As transportadoras lidam com muitos desafios, como a alta concorrência, aumento dos custos de combustível e manutenção de veículos, além de lidar com as incertezas do mercado. 

Nesse cenário, a gestão eficiente de transportes é fundamental para garantir o sucesso da empresa. E uma das ferramentas mais importantes nesse processo é o TMS Transportation Management System, que pode ajudar a reduzir custos e aumentar a eficiência operacional.

Neste artigo, vamos mostrar como escolher um TMS eficiente pode ajudá-lo a reduzir custos e melhorar a eficiência da sua empresa.

O que é um TMS? 

TMS é a sigla em inglês para “Transportation Management System”, que pode ser traduzido para o português como “Sistema de Gerenciamento de Transporte”, utilizado por empresas que precisam gerenciar as atividades de transporte de seus produtos, desde a criação de planos, coordenação e monitoramento de entregas, até a gestão de faturas.

Através dele é possível reduzir custos e aumentar a eficiência operacional por meio de:

• Relatórios automatizados: O gestor tem o controle de todas as operações e entregas de forma ampla e integrada com as IPEFs – Instituições de Pagamento Eletrônico de Frete.
• Roteirização inteligente: o TMS ajuda a otimizar rotas e escolher o melhor caminho para as entregas, evitando rotas desnecessárias e reduzindo o tempo de entrega.
• Gestão financeira: o TMS também gerencia gastos e lucros de cada frete contratado pela transportadora, realiza os cálculos de pagamento para o motorista e de frete, armazena as multas de trânsito, programa entregas, entre outros.
• Redução de retrabalho:  Com um TMS, você pode criar e armazenar modelos de documentos padrão, como ordens de serviço, conhecimentos de transporte e faturas, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Em resumo, o TMS é uma ferramenta essencial para empresas que desejam otimizar suas operações de transporte, aumentar a eficiência e melhorar a experiência do cliente.

Como reduzir custos com o TMS?

Ao escolher um TMS para sua empresa, é importante considerar alguns fatores que podem afetar a eficiência e o custo do processo. Alguns dos fatores mais importantes a serem considerados são:

1. Integração com outros sistemas:

Verifique se o servidor do TMS tem a possibilidade de ser integrado com os sistemas que você já possui na sua transportadora e está habituado (como ERPs e sistemas de rastreamento) para centralizar informações, dados e acordos para acesso de todos. 

Através dessa integração os processos internos se tornam mais simples e os erros são reduzidos. 

2. Automatização de processos: 

Um TMS pode automatizar muitos dos processos relacionados à emissão de documentos, como a criação de faturas e a geração de relatórios. Isso ajuda a reduzir o tempo e os custos associados a essas tarefas, além de minimizar a possibilidade de erros humanos. Além do mais, todos os documentos relacionados ao transporte, eliminando a necessidade de armazenamento em papel e reduzindo os custos associados à impressão, armazenamento e recuperação de documentos em papel.

3. Interface amigável: 

Um TMS com uma interface fácil de usar e personalizável, que possa ser associado aos smartphones e tablets dos motoristas, melhora o fluxo de informação, em tempo real, de todas as informações geradas no percurso. 

Inclusive, permite identificar problemas, como ocorrências policiais e sinistros, garantindo a segurança dos motoristas, que informam posição, paradas e demais ocorrências, evitando assim multas por atraso ou maiores avarias no veículo.

4. Suporte ao cliente: 

A empresa deve te fornecer uma pessoa que entenda do seu negócio, para que no dia a dia você possa contar com este suporte para solucionar alguma demanda pontual de forma rápida e eficiente. 

Com o suporte técnico confiável e rápido, problemas são solucionados rapidamente e evitam atrasos e custos adicionais.

5. Rastreamento em tempo real: 

Você pode monitorar o status de todos os documentos relacionados ao transporte em tempo real. Isso ajuda a identificar rapidamente quaisquer problemas ou atrasos que possam ocorrer e tomar medidas para resolvê-los antes que se tornem um problema maior.

Outro benefício é o monitoramento da velocidade do motorista nas entregas, além do controle das condições de pneus e câmaras, facilitando no gerenciamento da manutenção dos pneus, quilometragem e rodada por pneu;

6. Maior produtividade: 

Com os processos automatizados as tarefas burocráticas são simplificadas, liberando tempo para os funcionários poderem se concentrar em tarefas mais importantes e gerar mais receita.

Além disso, o software evita erros humanos que podem levar a retrabalhos, multas e atrasos, reduzindo os custos operacionais.

Demais áreas onde os custos são reduzidos com o TMS

Além da redução de custos citada acima, um TMS pode ajudar o transportador na redução de custos em várias outras áreas. Aqui estão alguns exemplos:

• Redução de custos de combustível: O módulo de roteirização de um TMS pode ajudar a otimizar as rotas de transporte, considerando fatores como distância, tempo de trânsito e restrições de veículos. Isso pode ajudar a reduzir a quilometragem percorrida pelos veículos e, consequentemente, os custos de combustível.
• Redução de custos de manutenção de veículos: O módulo de alocação de recursos de um TMS pode ajudar a programar a manutenção preventiva dos veículos com base no uso e nos padrões de manutenção recomendados pelo fabricante. Isso pode ajudar a reduzir os custos de manutenção e prolongar a vida útil dos veículos.
• Redução de custos de armazenagem: O módulo de gerenciamento de estoque de um TMS pode ajudar a gerenciar o inventário de mercadorias e a prever a demanda futura com base no histórico de pedidos e nas tendências do mercado. Isso pode ajudar a reduzir os custos de armazenagem de mercadorias desnecessárias e evitar a falta de estoque de produtos em alta demanda.
• Redução de custos de seguro: O módulo de monitoramento de transporte de um TMS pode ajudar a monitorar a segurança do transporte e a minimizar os riscos de acidentes e perdas de carga. Isso pode ajudar a reduzir os custos de seguro e aumentar a confiança dos clientes na empresa de transporte.

Escolha o TMS ideal para sua transportadora

A escolha do TMS ideal para a sua transportadora pode ser um processo desafiador, pois existem muitas opções no mercado e cada uma delas oferece recursos e benefícios diferentes.

A Emiteaí utiliza o módulo TMS mais completo do mercado, que permite toda visualização e controle das documentações exigidas para o transporte de cargas de forma ampla e integrada, possibilitando que todo processo de emissão seja automatizado, para que sua empresa tenha liberdade para explorar novas tecnologias. 

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