Saber como fazer auditoria de frete é parte fundamental de uma gestão logística eficiente e que ajuda a reduzir custos para sua empresa. O motivo é que a prática consiste na verificação das faturas enviadas pelos transportadores, a fim de identificar cobranças incorretas.
Explicando de outro modo, a ideia é você levantar todas as ordens de pagamento enviadas pelos parceiros de transporte do seu negócio. A partir daí, deve analisá-las pontualmente para constatar se não há valores lançados errados, em duplicidade, ou mesmo cobrança de serviços de transporte que não foram realizados.
Por mais que as empresas de transporte parceiras sejam idôneas e que vocês tenham uma relação pautada na confiança e na transparência, falhas podem acontecer, concorda?
A questão é que essas possíveis falhas afetam diretamente a lucratividade do seu negócio se não forem rapidamente identificadas. Afinal, você estará tendo gastos extras que poderiam ser facilmente eliminados com a conferência certa!
Então, como realizar a verificação? Como fazer auditoria de frete da maneira correta? São respostas como essas que você terá neste artigo.
Siga a leitura e confira, agora mesmo, tudo sobre o tema!
O que é auditoria de frete?
A auditoria de frete trata-se de uma análise minuciosa das faturas relacionadas aos serviços de transporte que são enviadas pelas transportadoras para a sua empresa. O objetivo é identificar falhas nas cobranças dos fretes, a exemplo de valores lançados errados ou duplicados.
Como parte de uma gestão logística eficiente, ao realizar a auditoria de frete, as empresas validam os valores cobrados e comparam ao que foi de fato negociado com as transportadoras no momento da contratação dos serviços.
Como você deve estar imaginando, esse processo tem relação direta com a gestão financeira do seu negócio, ajudando a reduzir custos e a eliminar gastos desnecessários.
Dica! Não deixe de ler este artigo:
Conciliação de Frete e sua importância para o setor logístico
Quais as principais vantagens da auditoria de frete?
Antes de apresentarmos o passo a passo de como fazer auditoria de frete, falaremos sobre as vantagens desse processo.
Além de contribuir significativamente para melhorar o controle de despesas da sua empresa, outros benefícios que você pode ter ao fazer a verificação são:
- análise pontual e precisa do impacto da tarifação e precificação do frete sobre o faturamento do seu negócio;
- identificação de quais transportadoras oferecem o melhor custo-benefício;
- comparação entre valores cobrados e qualidade dos serviços de transporte prestados;
- separação dos custos de frete de entrada e frete de saída, aprimorando sua gestão financeira;
- acompanhamento das mudanças das tabelas de frete e dos motivos que levaram aos ajustes, facilitando a renegociação de valores com as transportadoras.
Temos outro artigo que também ajudará você. Confira! “Carta de anulação de frete: para que serve, quando e como emitir?“
Como fazer auditoria de frete em 5 passos?
Para entender como fazer auditoria de frete, é preciso seguir cinco passos principais, que são:
- defina a periodicidade da conferência;
- escolha os profissionais e delegue responsabilidade;
- levante os documentos necessários;
- conteste as divergências encontradas;
- use bons recursos tecnológicos.
1. Defina a periodicidade da conferência
De nada adianta fazer a auditoria de frete hoje e depois deixar a conferência de lado. Afinal, sua empresa continua funcionando, recebendo e entregando mercadorias, certo? Logo, novas notas de cobrança das transportadoras são recebidas e é preciso verificá-las.
Por isso, o primeiro passo consiste em definir a periodicidade da conferência. É certo que não há um intervalo específico que você deva seguir, nem uma regra para o processo.
Assim, a melhor forma de definir esse intervalo é considerar a frequência de uso dos serviços de transporte. Isto é, quanto mais faturas de transportadoras sua empresa receber, mais curto deve ser o intervalo entre uma auditoria e outra.
O motivo? Simples! Evitar excesso de documentos para verificação que podem induzir a erros ao fazer auditoria de frete.
2. Escolha os profissionais e delegue responsabilidade
Quem fará a auditoria? Você tem um setor de logística interno que pode fazer o processo? Será a área de contas a pagar e a receber que fará a análise? A resposta depende, diretamente, do porte do seu negócio.
Contudo, é fundamental definir quais serão os profissionais responsáveis por realizar a auditoria. A ideia é delegar responsabilidades, mas também organizar as atividades e saber a quem ministrar os treinamentos e dar orientações sobre como fazer auditoria de frete.
3. Levante os documentos necessários
Um dos principais documentos para verificar os valores cobrados pelo frete é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
O CT-e é um documento digital usado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas. Nele, estão informações como dados do remetente e destinatário da carga, descrição da mercadoria, preço cobrado pelo frete, entre outras.
Somente essa explicação já deixa clara a importância de ter um bom controle desses documentos, não é mesmo? E a melhor forma de fazer isso é contando com um bom TMS Embarcador — como o da Emiteaí!
Caso ainda não conheça, o TMS — sigla para o termo em inglês Transportation Management System — é um sistema de gerenciamento de transporte que otimiza e automatiza diversos processos dessa área.
Inclusive, é uma ferramenta valiosa na identificação de inconsistências, redução de custos e melhora da gestão logística do seu negócio!
4. Conteste as divergências encontradas
Encontrou alguma divergência? Então, conteste a transportadora! Do contrário, seu parceiro não saberá sobre as falhas que está cometendo e não poderá realizar os ajustes necessários.
Do ponto de vista do seu negócio, se não fizer o apontamento, perderá a chance de eliminar os gastos extras.
5. Use bons recursos tecnológicos
Assim como comentamos sobre o uso de um TMS Embarcador para controlar adequadamente o CT-e, tenha em mente que um bom sistema de gerenciamento de transporte é fundamental para aprimorar todos os processos relacionados à logística da sua empresa.
Quando o assunto é conferência de valores, então, ter um mecanismo que ajude a realizar conciliações automaticamente é essencial para reduzir o tempo gasto na atividade e para diminuir as falhas que geralmente acontecem em verificações manuais.
Quer saber ainda mais sobre este assunto? Conheça nosso GUIA COMPLETO sobre Auditoria de Fretes.
3 principais erros ao fazer auditoria de frete e como evitá-los!
Por falar em falhas, há três principais que, comumente, são cometidas na auditoria de frete. São elas:
- não ter periodicidade na conferência;
- realizar as conferências manualmente;
- não usar a tecnologia a seu favor.
A correção do primeiro erro depende da dinâmica da sua empresa. No entanto, como comentamos, o ideal é evitar intervalos longos entre uma conferência e outra. Já os dois últimos erros você consegue resolver usando a solução da Emiteaí!
Deixe de lado preocupações com pagamentos incorretos e o impacto que o cenário pode gerar no seu faturamento. Tenha mais efetividade na atividade e melhore sua gestão.
Com a Emiteaí, a conferência de fretes a pagar é feita de forma muito rápida e simples, atendendo a todos os procedimentos necessários. É possível conciliar ou auditar todas as etapas do processo de transporte de cargas, desde os valores presentes nos documentos até impostos, componentes de frete, despesas complementares, pedágios, entre outros.
Quer saber como? Acesse o site da Emiteaí, conheça mais sobre nossa solução, e entre em contato com um dos nossos especialistas agora mesmo!
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