Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): como emitir?

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): qual a sua importância?

A gestão fiscal dentro das empresas é uma obrigatoriedade. Existem documentos que precisam ser emitidos por todas as organizações, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por exemplo, e outros que estão relacionados a áreas específicas, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Dentro do setor de transporte de cargas, essa é uma documentação essencial, obrigatória, e com aplicação fiscal.

Logo, é imprescindível para os transportes rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário  e dutoviário. 

Contudo, assim como outras exigências fiscais, entender o que é CT-e ainda gera muitas dúvidas e, por isso, criamos este guia. 

Nosso objetivo é resolver suas dúvidas sobre o tema e te ajudar a cumprir suas obrigações legais para evitar multas e problemas como a apreensão de mercadorias. 

O que é CT-e? 

O CT-e ou Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento fiscal digital utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas. Ele substitui os documentos em papel e sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização emitida pela Sefaz de cada estado.

Na prática, o CT-e é um arquivo eletrônico em formato XML que contém informações sobre a operação de transporte, como:

• dados do remetente e destinatário;
• descrição das mercadorias;
• valores;
• modalidades de transporte, entre outros. 

Ele é emitido e armazenado eletronicamente para garantir a sua autenticidade e integridade.

Cada documento tem um número único de identificação, chamado de chave de acesso CT-e, que permite a consulta e verificação de sua validade.

É possível, e necessário, que o documento eletrônico seja transmitido para os demais envolvidos na cadeia logística, como os clientes e órgãos fiscais.

Qual é a relação entre DACT-e e CT-e?

O DACT-e (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte eletrônico) é um tipo de resumo do CT-e, que é impresso e acompanha a carga. 

Uma vez que o CT-e é 100% digital, não é possível imprimir o documento para que ele seja transportado junto à mercadoria. Logo, o DACT-e foi criado para facilitar o processo de verificação das autoridades fiscalizadoras posicionadas ao longo do trajeto do veículo que carrega o item. 

Até janeiro de 2023, o DACT-e só podia ser apresentado de forma impressa, mas atualmente pode acompanhar a carga em formato digital, até o destino. 

Ou seja, se um motorista for parado em uma fiscalização, ele apresenta o DACT-e em seu celular, sem necessidade de acesso físico ao material. Isso é feito em transportes realizados em qualquer modalidade (aérea, rodoviária, ferroviária e mais)

Entretanto, é essencial que o responsável pelo deslocamento tenha acesso ao documento e possa apresentá-lo sempre que solicitado.

Ou seja, o DACT-e, digital ou físico, precisa acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto. 

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Benefícios do Conhecimento de Transporte Eletrônico

O objetivo da digitalização da documentação é oferecer mais agilidade e segurança para as operações logísticas e controle fiscal.

Para as empresas de transporte de cargas que precisam emitir o documento, as vantagens dessa digitalização incluem: 

• redução de custos de impressão do documento fiscal;
• diminuição de despesas para armazenagem;
• facilidade para o gerenciamento eletrônico, além de otimizar os processos, a recuperação e o compartilhamento dos documentos;
• redução de tempo de parada de caminhões em postos fiscais de fronteira, a partir da simplificação do material apresentado.

Já para as companhias que contratam as transportadoras (tomadores de serviço), outras vantagens são sentidas, como:

• redução de custos de mão de obra para efetuar a digitação de documentos fiscais;
• eliminação de erros de atualização de dados;
• agilidade na conferência no recebimento dos produtos;
• mais controle, a partir do gerenciamento eletrônico (e não físico) de documentos, e mais.

Todavia, as vantagens dessa digitalização não param por aí, uma vez que os órgãos fiscalizadores também possuem seu próprio conjunto de proveitos com o CT-e, como: 

• aumento na confiabilidade do conhecimento de transporte de cargas;
• melhoria no processo de controle fiscal;
• melhor compartilhamento de informações entre os órgãos reguladores (fiscos);
• redução de custos no processo de controle feito pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
• diminuição da sonegação;
• aumento da arrecadação e mais.

Documentos substituídos pelo CT-e

É importante lembrar que o CT-e não foi criado para complicar o processo fiscal da empresa de transporte.

Na verdade, ele surgiu em substituição a outros documentos, como o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que até 2012 era o arquivo oficial que acompanhava o transporte de cargas.

Além disso, o CT-e ainda substituiu outros registros, que antes eram necessários para o transporte de cargas, como:

1. Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
2. Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
3. Conhecimento Aéreo, modelo 10;
4. Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
5. Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
6. Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Perceba que em vez de existir um tipo de documento para cada tipo de transporte, como rodoviário e ferroviário, por exemplo, hoje o CT-e é único e engloba todos eles. 

