A contabilidade para transportadora tem algumas particularidades com as quais empresas de outros setores não precisam se preocupar. Alguns bons exemplos são a emissão de documentos específicos, operações financeiras diferenciadas, registro de veículos, regras trabalhistas e de carga horária de trabalho.
Para entender melhor o cenário, saiba que o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), que é um documento fiscal que registra a operação de transporte de mercadorias, é gerado apenas por empresas desse segmento.
Além deste, Registro de entrada e saída de valores de fretes, controle da quitação de licenciamento para veículos de carga, pagamento de adicional de periculosidade e de curso MOOP (Movimentação de Produtos Perigosos) para motoristas funcionam da mesma forma.
Porém, apesar dessas diferenciações, há um ponto em comum entre a contabilidade para transportadora e a praticada por outras empresas, que é a importância de escolher o regime tributário certo.
Entre Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido, é fundamental optar por aquele que seja compatível com a atividade econômica realizada, com o faturamento anual do negócio, entre outras regras.
Não se preocupar com isso fará você pagar mais impostos do que precisa, gerando gastos desnecessários; ou pagar menos e ter problemas com os órgãos fiscalizadores.
Temos a certeza de que você não quer ter que lidar com transtornos desse tipo, não é mesmo? Então, siga a leitura deste artigo e confira todos os detalhes de como deve ser feita a contabilidade para as transportadoras.
Como fazer a contabilidade de uma transportadora? 4 passos!
Para fazer a contabilidade para transportadora, é preciso se atentar a quatro passos principais, os quais nortearão todas as atividades contábeis. São eles:
- conhecer as obrigações fiscais de uma transportadora;
- estruturar um bom fluxo de controle de frete;
- entender todas as regras trabalhistas do segmento;
- escolher o regime tributário adequado.
1. Conhecer as obrigações fiscais de uma transportadora
As obrigações fiscais são todos os deveres e responsabilidades legais que precisam ser cumpridos por uma empresa, a exemplo da emissão de nota fiscal eletrônica e do pagamento de tributos como Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), e vários outros.
No caso das empresas de transporte, existe uma série de documentos que precisam ser gerados para que esses compromissos sejam atendidos. É essa documentação que garante o recolhimento certo de tributos e mantém a transportadora atuando legalmente.
Alguns dos mais importantes são:
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe);
- Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
- Responsabilidade Civil do Transporte em Viagem Rodoviária – Carga (RCTR-C0.
Entenda melhor sobre cada um lendo o artigo: “Documentos de transporte de cargas obrigatórios: LISTA“
2. Estruturar um bom fluxo de controle de frete
Não há como negar: empresas de transporte e frete são termos diretamente ligados, concorda? E não é para menos, afinal, essa é a principal fonte de receita de negócios desse tipo.
Aliás, é justamente por gerar rentabilidade que é tão importante realizar um bom controle de valores de frete. Além disso, sobre essa quantia, incidem impostos como ICMS, PIS/PASEP, COFINS e CSLL.
Logo, se um bom fluxo de controle de frete não for definido e aplicado, há uma grande chance de pagamentos errados desses tributos, seja para mais ou para menos.
3. Entender todas as regras trabalhistas desse segmento
Em linhas gerais, as empresas de transporte operam continuamente. Na prática, significa que os motoristas trabalham em diferentes turnos (diurnos e noturnos) e por escala.
Esse é um ponto desafiador da contabilidade para transportadora, pois é imprescindível atender às regras trabalhistas para não ser alvo de multas e processos, assim como para garantir o lançamento correto dos salários a serem pagos.
Para tanto, é preciso incluir na folha de pagamento, além da remuneração fixa, valores relacionados a:
- dissídios da categoria;
- adicional noturno;
- adicional de periculosidade para transporte de cargas perigosas;
- horas extras;
- entre outros custos trabalhistas específicos do setor.
4. Escolher o regime tributário adequado
O regime tributário é um conjunto de regras que define quais impostos precisam ser pagos por uma empresa, de que maneira, em qual frequência e os percentuais.
Escolher o certo é a garantia de que a empresa não pagará valores tributários a mais ou a menos, evitando diversos problemas com os órgãos fiscalizadores, como comentamos logo na abertura deste artigo.
Para não errar na hora de tomar a decisão, há alguns critérios que precisam ser considerados:
- porte do negócio;
- faturamento anual;
- atividade econômica exercida;
- quadro societário.
Qual o melhor regime tributário para transportadora?
O melhor regime tributário para transportadora é aquele cujas regras são compatíveis com o modelo de negócio, e isso inclui pontos como faturamento, porte, estrutura de custos, entre outros. Entre as opções possíveis, estão o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real.
Simples Nacional
Criado para facilitar o recolhimento de impostos de microempresas e empresas de pequeno porte, o Simples Nacional tem, como principal característica, o pagamento de oito impostos em uma única guia: a DAS, Documento de Arrecadação do Simples Nacional.
Uma das principais regras para aderir a esse regime tributário é o limite de faturamento anual de R$ 81 mil para MEI (Microempreendedor Individual); R$ 360 mil para MEs (Microempresas) e R$ 4,8 milhões para EPPs (Empresas de Pequeno Porte).
Lucro Presumido
O Lucro Presumido é direcionado para transportadoras com faturamento bruto anual acima de R$4,8 milhões, e também para aquelas cujas atividades não se enquadram nas permitidas no Simples Nacional e que não têm a obrigação de apurar o lucro real do negócio.
O cálculo dos valores a serem pagos nesse regime tributário tem, como base, a presunção de lucro da empresa a partir da sua receita bruta. O resultado da conta é multiplicado por uma alíquota que varia de acordo com a atividade econômica realizada.
Lucro Real
O Lucro Real é a opção de transportadoras que também não se enquadram nas regras do Simples Nacional, e que pretendem fazer o cálculo dos impostos a partir do verdadeiro lucro obtido.
Mais complexo que os outros regimes tributários, esse exige uma escrituração contábil extremamente completa. Porém, tende a ser mais vantajoso para empresas com margem de lucro alta.
Como calcular custos com transporte de cargas?
Outro ponto que não pode faltar na contabilidade para transportadora é o cálculo dos custos como transporte de cargas. Afinal, esse valor tem grande peso na lucratividade da empresa, não é mesmo?
Para fazer a conta, é preciso considerar os gastos fixos e os variáveis, tais como:
- custos fixos:
- salários dos motoristas e demais funcionários;
- despesas com aluguel de espaços, contas de consumo, escritório e outros;
- manutenção dos veículos;
- seguros dos caminhões, carros e outros transportes;
- IPVA e seguro obrigatório;
- impostos conforme o regime tributário escolhido.
- custos variáveis:
- pedágio;
- alimentação e hospedagem dos motoristas;
- combustível;
- peças e acessórios para manutenção.
Todos esses valores devem ser devidamente registrados no controle contábil da empresa, incluindo detalhes como data e nome do responsável, para uma gestão financeira mais precisa.
A fórmula aplicada para chegar ao resultado é relativamente simples, sendo:
Custo total = custos fixos + custos variáveis
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