Devido ao grande fluxo de demandas em uma transportadora é comum que a gestão financeira acabe ficando de lado, no entanto, isso pode causar consequências não somente em relação às despesas mas também com endividamento, penalizações fiscais ou até mesmo a falência. Neste artigo os especialistas da Emiteaí listam as principais ações que um gestor deve tomar para garantir uma gestão financeira eficiente. Confira.
O que é gestão financeira nas transportadoras
Sabendo que o prazo médio para contas a receber de uma transportadora é de 60 a 90 dias, as transportadoras precisam estar preparadas para arcar com as despesas e custos que acontecem durante a viagem, ou ainda já no momento da entrega. Isso exige uma reserva financeira que impacta diretamente o caixa da empresa.
Em seguida estão os contratempos de emissão, cobrança ou entrega, que podem aumentar o tempo de viagem e consequentemente o pagamento.
Outro aspecto importante das finanças das transportadoras são as quedas da demanda de mercadoria e a variação dos preços nos combustíveis.
Contudo, ter precauções e prever as oscilações do mercado é importante para manter a saúde financeira da organização, e tais precauções caracterizam a gestão financeira nas transportadoras.
Inicialmente, a gestão financeira deve considerar a divisão de recursos financeiros para os custos da operação e dentro deles estão os fixos e variáveis.
- Custos fixos
Eles não variam no decorrer das operações de fretes e são indispensáveis para que o fluxo da operação aconteça. Neste aspecto são considerados os salários de motoristas, seguros, impostos entre outros.
- Custos variáveis
Esses custos variam conforme o volume de fretes e entregas realizadas, neles são considerados gastos com combustível, manutenção de veículos, pedágio, comissões, entre outros.
Fluxo de caixa
O primeiro passo para obter resultados na gestão financeira da transportadora é realizar o controle do fluxo de caixa, estabelecendo procedimentos padrões para que todos os envolvidos nas movimentações do caixa registrem os dados de maneira correta.
Considera-se imprescindível que a gestão da transportadora tenha fácil acesso às contas a receber e a pagar em determinado período pela transportadora, assim como ter dados das entradas parceladas ou despesas futuras.
A partir destes dados é possível tomar decisões a curto e médio prazo, tendo em vista que é possível identificar em qual departamento estão concentrados os gastos excessivos ou necessidades de investimentos por parte da transportadora.
Demonstrativo de Resultado
Portanto, é fundamental garantir a visibilidade dos demonstrativos de resultados distribuir melhor os recursos adquiridos pela empresa, os principais indicadores que devem ser considerados neste demonstrativo são:
- Movimentação de recursos financeiros;
- Projeção do recebimento de clientes;
- Programação do pagamento a fornecedores;
- Controle das despesas e custos operacionais.
A importância do cálculo de frete na gestão financeira
Considera-se uma falha grave de gestão financeira não realizar o cálculo do frete da hora de fazer as cobranças de forma correta, isso porque comumente, as transportadoras acabam renunciando os lucros do frete com o intuito de conquistar o cliente a longo prazo.
Entretanto, esta decisão afeta diretamente o planejamento financeiro da empresa. Para garantir a eficiência no cálculo do frete é importante contar com um sistema que armazene a tabela de precificação e auxilie no cálculo de todos os custos e impostos envolvidos no processo.
Passo a passo para realizar um planejamento financeiro
- Analise os últimos meses de faturamento e saiba quais foram os lucros e despesas no período. Com estes indicadores será possível garantir a destinação concreta aos recursos.
- Estabeleça objetivos. Com os dados em mãos e analisando o cenário econômico atual, crie metas com prazos definidos. Dessa forma, seu planejamento terá projeções sobre o que pode acontecer com o setor de transportes, seja favorável ou não.
- Tenha um planejamento estratégico. Delegue cada meta para os profissionais responsáveis, de modo a cumprir os prazos com eficiência, com controle periódico das ações da equipe por parte do gestor.
- Prepare uma reserva financeira para imprevistos e custos variáveis como: 13.º e férias dos funcionários, IPVA e sinistros nos veículos.
- Gerencie e acompanhe a evolução dos custos, principalmente em relação aos combustíveis e a manutenção dos veículos. E sempre que possível utilize ferramentas para otimizar a operação.
Por que contratar um software na gestão financeira para o transporte?
Por menor que seja a transportadora, realizar todo controle financeiro manualmente pode sobrecarregar a equipe e está sujeito a falhas humanas.
A partir dessa dificuldade de gestão, um software pode gerar relatórios financeiros necessários para realizar o planejamento financeiro em tempo real, melhorando a rotina da transportadora e possibilita que a operação possa adquirir mais clientes.
Somado a esses benefícios, um bom sistema pode sincronizar todas as informações de diferentes setores da empresa, facilitando a rotina de todos os envolvidos. Logo, as vantagens são perceptíveis nas primeiras semanas da contratação de um software.
A Emiteaí possui um módulo completo, que permite registrar o fluxo de caixa, contas a pagar e receber e todo demonstrativo de resultado. Quer conhecer esta solução? Entre em contato com um de nossos consultores e solicite uma demonstração.
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