Já ouviu falar sobre orçamento estático e flexível? Esses dois modelos tradicionais de cálculo são essenciais para a gestão financeira, mas suas diferenças são fundamentais para escolher o procedimento mais adequado ao seu negócio.
Neste artigo, analisaremos o que é orçamento estático e orçamento flexível, como particularidades de cada um e como aplicar esses métodos de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.
O que é orçamento estático e orçamento flexível?
Orçamento estático e orçamento flexível são dois métodos distintos de planejamento financeiro utilizados para gerenciar os recursos de uma companhia. Enquanto o orçamento estático mantém seus valores fixos independentemente das variações nas atividades do negócio, o orçamento flexível ajusta-se conforme o nível real de produção ou vendas.
O orçamento estático se baseia em uma previsão fixa de receitas e despesas, sem considerar flutuações no volume de operações. Esse sistema é útil em situações em que a atividade do negócio é previsível e estável.
Por outro lado, o orçamento flexível é dinâmico e se adapta às condições reais do mercado. Esse processo permite que a organização ajuste suas expectativas financeiras conforme o nível de atividade se altera, o que proporciona uma visão mais precisa do desempenho financeiro em diferentes cenários.
Essa flexibilidade é importante em ambientes voláteis, em que a capacidade de reagir rapidamente às mudanças pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. As principais diferenças entre os orçamentos se referem à capacidade de adaptação e precisão.
O primeiro oferece simplicidade e estabilidade, enquanto o segundo proporciona uma análise mais realista e ajustada ao contexto atual da empresa. A escolha entre um e outro depende das características e necessidades específicas do negócio.
Exemplo de orçamento estático
Um orçamento estático serve para companhias que operam em um ambiente previsível, como uma transportadora com rotas fixas e custos estáveis.
Suponha que essa empresa tenha planejado realizar 100 viagens mensais. Com base nos dados históricos, a estimativa é de que o custo por viagem seja de R$ 1.000 com combustível, manutenção e salários dos motoristas.
Assim, como exemplo de orçamento estático temos:
- Número de viagens planejadas: 100
- Custo por viagem: R$ 1.000
- Orçamento total: 100 x R$ 1.000 = R$ 100.000
Neste exemplo, a transportadora destinaria R$ 100.000 mensais para cobrir as despesas, independentemente de qualquer alteração no número de viagens realizadas ou nos custos efetivos.
Esse modelo simplifica a gestão financeira, mas pode não responder adequadamente a situações inesperadas, como um aumento no preço do combustível ou mudanças na demanda pelos serviços.
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Exemplo de orçamento flexível
Uma transportadora pode utilizar o orçamento flexível para se adaptar melhor às variações no número de viagens e nos custos operacionais.
Exemplo de orçamento flexível: a organização planeja fazer entre 80 e 120 viagens por mês, com um custo de R$ 1.000 por viagem, mas pode mudar o valor conforme o número de viagens.
No caso de um orçamento flexível, o planejamento incluiria diferentes cenários:
Cenário de baixa demanda (80 viagens):
- Custo por viagem: R$ 1.000
- Orçamento total: 80 x R$ 1.000 = R$ 80.000
Cenário médio (100 viagens):
- Custo por viagem: R$ 1.000
- Orçamento total: 100 x R$ 1.000 = R$ 100.000
Cenário de alta demanda (120 viagens):
- Custo por viagem: R$ 1.000
- Orçamento total: 120 x R$ 1.000 = R$ 120.000
Ao contrário do estático, esse orçamento permite que a transportadora ajuste seus gastos de acordo com o número real de viagens realizadas, o que proporciona uma visão mais precisa e adequada às condições do mercado.
Essa abordagem possibilita uma distribuição de recursos mais eficiente e diminui os perigos financeiros relacionados a alterações inesperadas na demanda ou nos custos.
Vantagens e desvantagens do orçamento estático e flexível
Ao decidir entre o orçamento estático e o flexível, é importante que os gestores considerem as vantagens e desvantagens de cada um, para assegurar a escolha mais adequada às necessidades financeiras da companhia.
