Podemos definir o que é nota fiscal emitida em contingência como um formato de NF-e utilizado quando o emissor não tem acesso à internet no momento, ou quando o próprio sistema disponibilizado pela Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz) está indisponível ou com bug.
Quer entender mais sobre o que acontece quando a nota é emitida em contingência, como é feita a emissão, a consulta e o cancelamento? Então, continue a leitura deste guia para esclarecer todas as suas dúvidas.
O que é nota fiscal emitida em contingência?
A nota fiscal emitida em contingência é aquela em que o agente emissor da NF-e pode emitir o documento que comprova uma transação comercial mesmo quando ele perde temporariamente o acesso à rede ou há falha no sistema da Sefaz.
Ou seja, a nota fiscal em contingência substitui a NF-e quando esta não pode ser emitida em tempo real pela Sefaz de Origem.
Métodos de contingência: SCAN, DPEC e Formulário de Segurança
Existem, basicamente, 3 métodos para emitir nota fiscal em contingência quando não for possível lançá-la de forma padrão.
- Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)
- Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC)
- Formulário de Segurança
Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)
O SCAN é um sistema de contingência disponibilizado pela Receita Federal para garantir a continuidade das operações comerciais mesmo em situações em que há problemas técnicos ou falta de comunicação com os órgãos fiscais – o que impede a emissão padrão da nota fiscal eletrônica (NFe).
Para isso acontecer, a NFe é emitida localmente, sem comunicação imediata com os servidores da Receita Federal, utilizando um formato especial de arquivo XML.
Logo, assim que o ambiente normal de emissão de NF-e se restabelece, é necessário transmitir os arquivos XML das notas fiscais de contingência para a Receita Federal.
Dessa maneira, as NF-e são oficialmente registradas e reconhecidas pelo fisco.
Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC)
A DPEC é um sistema disponibilizado pela Receita Federal que permite emitir notas fiscais em contingência, informando antecipadamente o fisco sobre a ocorrência dessa emissão especial.
Nesse contexto, é válido destacar que para utilizar esse método, o emissor deve estar devidamente habilitado e credenciado junto à Receita Federal.
Então, com o DPEC habilitado e o credenciamento concluído, ele pode proceder com a emissão das notas fiscais de contingência, que são geradas em um formato especial de arquivo XML.
Antes de utilizar as NFs de contingência, é necessário gerar e enviar à Receita Federal a Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).
Veja também:
Formulário de Segurança (FS)
O Formulário de Segurança consiste em um conjunto de documentos em papel preenchidos manualmente e que substituem temporariamente a emissão eletrônica da nota fiscal.
O emissor deve preencher manualmente as informações necessárias, como dados do emissor e do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos incidentes e demais informações exigidas pela legislação fiscal.
A emissão de NF-e em contingência pelo método de Formulário Eletrônico deve ser feita quando as duas outras opções anteriores – SCAN e DPEC – estiverem indisponíveis.
O que acontece quando a nota é emitida em contingência?
Quando a nota é emitida em contingência, acontece uma “autorização condicional” para determinada operação comercial, permitindo que a mercadoria seja liberada.
A emissão desse tipo de nota ocorre quando há um problema técnico com o sistema da Sefaz ou se o emissor não tiver acesso à internet no momento imediato em que ocorreu a transação comercial. Dessa forma, ele deve utilizar uma forma de emissão temporária, que pode variar dependendo das regulamentações fiscais de cada região.
Porém, é preciso, depois que o problema técnico for solucionado, concluir o processo de transmissão e autorização da Sefaz. O prazo para esse envio é de 24 horas no modelo Formulário de Segurança – Documento Auxiliar (FS-DA) e 168 horas no modelo Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).
Para mais detalhes sobre prazos, você pode consultar o Ajuste SINIEF 07/05.
Como emitir nota fiscal em contingência? Passo a passo
Os 5 passos para quem quer saber como emitir nota fiscal em contingência são:
- Acesse o sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas utilizado pela sua empresa e procure a opção de NF-e em contingência. Pode ser que você precise fazer algum configuração adicional para habilitar essa opção;
- Depois de selecionar o modo de contingência, preencha todos os dados necessários para emissão da NF-e, como dados do emissor e do destinatário, descrição da mercadoria ou do serviço, valores, impostos, etc;
- Gere o arquivo XML da NF-e em contingência, que é o formato digital padrão para transmissão e armazenamento das notas fiscais eletrônicas;
- Finalize a emissão do documento ao imprimir (em duas vias) o Documento Auxiliar de NFe (DANFe), que é um resumo físico da nota fiscal e que deve acompanhar a mercadoria em trânsito;
- Quando a comunicação com o sistema da Sefaz for restabelecida, o XML da nota em contingência precisa ser enviado à Secretaria para que a NF-e seja autorizada em seu ambiente regular.
IMPORTANTE
Recomenda-se utilizar números diferentes entre a NF-e padrão e a de contingência para evitar duplicidades.
É importante ressaltar que cada estado pode apresentar particularidades em relação à nota fiscal em contingência. Por isso, não deixe de se informar diretamente com a Sefaz do seu estado.
Como consultar nota fiscal emitida em contingência?
Para consultar nota fiscal emitida em contingência, siga o passo a passo:
- Acesse o sistema da Sefaz;
- Identifique a opção de consulta de NF-e em contingência;
- Informe os dados necessários da nota que você quer consultar, número da nota fiscal, data de emissão e outros detalhes;
- Conclua a busca e realize a consulta da nota desejada.
Como cancelar nota fiscal em contingência?
Não há como cancelar nota fiscal em contingência ou sequer corrigi-la. O mesmo vale para a NFC-e em contingência (nota fiscal de consumidor eletrônica). No entanto, esta última pode ser cancelada, desde que o produto ainda não tenha sido enviado.
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