Atualmente, a falta de cumprimento da regra acarreta multas e até a apreensão da carga. 

Outro destaque importante é que os documentos que não foram substituídos pelo CT-e devem continuar a ser emitidos, conforme a legislação federal, estadual e municipal em vigor.

Quais os tipos de CT-e?

Os tipos de CT-e existentes são: normal, complementar, substituição/anulação, subcontratação e redespacho. Cada um tem uma função diferente e serve para situações específicas. 

1. CT-e normal 

O CT-e normal comprova o serviço de transporte de carga entre municípios distintos e a transportadora emite o documento ao realizar o frete entre duas localidades

Para emitir o CT-e normal, é necessário vincular as notas fiscais referentes à carga a ser transportada e fornecer informações como origem, destino, destinatário, expedidor, valor do serviço, entre outros detalhes.

Após a aprovação do documento pela Secretaria da Fazenda, não é possível realizar alterações nas informações. Portanto, caso haja alguma informação incorreta no documento, solicite o cancelamento e emita um novo CT-e dentro de 7 dias a partir da data original.

2. CT-e complementar ou de valores

Emite-se o CT-e complementar, também chamado de CT-e de ajuste de valores, para corrigir erros no valor do serviço ou nos impostos a pagar.

É importante destacar que este tipo de CT-e apenas modifica valores e datas, ou seja, mantém todas as outras informações idênticas ao documento original. Além disso, somente é possível aumentar o valor anteriormente informado.

Por exemplo, suponha que o valor do frete acordado seja R$15.000,00. Se ocorrer um erro de digitação ao preencher o CT-e, em que um valor de R$14.500,00 foi informado, emite-se um CT-e complementar de R$500,00.

3. CT-e de anulação/substituição

Anteriormente, o processo envolvia a emissão de um CT-e de anulação seguido por um CT-e de substituição, quando necessário, devido a uma prestação de serviço em desacordo. Com a adoção do CT-e 4.0, simplificaram esse procedimento.

Agora, o cliente realiza a anulação da operação de transporte sem a necessidade de emitir o CT-e de anulação. Em vez disso, basta emitir o CT-e de substituição, quando aplicável.

4. CT-e de subcontratação 

Quando uma transportadora contratada para o transporte de uma carga opta por subcontratar o serviço de entrega, é necessário emitir o CT-e de Terceirização. A transportadora inicial deve emitir um CT-e normal e mencionar a subcontratação nas observações. 

A transportadora terceirizada, por sua vez, emite o CT-e de Terceirização, que inclui informações do CT-e original. Assim, os documentos emitidos são a NF-e da carga, o CT-e normal com a indicação da subcontratação e o CT-e de Terceirização, além do MDF-e, emitidos pelo transportador terceirizado

5. CT-e de redespacho 

O redespacho ocorre quando duas ou mais transportadoras participam do transporte de uma mesma carga. 

Por exemplo, se um frete sai de Minas Gerais com destino ao Paraná, mas uma transportadora cuida apenas do trecho até São Paulo e passa a carga para outra empresa para a etapa final.

Nesse caso, a primeira emite um CT-e normal com o valor total do serviço, enquanto a segunda emite um CT-e de redespacho, que inclui os dados do documento original e também menciona a primeira transportadora.

Quem é o emissor de conhecimento de transporte eletrônico? 

O responsável por emitir o CT-e é a empresa transportadora que presta o serviço de movimentação da carga. Isso deve ser realizado por companhias que operam em qualquer modal, incluindo rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário. Contudo, o tomador do serviço (contratante) é o responsável por controlar a emissão.

Ou seja, é a empresa que contrata os serviços de transporte que deve fiscalizar a entrega, no sentido de não aceitar outro documento que tente substituir o CT-e.

Essas regras são válidas em todo o território nacional, desde 2013, quando o uso se tornou obrigatório. Como curiosidade, vale a pena destacar que o programa foi criado em 2007.

Em suma, quem emite o CT-e é a transportadora ou o contratante do serviço, que pode ser:

• empresa transportadora de carga (ETC);
• cooperativa de transporte de carga (CTC);
• transportador autônomo de carga (TAC) ou equiparado;
• embarcador de carga (contratante do serviço de transporte), especialmente no caso de terceirização de frotas.

Leia também: Descubra como calcular o ICMS de forma precisa e evite problemas fiscais

O transportador autônomo ou MEI pode emitir CTe? 

Sim, tanto o transportador autônomo quanto o MEI (Microempreendedor Individual) podem emitir o Conhecimento de Transporte. 

