Em sua rotina com transportes certamente umas das principais funções é a emissão e conferência de documentos, um dos principais deles é o MDF-e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
A questão é que nem sempre entendemos o real motivo destas exigências e como um simples documento pode trazer benefícios para a sua transportadora, pensando nisso, nossos especialistas prepararam este guia completo a respeito do MDF-e. Confira.
O que é MDF-e
No Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais — MDF-e existe um resumo da transação, contendo documentos vinculados, local de origem, destino, informações do veículo e motorista.
Ademais, o MDF-e é obrigatório em todo território nacional, conforme especificação do SINIEF 21/2010, além disso, o documento é indispensável na rotina de transporte de cargas, pois define um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substitui o modelo em papel.
No entanto, não há incidência de impostos diretamente ao MDF-e já que ele já incide sobre o CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico, um dos documentos vinculado ao manifesto.
Em suma, com a criação do MDF-e, todos os documentos exigidos para a emissão de uma carga ficam centralizados de maneira eletrônica em um único local.
Assim, a fiscalização nos postos de controle fiscal é otimizada, tornando-se mais ágil e possibilitando a leitura dos documentos fiscais em lote.
Principais funções do MDF-e
- agilizar e padronizar o registro em lote dos documentos fiscais que estão sendo transportados no veículo de carga;
- identificar o responsável pelo transporte a cada trecho durante o percurso;
- registrar as alterações/substituições das unidades de transporte ou de carga e seus condutores;
- Fiscalizar o Vale Pedágio e do CIOT;
- permitir que os registros existam somente em formato digital através da assinatura digital;
- permitir o rastreamento da circulação física da carga e sua fiscalização;
- registrar o início e fim de cada operação de transporte.
Quando o MDF-e deve ser utilizado
O MDF-e é utilizado sempre que uma operação de transporte que envolve um CT-e como documento base. Exceto quando o frete é feito dentro do município e que geram NF-es, neste caso o manifesto não tem aplicabilidade.
MDF-e em transportes intermunicipais
Através do ajuste estabelecido pelo SINIEF 23/19, definindo que a partir de abril de 2020 as operações dentro dos estados também devem emitir o MDF-e, estendendo a regra, antes aplicada apenas para alguns estados, para todo Brasil.
O mesmo ajuste também reafirmou que o estado de São Paulo poderia determinar as regras por Legislação Estadual.
Quais são as exigências para emitir o MDF-e?
O manifesto deve ser emitido por empresas prestadoras de serviço de transporte de carga ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, TAC ou TAC-agregado.
Os requisitos são:
- estar credenciada junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que atua, para emitir CT-e ou NF-e (apenas carga própria);
- ter o certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-BR, constando o CNPJ da organização;
- ter acesso à internet;
- implementar o sistema apropriado para emitir MDF-e.
Além dessas situações, deve-se emitir o MDF-e sempre que houver transbordo, redespacho, assim como quando ocorre a subcontratação ou substituição do veículo, inclusão de novas mercadorias e documentos fiscais.
Vantagens do MDF-e para a transportadora
- otimiza os processos de controle fiscal;
- reduz o tempo de parada dos veículos nos postos fiscais;
- aumenta a segurança por meio da identificação do motorista, proprietário e veículo;
- concentra as informações sobre as cargas com vários CT-es ou NF-es transportados no mesmo veículo.
Contudo, o documento assegura a transportadora de possíveis adulterações e garante a arrecadação fiscal à medida que combate a sonegação fiscal.
Como cancelar um MDF-e
Comumente o cancelamento e o encerramento do MDF-e são confundidos, porém, os dois processos têm objetivos diferentes e regras bem específicas.
No Cancelamento do MDF-e a função é auxiliar a alteração de informações do documento fiscal e só pode ser cancelado em até 24h após autorizado pela Sefaz, desde que ainda não tenha ocorrido a operação de transporte.
O cancelamento do MDF-e é utilizado quando há a necessidade de alterar informações do próprio documento e de qualquer outro atrelado a ele.
A solicitação de cancelamento deve ser efetuado por meio do sistema de emissão de documentos da transportadora, lembrando que é fundamental garantir que um novo MDF-e seja imediatamente emitido com todas as informações corrigidas, evitando possíveis penalizações pela operação não estar acobertada por um MDF-e.
Já no encerramento do manifesto o objetivo é informar ao fisco o fim da operação de transporte e o mesmo não pode ser realizado durante o trajeto. Outro ponto é que após o encerramento do MDF-e não é possível realizar cancelamento do CT-e.
Por fim, tanto o cancelamento quanto o encerramento do MDF-e deve ser feito via sistema, o mesmo utilizado para emitir o documento. Neste caso, a etapa de informar ao fisco o término da vigência do manifesto é obrigatória, haja vista que a Sefaz impede a emissão de outro manifesto para a mesma placa caso ainda esteja pendente o encerramento de outro MDF-e.
Evite irregularidades
Por fim, investir em ferramenta própria para esse tipo de demanda, evita irregularidades no seu transporte de cargas que causam retenção em postos fiscais, além de garantir que toda a documentação da transportadora esteja em dia.
Para isso procure por empresas reconhecidas, com soluções elaboradas para realizar a emissão tanto do CT-e quanto do MD-e em grande escala e de forma segura. Deste modo sua transportadora irá cumprir com suas obrigações sem necessariamente fazer um alto investimento.
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