A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento indispensável para a conformidade fiscal, com sua autenticidade garantida por uma chave de acesso única. Esse elemento é vital para a contabilidade e a gestão de uma empresa, o que permite verificar a autenticidade e os detalhes de cada transação.
No entanto, muitas pessoas não sabem o que esse código significa ou como consultar uma NF-e pela chave de acesso.
Neste guia, você vai entender o que é, como e onde consultar e muito mais!
O que é chave de acesso?
A chave de acesso da nota fiscal eletrônica (NF-e) é um código numérico único que garante a autenticidade e a validade jurídica do documento. Composto por 44 dígitos, seu objetivo é identificar cada NF-e emitida.
Esses números não são aleatórios. Trata-se de uma sequência de informações sobre o documento fiscal, com o objetivo de distingui-lo de forma precisa e sem erros. Logo, estrutura-se a chave de acesso da seguinte maneira:
- código da UF (2 dígitos): representa o código do estado emitente da NF-e de acordo com o código IBGE;
- ano e mês de emissão da nota (4 dígitos): “2405” significa maio de 2024, por exemplo;
- CNPJ do emitente (14 dígitos): número do CNPJ da empresa que emite a NF-e;
- modelo da NF-e (2 dígitos): indica o modelo da nota. Para NF-e, o código é “55”;
- série da NF-e (3 dígitos): número de série da NF-e;
- número da NF-e (9 dígitos): código sequencial da nota fiscal;
- código numérico (8 dígitos): uma sequência aleatória gerada pelo emitente para garantir a unicidade da NF-e;
- dígito verificador (DV) (1 dígito): calculado por meio de um algoritmo específico para validar a composição dos 43 dígitos anteriores.
A chave de acesso é essencial para a consulta e a validação da nota nos sistemas de gestão fiscal.
Além de dar acesso às NF-es e mantê-las seguras, o código facilita a organização e o armazenamento desse tipo de nota. Dessa forma, a busca pelos documentos da empresa é rápida e eficiente.
Se o seu negócio conta com a integração de sistemas de gestão empresarial e softwares de contabilidade, a chave de acesso também é muito útil para automatizar tarefas, como, consulta, emissão de DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e escrituração fiscal.
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Então, agora que você sabe o que é chave de acesso, o próximo passo é conhecer onde consultar as notas fiscais emitidas.
Onde consultar notas fiscais emitidas?
É possível consultar a nota fiscal eletrônica (NF-e) no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, assim como a CT-e (Nota fiscal de Conhecimento de Transporte Eletrônico). Porém, documentos como Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) você deve consultar no site da prefeitura do município.
Para verificar esses documentos fiscais, use a chave de acesso ou o CNPJ, de acordo com o método oferecido pela autoridade fiscal.
Já, para consultar o Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e), é necessário acessar o Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais com a chave de acesso.
E como consultar a NF-e pela chave de acesso? Continue lendo para descobrir!
Como acessar a nota fiscal com a chave de acesso?
Para consultar uma NF-e pela a chave de acesso, siga o passo a passo.
- Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
- No menu, clique em Serviços e, em seguida, Consultar NF-e.
- Digite a chave de acesso de 44 dígitos.
- Valide o captcha e clique em Continuar para ver a nota.
A opção de consulta no menu deve aparecer como mostra a imagem abaixo.
Para realizar o download da nota fiscal, é necessário ter um certificado digital, uma espécie de identidade virtual que contém dados sobre a pessoa física ou jurídica que o utiliza.
Ao descer a página, é possível encontrar ícones para a impressão do documento.
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Agora você já sabe como acessar a nota fiscal com a chave de acesso!
Então, vamos ver onde fica essa chave de acesso?
Onde encontrar a chave de acesso?
Existem três lugares onde encontrar a chave de acesso: no DANFe emitido, no arquivo XML da NF-e ou no Portal da SEFAZ (Secretaria da Fazenda). Veja como fazer em cada um.
Chave de acesso no DANFe
No DANFe, a chave de acesso fica na parte superior direita do documento, abaixo do código de barras. É possível localizá-la facilmente devido à quantidade de números que a representa.
Confira a imagem abaixo como exemplo:
Chave de acesso no arquivo XML
Você pode obter a chave de acesso também diretamente no arquivo XML da NF-e, enviado ao destinatário. A chave aparece logo no começo do código, na tag infNFe e se parece com a imagem a seguir.
Chave de acesso no Portal da SEFAZ
A Secretaria da Fazenda permite a verificação de chaves de acesso em alguns estados. Para saber se a do seu realiza essa consulta, confira o portal da SEFAZ da sua localização.
Para descobrir o código dessa forma, você precisa do certificado digital.
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Se você lida com documentações, saiba que o processo de verificação demora, já que não é possível consultar NF-e pela chave de acesso em lote.
Portanto, uma gestão eficaz desses documentos é crucial para as operações de transporte e embarque. Porém, como fazer?
Confira algumas ideias!
5 dicas para uma gestão de documentos fiscais eficiente
Para uma boa gestão de notas fiscais e outros documentos, considere as seguintes dicas.
- Defina métodos claros e padronizados.
- Treine sua equipe sobre os procedimentos adequados de gestão de documentos fiscais.
- Faça backups regulares.
- Estabeleça um calendário para eliminar as notas fiscais após o prazo.
- Implemente um sistema integrado para facilitar o acesso e a organização das NF-es.
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