Essa possibilidade surgiu em 2020 com a introdução da Nota Fiscal Fácil (NFF), uma solução do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) para simplificar a emissão de documentos fiscais para pequenas empresas.

Essa medida lida com as frequentes irregularidades nos documentos fiscais emitidos por pequenas empresas, muitas vezes devido à falta de familiaridade com os procedimentos adequados.

Quem não precisa emitir o CT-e? 

O MEI Caminheiro não é obrigado a emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico, desde que ele se enquadre em uma das duas situações: quando presta serviços para pessoas físicas ou quando o frete é feito apenas dentro do município em que tem o cadastro como empreendedor.

Entretanto, fique atento porque quando a prestação de serviços de transporte de carga é intermunicipal e interestadual. Ou seja, quando você sai da sua cidade ou estado, e o trabalho é realizado a pedido de outra empresa, a emissão do CT-e e do Manifesto de Carga passa a ser obrigatória. 

É importante estar atento a uma questão em especial: para ter acesso à emissão do CT-e, o seu CNPJ precisa estar vinculado à Sefaz do seu Estado, por meio da Inscrição Estadual (IE). 

Todavia, em alguns estados, isso não é permitido para empreendedores registrados como MEI. 

Nesses casos, é preciso que você opte pela inscrição como outro tipo de empresa, como empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. 

Isso é necessário porque, sem o CT-e, não é permitido transportar cargas para fora do seu município ou estado. 

Entre os estados que atualmente não permitem que MEI tenha IE, estão: 

• Rio Grande do Sul; 
• Rio de Janeiro; 
• Espírito Santo; 
• Tocantins;
• Paraná.

É recomendável que você busque essa informação diretamente na secretaria da sua região, afinal, algumas regras podem mudar. 

Como emitir o CT-e?

Para emitir o CT-e, é preciso:

• Credenciar sua empresa junto à Secretaria da Fazendo do seu estado.
• Comprar um Certificado Digital.
• Instalar o certificado em seu computador.

1. Contratar um software emissor de CT-e.
2. Preencher os dados solicitados.

• Revisar as informações.
• Clicar no botão “Emitir” ou “Gerar CT-e”.

Ao fazer isso, o software emissor gera automaticamente o arquivo XML do CT-e, com a assinatura do certificado digital e envia o documento para o sistema da SEFAZ, que funciona como um validador do XML da CT-e. 

Geralmente, esse processo dura apenas alguns segundos e você obtém a resposta imediatamente.

Caso não haja nenhuma incompatibilidade de dados, a SEFAZ retorna com um protocolo de autorização com uma chave de acesso ao CT-e.

Depois da emissão, lembre-se de manter o arquivo XML e o número do protocolo de autorização, pois eles são importantes para comprovar a emissão e validade do documento.

Por último, mas não menos importante, lembre-se de emitir o DACT-e para que esse documento possa acompanhar a mercadoria e ser apresentado nos postos de fiscalização.

Principais dúvidas sobre o Conhecimento de Transporte Eletrônico

O que é CT-e 4.0?

O CT-e 4.0 é uma nova versão do documento fiscal, disponível a partir de 06/2023, para produção. Junto com ele, algumas mudanças e novidades surgiram, sendo elas:

• eliminação do SOAP Header dos Webservices: a chamada dos diferentes webservices do Projeto CT-e é realizada com o envio de uma mensagem no campo CT-eDadosMsg. A versão do leiaute da mensagem XML e o código da UF serão obtidos nos dados informados no leiaute da mensagem;
• eliminação da denegação e do CT-e de anulação: não é mais possível emitir um CT-e de Anulação, somente CT-e Normal, CT-e Complementar e CT-e de Substituição. Além disso, nenhum CT-e vai ser denegado (ou não reconhecido), ou seja, ele vai ser autorizado ou rejeitado;
• eliminação do Serviço de Autorização Assíncrono: o envio do CT-e passa a ser síncrono (simultâneo) e unitário, ou seja, somente um CT-e por vez será enviado para o servidor, e a resposta o protocolo de autorização (ou a rejeição) será disponibilizado imediatamente;.
• ampliação do número sequência dos eventos: antes do CT-e 4.0, um evento que poderia ser enviado mais de uma vez estava limitado a 99, agora o limite é 999;
• eliminação do serviço de Inutilização: passa a não ser possível inutilizar um número de um CT-e que não foi enviado para a SEFAZ, ou seja, mesmo que você envie CT-e com números 200 e 2004, ainda assim será possível enviar posteriormente, os números 201, 2020 e 203, e depois voltar a sequência normal.

Quem emite CT-e precisa emitir Nota Fiscal?