Vantagens do orçamento estático
- Simplicidade na criação e implementação: é mais fácil de desenvolver, pois se baseia em previsões fixas, sem a necessidade de ajustes constantes;
- Maior previsibilidade financeira a longo prazo: por não sofrer alterações, este modelo oferece uma visão clara e estável das finanças ao longo do tempo;
- Gestão de custos: com valores fixos, é mais fácil manter o controle rigoroso sobre os custos e evitar surpresas financeiras.
Desvantagens
- Falta de flexibilidade para se adaptar a mudanças: uma das principais limitações é a incapacidade de se adaptar rapidamente às mudanças no ambiente de negócios, o que pode resultar em divergências significativas entre o orçamento e a realidade;
- Não é adequado para negócios em ambientes voláteis: em setores onde as condições de mercado variam constantemente, esse tipo de orçamento se torna antiquado rapidamente, o que gera problemas na alocação de recursos.
Vantagens do orçamento flexível
- Adaptabilidade a mudanças no ambiente de negócios: ajusta conforme as condições de mercado, o que proporciona uma resposta mais rápida e eficaz às variações nas receitas e despesas;
- Melhor resposta a variações reais de receitas e despesas: esse modelo reflete com maior precisão a realidade financeira da empresa e auxilia na tomada de decisões baseadas em dados atualizados.
Desvantagens
- Mais complexo de criar e gerenciar: a necessidade de ajustar constantemente o orçamento exige mais tempo, recursos e atenção por parte da equipe financeira;
- Pode exigir mais tempo e recursos: a flexibilidade vem com o custo de maior dedicação para garantir que o orçamento reflita adequadamente as condições atuais, o que pode ser desafiador para algumas empresas;
- Dificuldade em definir e controlar metas orçamentárias: a controladoria pode encontrar dificuldades para estabelecer e controlar metas orçamentárias específicas, especialmente aquelas relacionadas a vendas e resultados (lucro).
Como fazer o planejamento orçamentário?
Entender como fazer o planejamento orçamentário é essencial para garantir a alocação eficiente dos recursos da companhia e o alcance dos objetivos financeiros.
A seguir, estão as etapas essenciais para criar um orçamento eficaz e adaptável às necessidades do seu negócio.
1. Defina objetivos e metas
Identifique os objetivos e metas financeiras da empresa. Determine o que você deseja alcançar, seja em termos de crescimento, lucro, redução de custos ou outros indicadores-chave de desempenho. Esses objetivos servem de base para todo o planejamento orçamentário.
2. Colete dados históricos e analise tendências
Reúna históricos financeiros para entender os padrões de receita e despesas da organização. Analise tendências passadas e considere fatores externos que possam impactar suas finanças, como mudanças no mercado, regulamentações e condições econômicas.
3. Avalie as condições que impactam os custos
Para as companhias de transporte, é essencial considerar as condições que encarecem o frete, como o estado das estradas, o desgaste dos veículos e o preço do combustível.
Avalie como esses fatores afetam seus custos operacionais e inclua essas variáveis no seu planejamento orçamentário.
4. Elabore o orçamento
Com base nos dados coletados e nas análises realizadas, elabore o orçamento. Para um orçamento estático, defina um valor fixo para cada categoria de despesa. Já para um orçamento flexível, crie cenários variados e ajuste os valores conforme as condições reais de operação.
5. Estabeleça controles e monitoramento
Defina controles para monitorar a execução do cálculo. Inclua a implementação de sistemas de acompanhamento de despesas e receitas, bem como a realização de revisões periódicas.
6. Revise o orçamento e faça os ajustes necessários
Revise o orçamento regularmente para garantir que esteja de acordo com os objetivos da empresa e as condições atuais. Faça ajustes conforme necessário para responder a variações nos custos e nas receitas.
No caso de um orçamento flexível, esses ajustes ocorrem com mais frequência.
7. Comunicação e implementação
Comunique o orçamento e os objetivos financeiros a todas as partes envolvidas, assegure que todos compreendam suas responsabilidades e como o cálculo impacta suas áreas.
Implemente o método e monitore o desempenho para garantir que os objetivos sejam alcançados.
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