Transporte rodoviário: por quanto tempo guardar  notas fiscais

por quanto tempo guardar notas fiscais

Compromissos tributários devem fazer parte da rotina de uma empresa de transporte rodoviário. Uma delas é saber por quanto tempo guardar notas fiscais.

A emissão de notas é tão importante quanto o armazenamento, já que os comprovativos podem ser solicitados a qualquer momento pelos órgãos de fiscalização.

Porém, lidar com prazos é uma atividade que gera muitas dúvidas em gestores e profissionais de contabilidade. 

Conhecer bem quais são os procedimentos fiscais no transporte de carga é essencial para uma boa organização e para evitar problemas com o fisco, que podem ser tanto multas quanto outras penalidades, como prisão por sonegação!

Sendo assim, continue lendo para descobrir quais são os documentos de tributos obrigatórios no transporte de cargas, seu tempo de armazenamento e o que fazer com as notas fiscais antigas!

Quais notas fiscais devo guardar?

Empresas em geral devem armazenar todas as notas fiscais que são emitidas e recebidas, pois ambas são exigidas legalmente. Enquanto as notas fiscais emitidas são importantes para comprovar a realização de vendas ou prestação de serviços, as recebidas servem para atestar a aquisição de mercadorias ou insumos.

“Especificamente, quais notas fiscais devo guardar sendo uma empresa de transporte rodoviário?”  — você pode se perguntar.

Além das notas fiscais de entrada e de saída, o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) são documentos fiscais obrigatórios no transporte de cargas.

Mas então, por quanto tempo é necessário guardar notas fiscais? Descubra a seguir.

Por quanto tempo é necessário guardar notas fiscais?

O prazo de guarda de notas fiscais é definido pela legislação tributária brasileira. Em média, o tempo necessário de armazenamento é 5 anos, contados a partir da data de emissão. Porém, esse prazo pode variar dependendo do tipo do documento. Sendo assim, é fundamental verificar a regulamentação de cada nota.

A seguir, conheça mais sobre os documentos exigidos de empresas de transporte rodoviário e por quanto tempo guardar notas fiscais de cada tipo.

Nota fiscal de entrada

A nota fiscal de entrada comprova a aquisição de mercadorias ou serviços pela empresa, bem como a origem e a quantidade. Serve principalmente para fins fiscais e contábeis. De acordo com a lei, esse tipo de NF deve ser guardada por 5 anos.

Importante ressaltar que o prazo deve ser respeitado tanto para as notas fiscais impressas quanto para as eletrônicas.

Nota fiscal de saída

Esse tipo de documento fiscal certifica a venda de mercadorias ou serviços. É essencial para a operação comercial, o acompanhamento das vendas e o cálculo dos tributos devidos.

Lembrando que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), ou seja, a versão impressa da NF-e, precisa estar em posse do motorista responsável pelo transporte durante todo o percurso até o destino. Isso porque o caminhão pode ser parado pela fiscalização e deve mostrar a nota para comprovar que a carga está regularizada.

Então, por quanto tempo guardar notas fiscais de saída? Independentemente do formato, a nota fiscal de saída deve ser mantida por 10 anos desde sua emissão, seja digital ou em papel.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou CT-e, é um documento fiscal eletrônico usado para registrar o transporte de carga entre locais diferentes, comprovando a realização da operação de transporte e da circulação das mercadorias, além de ser usado para o cálculo dos tributos. Deve ser emitido pela empresa e entregue ao destinatário da mercadoria.

Sua versão impressa e simplificada se chama DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) e deve acompanhar as cargas por todo o trajeto, apresentando informações que permitam a consulta no site da Secretaria da Fazenda para fins de fiscalização.

O CT-e e o DACTE devem ser armazenados por 5 anos, desde a data do lançamento.

Veja também: Quais são os riscos por não emitir o CT-e?

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O MDF-e é um documento fiscal importante para transporte de cargas. Trata-se de uma emissão obrigatória para todos transportes interestaduais de mercadorias e, segundo o Ajuste SINIEF 23/19, desde abril de 2020 todas as operações de cargas intermunicipais também precisam emitir o manifesto.

O fisco exige que a guarda desses documentos seja de pelo menos 5 anos.

Se tiver mais dúvidas sobre burocracia, dê uma olhada no nosso Guia de Transportadoras, onde há mais informações sobre como estabelecer e administrar seu negócio.

Agora que você sabe por quanto tempo é necessário guardar notas fiscais, confira essas dicas de como organizar a documentação da sua empresa de maneira eficiente.

Como organizar e armazenar notas fiscais ao longo do tempo?

Notas fiscais devem ser bem armazenadas para garantir transparência, conformidade e agilidade nos momentos de necessidade de localização.

Segundo a análise de dados da Finances Online, existe uma perda de produtividade geral da equipe de 21% devido a problemas com documentos. Em resumo, uma má gestão de documentos pode impactar diretamente o desempenho da equipe.

Em particular, empresas de transporte rodoviário enfrentam o desafio contínuo de ordenar e armazenar uma variedade de documentos fiscais ao longo do tempo.

É importante que as notas fiscais e suas cópias sejam mantidas em um local seguro, em um sistema organizado que não apenas atenda aos requisitos legais, mas também contribua para a eficiência operacional e a tomada de decisões.

Sendo assim, aqui vão algumas dicas para a administração adequada de seus documentos fiscais:

  • catalogação: separar notas fiscais por tipo, data de emissão e fornecedor ou cliente;
  • pastas e etiquetas: para identificar melhor os documentos impressos com mais facilidade;
  • invista na digitalização de notas fiscais impressas para economizar espaço físico;
  • faça uma cópia das notas fiscais e guarde-as em um local separado;
  • faça backup regularmente;
  • experimente o armazenamento em nuvem;
  • adote um software para transportadora que permita o arquivamento eficiente e a recuperação rápida de notas fiscais.

O que fazer com notas fiscais antigas?

Notas fiscais antigas devem permanecer nos arquivos da empresa durante o prazo estabelecido pela legislação. Após o vencimento desse período, podem ser destruídas respeitando as leis ambientais por meio do descarte seguro. É recomendável digitalizá-las previamente para preservar e facilitar o acesso de dados históricos de forma sustentável.

No entanto, antes de tomar qualquer decisão de descarte, é importante verificar se não há nenhuma pendência fiscal ou tributária relacionada a essas notas. Avalie a necessidade de retenção, considerando a possibilidade de auditorias, registros históricos ou outros requisitos específicos.

Agora que você já sabe por quanto tempo guardar notas fiscais e o que fazer com elas, está na hora de dar adeus às dificuldades no recebimento e na auditoria de documentos.

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