciliação de frete, com ele é possível reduzir o número de funcionários dedicados a esta função, direcionando-os para atividade mais importante para o dia a dia.
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