Sempre que houver a prestação de serviço de transporte de cargas entre diferentes municípios ou estados, é obrigatório emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). 

No entanto, se o transporte for realizado exclusivamente dentro de um único município, a empresa deve emitir a Nota Fiscal de Serviços (NFS-e), que é específica para essas operações locais.

Devo emitir CT-e ou MDF-e?

Existe uma diferença significativa entre a necessidade de emissão de CT-e e MDF-e. Ambos são documentos obrigatórios no transporte de mercadorias, mas servem a propósitos distintos.

• O CT-e serve para regularizar a prestação de serviço de transporte de cargas, documentar o serviço realizado e fornecer detalhes como remetente, destinatário e valor do frete.

• O MDF-e agrupa e identifica todas as mercadorias transportadas, complementa o CT-e e fornece um panorama completo da carga. Emite-se este documento para todas as operações de transporte, tanto entre cidades quanto entre estados.

É importante lembrar que a emissão do MDF-e é obrigatória não apenas para transportadoras, mas também para empresas que transportam suas próprias cargas. 

Portanto, ambos os documentos visam garantir a regularidade e conformidade fiscal das operações de transporte.

Como fazer um evento de desacordo de CT-e?

O evento de desacordo foi regulamentado pelo AJUSTE SINIEF 10/16 em 8 de julho de 2016, e ocorre quando a empresa tomadora do serviço identifica que o CT-e recebido está em desacordo com o serviço prestado. 

Ao realizar o pedido de desacordo, o contratante do serviço informa à Sefaz e à transportadora que as informações estão em discordância com o serviço realizado. 

Esse evento deve ser registrado quando os erros do documento não podem ser solucionados via carta de correção.

Em um Evento de Desacordo do CT-e, os campos que podem ser retificados são:

• valor Prestação do Serviço;
• alíquota;
• cálculo do ICMS;
• informações do remetente, destinatário, expedidor ou recebedor.

Vale a pena destacar que somente o tomador do serviço tem permissão para gerar esse evento e precisa estar habilitado na SEFAZ. 

Neste caso, para fazer um Evento de Desacordo do CT-e, é preciso:

1. Rejeitar o CT-e (tomador);
2. Registrar o evento de Prestação de Serviço em Desacordo;
3. Enviar o XML para o transportador;
4. O transportador deve emitir um CT-e de substituição ou CT-e complementar  Com a versão CT-e 4.0 não é mais possível emitir um CT-e de anulação. 

Com a Emiteaí, é possível registrar o evento desacordo com facilidade e rapidez, por meio do sistema para transportadoras.

Leia mais sobre o assunto em: Evento de desacordo do CT-e. Como fazer?

Qual é o prazo de cancelamento de CT-e?

O prazo para manifestação de desacordo de CT-e para o cancelamento do documento é de até 45 dias após a validação.

Como fazer recusa de CT-e?

A recusa de CT-e deve ser informada pelo destinatário da mercadoria quando, por algum motivo, a operação não foi realizada. O tomador deverá justificar ao fisco o motivo de não estar conforme o serviço descrito no CT-e emitido pela transportadora.

Como consultar um CT-e?

A consulta a CT-e exige que você cumpra o seguinte passo a passo:

• acesse o Portal do CT-e na Sefaz;
• clique em “Consultar CT-e”;
• digite a chave de acesso;
• selecione a opção “Continuar”. 

Fique atento porque, a partir da resolução do Ajuste Sinief 09/2007, válida a partir de 07 de julho de 2020, apenas os participantes da operação comercial visualizam  a versão completa do CT-e e para isso é necessário a utilização de Certificado Digital.

Outra opção para consultar a CT-e e outros documentos fiscais é a partir do software especializado em emissão e armazenamento desse tipo de título.

O sistema Emiteaí é a ferramenta ideal para acelerar suas operações de transporte, entre elas emitir e consultar o CT-e e outras documentações necessárias para o transporte de mercadorias e comprovação de prestação de serviços, como NFS-e, MDF-e, Averbação de Cargas, CIOT, vale pedágio e DT-e.

Além disso, oferecemos outras funcionalidades, como:

• captura de notas fiscais;
• leitura de XML recebidos por e-mail;
• consulta do XML mesmo sem estar citado (Serpro);
• conciliação de documentos a pagar;
• cadastro e padronização de despesas complementares,
• relatório de pagamentos dos fornecedores e muito mais. 

Assista ao vídeo abaixo e aprenda como emitir o CT-e em menos de um minuto com  a Emiteaí, acesse o nosso site e comece a descomplicar a sua gestão, hoje mesmo!