Utilizar as tecnologias a favor do seu negócio é fundamental para garantir o crescimento e vantagem competitiva, mas claro, sem deixar a eficiência do seu serviço de lado. Para isso existe o TMS – Transportation Management System – e neste artigo vamos explicar como inseri-lo na rotina da sua transportadora.
O que é o TMS
Em sua tradução ao pé da letra, TMS significa Sistema de Gestão de Transporte e Logística, inicialmente criado para gerenciar documentos de transporte, gerar relatórios e automatizar processos.
Atualmente o TMS também gerencia gastos e lucros de cada frete contratado pela transportadora, realiza os cálculos de pagamento para o motorista e de frete, armazena as multas de trânsito, programa entregas, entre outros.
Por consequência, o TMS consegue identificar e controlar os custos de toda operação, além disso, permite a visualização e controle de toda documentação das operações e entregas de forma ampla e integrada diretamente com as IPEFs – Instituições de Pagamento Eletrônico de Frete.
Como um software pode melhorar a gestão de frotas?
Sem dúvida, melhorar a gestão é um desejo de muitos gerentes e CEOs de transportadoras, com o intuito de diminuir custos e minimizar os erros. Portanto, automatizar as atividades do transporte de cargas através do TMS é uma solução que traz diversos benefícios, tais como:
- Controle de todas as operações e entregas de forma ampla e integrada;
- Acompanhamento e atuação conforme as exigências fiscais;
- Inclusão e gerenciamento de dados de clientes, motoristas e fornecedores;
- Equilíbrio de custos operacionais e receitas;
- Aumento da produtividade;
- Redução do retrabalho.
Contudo, um TMS para transportadoras irá auxiliar nas rotinas gerenciais e operacionais, otimizando processos e reduzindo custos através de indicadores.
Nos sistemas para transportadoras os relatórios gerenciais são atualizados em tempo real, como o controle de viagens efetuadas, vencimentos e orçamentos, que permite uma tomada de decisão mais eficiente por parte da gerência.
Etapas para implementação do software TMS
Analise o cenário atual da sua empresa
Primeiramente, realize uma avaliação da sua transportadora e identifique as necessidades atuais, que podem ser, por exemplo, a emissão em grande escala de documentos ou falta de gestão financeira.
Em seguida busque por sistemas que disponibilizem a automação destas suas necessidades, como a emissão em grande escala e em pouco tempo, cálculos e relatórios financeiros.
Busque por empresas já consolidados e de acordo com a legislação
Para realizar um transporte com tranquilidade é necessário cumprir todas as obrigações fiscais e tributárias. Além de verificar se o fornecedor possui o modelo TMS verifique também se ela está de acordo com a legislação vigente para não ter problemas futuros.
Afinal, é imprescindível que a empresa tenha atenção na hora de gerar os documentos para o transporte de carga, de modo a garantir o necessário para fins de fiscalização e pagamento do embarque.
Acessibilidade
Como objetivo de possibilitar o acesso remoto, o ideal é encontrar um sistema em nuvem, com as devidas proteções e backups para não perder nada durante a sua operação.
Também é importante que seja intuitivo, para que os motoristas possam utilizar sem necessidade de treinamento, via web ou por aplicativo, para consultar cálculos dos valores a serem pagos, monitorar quilômetros rodados nas entregas e outras trocas de dados pertinentes a rotina do transporte de cargas que elimine possíveis ruídos de comunicação.
Capacidade de integração com outros softwares
Verifique se o servidor do TMS tem a possibilidade de ser integrado com os sistemas que você já possui na sua transportadora e está habituado.
Suporte operacional
A empresa deve te fornecer uma pessoa que entenda do seu negócio, para que no dia a dia você possa contar com este suporte para solucionar alguma demanda pontual de forma rápida e eficiente.
Saiba onde você quer chegar
Na hora de contratar, certifique-se de que o software atende as suas futuras demandas de emissão, gestão e faturamento. Pois, como você pretende crescer o sistema TMS deve te acompanhar.
A EmiteAí utiliza o módulo TMS mais completo do mercado, que permite toda visualização e controle das documentações exigidas para o transporte de cargas de forma ampla e integrada, possibilitando que todo processo de emissão seja automatizado, para que sua empresa tenha liberdade para explorar novas tecnologias.
