Os arquivos em XML representam os principais documentos físicos necessários para que o transporte ocorra de maneira eficiente e com validade jurídica, NF-e e o CT-e. Porém, eles necessitam de um programa específico para leitura e armazenamento, e de um programa que faça o recebimento de XML e emita a versão em PDF – o chamado DANFE para a NF-e e DACTE para o CT-e.
E para que isso não se torne um problema operacional a automatização é o melhor caminho. Mas antes vamos conhecer os pontos mais importantes do recebimento de XML. Confira no artigo a seguir:
O que é o XML de DF-e, NF-e e CT-e?
Sigla para Extensible Markup Language, o XML é uma linguagem computacional que permite a codificação de documentos, a fim de que o arquivo final seja conferido tanto por sistemas quanto pelos usuários finais.
Através desta linguagem única é possível fazer o monitoramento das notas emitidas para uma pessoa jurídica, fundamental para a validade jurídica das operações de transporte para com os órgãos fiscalizadores, como a SEFAZ – Secretaria Estadual da Fazenda.
No entanto, para que o XML seja emitido de forma correta é necessário garantir a autenticidade dos documentos, tal certificação deve ser feita por um certificado digital e suas informações são organizadas por uma sequência padrão, para que os principais sistemas possam reconhecê-lo.
A partir desta codificação, o XML consegue armazenar as principais informações do28s documentos de transporte de forma reduzida, sendo assim o recurso ideal para integração com softwares e sistemas de gestão de transporte.
Mesmo se tratando de um documento digital, o XML deve ser armazenado por ao menos cinco anos, mais o ano de vigência. Por consequência, o armazenamento em nuvem se torna o meio mais seguro para proteger esses arquivos contra acessos não autorizados e acidentes com os documentos físicos.
Outro fator importante a ser considerado no armazenamento de XML, é que durante uma possível fiscalização, ao se constatar a ausência de um XML a empresa poder ser multada.
Os benefícios da automação de recebimento de XML
Considerando a quantidade de informações incluídas nos Conhecimentos de Transportes eletrônicos e Notas Fiscais Eletrônicas nos transportes (CT-es e NF-es), uma metodologia que agilize o processo de preenchimento de dados é muito bem-vinda nas transportadoras.
Essa é a principal função da automação de recebimento de XML, que assim que é importado preenche o CT-e com as informações presentes na NF-e, inclusive as relacionadas a mercadoria e transportador, de forma automática e rápida.
Dessa forma, com a integração de um bom sistema ao ERP da empresa, é possível cortar o processo manual de importação e download do XML, que seria feito de forma manual pela equipe. Reduzindo significativamente os custos operacionais com os arquivos em XML.
Ademais, além do XML, o sistema produz um PDF, chamado de DANFE ou DACTE, com a representação visual das informações contidas na NF-e e CT-e, utilizado como documento auxiliar, sem validade fiscal.
Como escolher o melhor software de gestão de XML e notas fiscais?
Como gestor de transportes você deve conhecer vários softwares que automatizam os processos de preenchimento de documentos fiscais, no entanto, algumas perguntas devem ser respondidas em relação à gestão de XMLs, antes de integrar um sistema na sua transportadora. São eles:
- Ele faz a captura automática de documentos fiscais?
- Armazena arquivos de XMLs recebidos e emitidos?
- Baixa o XML e PDF?
- Gera relatórios de recebimento e emissões?
- Realiza o Evento de Desacordo do CT-e?
- Realiza a Importação do XML no ERP ou sistema contábil da transportadora?
- Possui recebimento do DFe para MDFe?
- Ele recebe por email ou por Upload?
- Possui API para recebimento do XML?
Chega de processos manuais. Saiba como automação de recebimento de XML da Emiteaí pode ajudar sua transportadora
Através do recebimento de documentos, o Emiteaí consegue simplificar a emissão dos documentos, permitindo a emissão de uma carga em menos de um minuto e com poucos cliques do usuário. Tudo isso de forma integrada ao sistema da SEFAZ.
Isso ocorre porque o software realiza a captura dos XMLs de várias fontes, como e-mail e API, de forma totalmente automatizada e fornece as informações necessárias para os seus fornecedores e clientes.
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