6 passos para implementar um software na sua transportadora

TMS

Utilizar as tecnologias a favor do seu negócio é fundamental para garantir o crescimento e vantagem competitiva, mas claro, sem deixar a eficiência do seu serviço de lado. Para isso existe o TMS – Transportation Management System – e neste artigo vamos explicar como inseri-lo na rotina da sua transportadora. 

O que é o TMS

Em sua tradução ao pé da letra, TMS significa Sistema de Gestão de Transporte e Logística, inicialmente criado para gerenciar documentos de transporte, gerar relatórios e automatizar processos. 

Atualmente o TMS também gerencia gastos e lucros de cada frete contratado pela transportadora, realiza os cálculos de pagamento para o motorista e de frete, armazena as multas de trânsito, programa entregas, entre outros.

Por consequência, o TMS consegue identificar e controlar os custos de toda operação, além disso, permite a visualização e controle de toda documentação das operações e entregas de forma ampla e integrada diretamente com as IPEFs – Instituições de Pagamento Eletrônico de Frete. 

Como um software pode melhorar a gestão de frotas? 

Sem dúvida, melhorar a gestão é um desejo de muitos gerentes e CEOs de transportadoras, com o intuito de diminuir custos e minimizar os erros. Portanto, automatizar as atividades do transporte de cargas através do TMS é uma solução que traz diversos benefícios, tais como:

  • Controle de todas as operações e entregas de forma ampla e integrada; 
  • Acompanhamento e atuação conforme as exigências fiscais;
  • Inclusão e gerenciamento de dados de clientes, motoristas e fornecedores;
  • Equilíbrio de custos operacionais e receitas;
  • Aumento da produtividade;
  • Redução do retrabalho.

Contudo, um TMS para transportadoras irá auxiliar nas rotinas gerenciais e operacionais, otimizando processos e reduzindo custos através de indicadores. 

Nos sistemas para transportadoras os relatórios gerenciais são atualizados em tempo real, como o controle de viagens efetuadas, vencimentos e orçamentos, que permite uma tomada de decisão mais eficiente por parte da gerência. 

Etapas para implementação do software TMS

  1. Analise o cenário atual da sua empresa

Primeiramente, realize uma avaliação da sua transportadora e identifique as necessidades atuais, que podem ser, por exemplo, a emissão em grande escala de documentos ou falta de gestão financeira. 

Em seguida busque por sistemas que disponibilizem a automação destas suas necessidades, como a emissão em grande escala e em pouco tempo, cálculos e relatórios financeiros.

  1. Busque por empresas já consolidados e de acordo com a legislação

Para realizar um transporte com tranquilidade é necessário cumprir todas as obrigações fiscais e tributárias. Além de verificar se o fornecedor possui o modelo TMS verifique também se ela está de acordo com a legislação vigente para não ter problemas futuros. 

Afinal, é imprescindível que a empresa tenha atenção na hora de gerar os documentos para o transporte de carga, de modo a garantir o necessário para fins de fiscalização e pagamento do embarque.

  1. Acessibilidade

Como objetivo de possibilitar o acesso remoto, o ideal é encontrar um sistema em nuvem, com as devidas proteções e backups para não perder nada durante a sua operação.

Também é importante que seja intuitivo, para que os motoristas possam utilizar sem necessidade de treinamento, via web ou por aplicativo, para consultar cálculos dos valores a serem pagos, monitorar quilômetros rodados nas entregas e outras trocas de dados pertinentes a rotina do transporte de cargas que elimine possíveis ruídos de comunicação.

  1. Capacidade de integração com outros softwares

Verifique se o servidor do TMS tem a possibilidade de ser integrado com os sistemas que você já possui na sua transportadora e está habituado.

  1. Suporte operacional 

A empresa deve te fornecer uma pessoa que entenda do seu negócio, para que no dia a dia você possa contar com este suporte para solucionar alguma demanda pontual de forma rápida e eficiente. 

  1. Saiba onde você quer chegar

Na hora de contratar, certifique-se de que o software atende as suas futuras demandas de emissão, gestão e faturamento. Pois, como você pretende crescer o sistema TMS deve te acompanhar.

A EmiteAí utiliza o módulo TMS mais completo do mercado, que permite toda visualização e controle das documentações exigidas para o transporte de cargas de forma ampla e integrada, possibilitando que todo processo de emissão seja automatizado, para que sua empresa tenha liberdade para explorar novas tecnologias. 

 

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