Você já se deparou com a Rejeição 539 na emissão de uma NF-e? Esse erro é muito comum na logística e é possível resolver com facilidade, portanto, não se preocupe!
Neste guia, esclarecemos detalhadamente o que significa Rejeição 539, como solucionar o problema e como fazer a gestão para documentos fiscais de forma que esse tipo de situação não volte a acontecer.
Siga a leitura para entender tudo!
O que significa Rejeição 539?
A Rejeição 539 é um código de erro que surge quando o sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) identifica que a numeração da NF-e (nota fiscal eletrônica) usada já foi utilizada em outra nota, mesmo que com dados diferentes — o que gera um erro de duplicidade.
Segundo o Manual de Orientação ao Contribuinte, essa NF-e pode ter sido autorizada com o mesmo CNPJ emitente, modelo, série e número, porém, com data de emissão, tipo de emissão, código numérico ou outras posições da chave de acesso diferentes.
Mas por que esse tipo de situação ocorre?
Causas frequentes da Rejeição 539
Há alguns motivos que levam ao código de erro. A situação pode acontecer tanto por falhas na sequência numérica das notas, quanto por erros no sistema.
Imagine o seguinte: em 2023, você emitiu uma NF-e com o número 100 e série 2. No ano seguinte, você realiza uma tentativa de autorização para uma nova NF-e com a mesma numeração e série. Dado que o ano de emissão é parte da chave de acesso, isso resulta em uma duplicidade do número da nota fiscal, mas com chaves de acesso diferentes.
Ficou claro? Então considere também a situação a seguir.
Ao enviar uma nota fiscal eletrônica com emissão normal, detecta-se uma instabilidade na comunicação com a SEFAZ. Assim, apesar da Secretaria da Fazenda ter recebido e autorizado a NF-e, o retorno indica o contrário.
Diante dessa situação, o usuário ativa o modo de contingência e reenvia a nota, que é recebida pela SEFAZ com uma chave de acesso diferente. Então, quando a Secretaria restaura seus serviços e recebe a NF-e com a chave de acesso diferente, ela retorna com a Rejeição 539.
Esse problema também é comum para empresas que optam por usar a mesma numeração tanto para a emissão normal quanto para a contingência.
>>> Leia também: Nota Fiscal Eletrônica: tudo o que você precisa saber sobre NFe [GUIA]
Equívocos no processo da emissão são uma dor de cabeça, mas saber como resolver a duplicidade de NF-e com diferença na chave de acesso é bem simples.
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Veja a seguir como corrigir o erro 539 na NF-e!
Como corrigir o erro 539 na NF-e?
Para corrigir o erro 539, basta alterar a numeração da NF-e para uma ainda não utilizada naquela série. Por exemplo, se anteriormente a sua empresa emitiu até a numeração 100, na série 2, o ideal é configurar a emissão a partir do número 101 dessa mesma série.
Se houver necessidade, é aconselhável que você consulte o contador da sua empresa de transporte de cargas para verificar qual foi o último número de NF-e aprovado e utilizado.
Essa consulta garante que você escolha um número de NF-e adequado e não utilizado anteriormente, e evita mais conflitos ou duplicidades de números de notas fiscais.
No entanto, se a causa da Rejeição 539 foi uma instabilidade na comunicação com a SEFAZ, pode ser necessário fazer contato com o suporte do emissor de NF-e para uma análise do problema.
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Agora você já sabe como resolver duplicidade de NF-e com diferença na chave de acesso! Fácil, não é?
Apesar disso, se você perceber que códigos de erro como esse estão aparecendo com frequência durante a emissão dos documentos, pode ser um sinal para tratar o problema pela raiz e implementar soluções eficazes a fim de prevenir recorrências no futuro.
Como prevenir futuros erros na emissão de notas fiscais?
Prevenir erros na emissão de notas fiscais é crucial para manter a conformidade fiscal, evitar problemas com a Receita Federal e não perder tempo com a tarefa.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo:
- promova o treinamento adequado;
- faça a validação de dados;
- inclua revisão e controle na rotina;
- mantenha a atualização regular;
- use a tecnologia para logística.
Primeiramente, é importante que a equipe responsável pela emissão dos documentos esteja devidamente treinada.
Além disso, adote procedimentos para validar todos os dados da NF-e antes de emiti-la, juntamente com um processo de revisão e controle interno para garantir a precisão das informações.
Outra dica é manter-se atualizado sobre as mudanças na legislação fiscal e adaptar os processos de emissão de notas fiscais conforme necessário.
Porém, mesmo com esses procedimentos, sua empresa permanece sujeita a erros humanos. E é aí que entra o uso da tecnologia!
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