O servidor SEFAZ é um sistema on-line ligado à Secretaria da Fazenda que permite que os contribuintes chequem a validade de documentos fiscais e visualizem suas versões eletrônicas de maneira centralizada.
Assim, você ganha mais agilidade na gestão da sua transportadora, pois consulta os registros necessários em um só lugar, tanto para garantir sua validade, quanto para checar a validade da emissão.
Preparamos o artigo a seguir para explicar melhor o assunto. Nas próximas linhas, você confere:
- qual o papel da SEFAZ;
- para que servem os servidores SEFAZ;
- passo a passo de como consultá-los;
- dicas para o bom gerenciamento da sua documentação fiscal.
Vamos lá?
O que é e qual o papel da SEFAZ?
A SEFAZ — Secretaria da Fazenda — é um órgão ligado ao Ministério da Fazenda que controla as despesas e receitas de cada um dos estados brasileiros e do Distrito Federal. Para tanto, existe uma versão da entidade em todas as unidades federativas que atuam nos seus respectivos limites.
A instituição também armazena em seu sistema todas as notas fiscais eletrônicas (Nf-e) para facilitar o acesso aos documentos.
Além disso, a SEFAZ realiza a emissão e consulta de outros documentos obrigatórios de transporte, como Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
O processo acontece por meio dos servidores SEFAZ, que são sistemas centralizados que não apenas executam programas — como os voltados para emissão de documentos fiscais —, mas também armazenam informações.
Por falar em registros, existem mais documentos de transporte de cargas obrigatórios. Ou seja, você precisa tê-los sempre em mãos para evitar problemas com a fiscalização. Confira a lista dos mais importantes no nosso blog!
Para que servem os servidores SEFAZ?
Os servidores SEFAZ servem para emitir e autenticar — validar — documentos fiscais eletrônicos, inclusive aqueles obrigatórios para o transporte de cargas e mercadorias, como NF-e, CT-e e MDF-e, de forma centralizada para facilitar o dia a dia das empresas.
Ademais, os sistemas — separados por estados e Distrito Federal — permitem que você, como contribuinte, cheque a validade dos registros e verifique se as plataformas de emissão e autenticação estão em pleno funcionamento.
Assim, você não perde tempo com tentativas de acessar um servidor indisponível.
Os documentos fiscais para empresas de logística são essenciais no processamento e pagamento dos impostos devidos aos órgãos federais, estaduais e municipais.
Entenda mais sobre o assunto no nosso artigo: como funciona a tributação no transporte de cargas!
Quais os problemas comuns do servidor SEFAZ?
Como qualquer outro servidor, pode acontecer do sistema da SEFAZ não funcionar em algumas ocasiões. Neste caso, um dos problemas mais comuns é o erro: “Não foi possível comunicar com a SEFAZ (28 – Timeout was reached)”, que indica uma lentidão no processamento.
Isto é, você não consegue emitir ou validar seus documentos fiscais naquele momento. Logo, precisa esperar alguns minutos antes de tentar novamente ou verificar a disponibilidade do sistema antes de qualquer ação.
Para aprender como consultar os servidores SEFAZ e agilizar seu dia a dia, siga o passo a passo que separamos a seguir!
Como consultar os servidores SEFAZ? Guia prático!
Para consultar a disponibilidade dos servidores SEFAZ, siga estes três passos simples:
- acesse o portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica da Secretaria da Fazenda;
- vá até o campo de serviços e escolha a opção consultar disponibilidade;
- verifique se o servidor SEFAZ corresponde ao seu estado está “no ar”.
O sistema usa uma tabela de cores bem fácil de entender para identificar este último ponto. Na prática, a marcação funciona da seguinte maneira:
- verde para quando todos os serviços estiverem disponíveis;
- amarelo para quando há alguma instabilidade no sistema;
- vermelho para quando o servidor apresenta uma falha de conexão ou falta de serviço.
Caso o servidor do seu estado esteja verde — disponível — basta acessar o endereço correspondente e emitir ou consultar seus documentos.
Por que você deve consultar os servidores SEFAZ com regularidade?
Consultar os servidores SEFAZ com frequência ajuda no planejamento diário da sua transportadora. Isso porque, com a ação, você consegue prever os horários com maior tráfego de usuários pela lentidão do sistema e se preparar para usar o software em outro momento.
Por exemplo, se você percebe que o servidor do seu estado sempre está lento ou indisponível no meio da manhã, pode passar a emissão das notas fiscais eletrônicas para o início da tarde, quando o sistema se regulariza.
Assim, ganha agilidade no seu dia a dia, pois você direciona o tempo gasto para atualizar constantemente a página para verificar se o software “voltou ao ar” para atividades mais estratégicas.
Além disso, o servidor SEFAZ sempre informa sobre atualizações na emissão de documentos. Portanto, vale a pena checá-lo para ver se há alguma alteração à qual você precisa ficar atento para não prejudicar sua transportadora.
Como manter o controle da documentação da sua transportadora?
Para emitir e gerenciar a documentação da sua transportadora, o ideal é contar com uma plataforma para controlar todo o processo de um só lugar.
A propósito, os sistemas emissores de documentos fiscais de transporte se conectam diretamente aos servidores SEFAZ. Assim, sempre que você expedir um registro, a declaração é armazenada diretamente na plataforma e fica disponível para consulta.
No mais, os sistemas do tipo agem como reserva da Secretaria da Fazenda. Desse modo, você não pausa a expedição dos seus registros, já que executa essa tarefa internamente, e depois, quando o software volta, envia os documentos para armazenamento.
A EmiteAí, por exemplo, é uma plataforma que conecta todo o seu processo logístico. Com o software, você pesquisa documentos no servidor SEFAZ, além de importar e emitir os demais registros fiscais para o bom funcionamento da sua empresa de logística.
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