Fazer a gestão de transportadoras é um trabalho diário e essencial para garantir que todos os processos vitais para o bom funcionamento da empresa sejam realizados diariamente, inclusive a emissão de documentos fiscais e o controle de gastos.
E a boa notícia é que essa ação nem é tão complicada assim. Na verdade, o avanço da tecnologia fez surgir ferramentas que ajudam o dia a dia desses negócios, automatizando diversas atividades e facilitando o processo de gestão.
Quer saber quais são? Então continue lendo, porque neste artigo explicamos:
- o que é e qual a função da gestão de transporte;
- o que é sistema de gestão de transporte;
- como fazer a gestão de uma transportadora.
Não perca tempo e confira as melhores dicas para colocar em prática no seu negócio!
O que é gestão de transportadoras?
A gestão de transportadoras trata-se do monitoramento de todas as atividades referentes às rotinas de controle de transporte de cargas. Esse processo envolve emissão de documentos fiscais, planejamento das rotas, análises de custos — inclusive de tarifas — e o planejamento logístico das entregas.
Falando assim, fica claro por que essa ação é tão importante, concorda? Afinal, é meio difícil acompanhar todos os pontos se você não fizer uma gestão de transportadoras assertiva, usando as estratégias e ferramentas corretas.
Qual a função da gestão de transporte?
A principal função da gestão de transporte é garantir que todas as atividades essenciais para o funcionamento da empresa sejam realizadas no tempo certo e com qualidade. Além disso, essa estratégia visa encontrar gargalos e pontos de melhoria no negócio.
Nesse sentido, o processo é responsável por monitorar toda a frota, colaboradores e as entregas, bem como conferir as cargas para assegurar que tudo esteja em seu devido lugar e ter a certeza de que toda a documentação está em dia.
Assim, sua transportadora não corre riscos de perder dinheiro devido a um serviço de baixa qualidade ou de ser taxada por não aderir às regulações necessárias. Logo, é essencial!
>>>> Leia também: documentos de transporte de cargas obrigatórios — LISTA
O que é sistema de gestão de transporte?
Um sistema de gestão de transporte é, em suma, uma plataforma — ou software — que automatiza tarefas e permite acompanhar todas as atividades necessárias para o funcionamento de uma transportadora.
Na prática, essa ferramenta serve para otimizar os processos, garantindo um aumento da produtividade e uma melhora de todo o processo de distribuição de cargas e mercadorias, sendo que todas as ações podem ser acessadas e monitoradas de um só lugar.
E aí, gostou de ver qual é a função da gestão de transporte? Então, siga com a leitura para aprender quais estratégias colocar em prática para melhorar o funcionamento da sua transportadora!
Como fazer a gestão de uma transportadora?
O passo a passo de como fazer a gestão de uma transportadora é:
- registrar todos os processos logísticos;
- definir metas;
- prever demandas;
- controlar os custos;
- investir em tecnologia.
Agora, veja como colocar cada um desses passos em prática na gestão de transportadores sem dores de cabeça desnecessárias!
1. Registrar todos os processos logísticos
O primeiro passo é registrar todas as etapas do transporte de cargas do seu negócio. Em outras palavras, é preciso anotar tudo o que é feito no dia a dia da transportadora, como disponibilidade e uso da frota, número de cargas entregues, principais rotas etc.
Essa tática garante que você tenha todas as informações necessárias para fazer uma boa gestão de transportadoras sempre em mãos e não fique perdido na hora de tomar uma decisão. Compreende?
2. Definir metas
É praticamente impossível alcançar resultados concretos se você não tem metas que planeja atingir, concorda? Afinal, não definir bem os objetivos, é como entrar em um barco sem remos e esperar que a corrente o leve para algum lugar.
Nesse sentido, é até possível conseguir um resultado, mas as chances de ser o que você esperava são extremamente pequenas. Por isso, nunca se esqueça de definir bem as suas metas.
Descreva em que ponto deseja chegar com a gestão de transportadoras. Pode ser desde um aumento dos lucros até a redução do tempo de entrega. Enfim, o ideal é que seja alinhado com as metas do seu negócio e sejam alcançáveis.
Uma dica para definir metas concretas é usar a metodologia SMART, que é bem fácil de aplicar e facilita o acompanhamento dos resultados.
3. Prever demandas
O terceiro passo para uma gestão de transportadoras assertivas é prever as demandas. Isso significa que é necessário monitorar os dados dos meses anteriores para projetar como será a carga de trabalho no futuro.
Por exemplo, esse processo possibilita prever — e se preparar para resolver — problemas como atrasos, pagamentos de multas e tributos e até mesmo uma alta na demanda, que influencia na gestão do estoque.
Além disso, prever demandas também ajuda a cuidar melhor da sua frota, agendando vistorias para que os veículos não deem problemas bem no meio de um dia corrido, com centenas de entregas diferentes, atrasando todo o fluxo.
4. Controlar os custos
Não dá para fazer uma boa gestão de transportadoras, se você não acompanhar e controlar todos os custos logísticos. Neste ponto, anote todos os gastos regulares, como custos com manutenção de frota, impostos, de entregas etc.
Esse processo serve não apenas para dar mais controle sobre a gestão, mas também para identificar áreas que podem ter seus gastos reduzidos com um controle mais eficiente, entregando uma otimização do uso dos recursos.
>>>> Aprenda mais em: 6 dicas para reduzir custos com a ajuda do sistema TMS
5. Investir em tecnologia
A última dica é investir em tecnologia com um software para gestão de transportadoras. Na prática, essa ferramenta possibilita automatizar diversos processos repetitivos — como emissão de notas fiscais e outros documentos — e poupar bastante tempo no dia a dia.
Além disso, um bom software para gestão de transportadoras permite acompanhar todas as atividades, inclusive as despesas e os pagamentos de um mesmo local.
E sabe qual é o melhor do mercado? A resposta é simples: a Emite Aí! Com ela, você emite e captura documentos fiscais, faz a conciliação, acessa comprovantes de entregas e ainda define despesas complementares.
Se quiser saber tudo sobre os segredos das transportadoras de sucesso, preparamos um Guia especial com tudo que você precisa para abrir, administrar e evoluir sua transportadora. Clique no banner abaixo e confira.
Ficou curioso para saber mais? Então, fale com nossos especialistas e confira, na prática, como o melhor software para gestão de transportadoras do Brasil funciona!
