Utilizar um sistema para transportadora já não é mais uma simples recomendação, mas sim uma necessidade essencial para empresas que lidam com a movimentação de mercadorias no Brasil.
Afinal, a logística de transportes inclui muitas etapas que compõem um fluxo de trabalho complexo e burocrático, as quais apenas um sistema inteligente e integrado pode solucionar em larga escala.
É claro que você pode começar sua gestão utilizando planilhas no Excel. Porém,com o crescimento do volume de trabalho, da frota e da movimentação de mercadorias e capital, é imprescindível migrar para uma ferramenta que automatize parte do processo.
Isso porque, sem ela , você pode enfrentar problemas, como baixa produtividade, aumento do retrabalho, além de erros relacionados a múltiplas frentes, como os da área fiscal.
Por outro lado, um sistema para transportadora integra as múltiplas informações e atividades com as quais você precisa lidar diariamente, como:
- emissão de todos os documentos do transporte
- cadastro, captura e recebimento automático de XML (Sefaz);
- conciliação de todos os documentos a pagar;
- criação de relatórios;
- emissão de comprovante de entrega;
- cadastro, solicitação, controle e padronização de despesas complementares e muito mais.
Logo, para garantir eficiência e segurança a todos, desde os fornecedores, veículos de transporte, vendedores, caminhoneiros e, claro, consumidores, um software para transportador faz toda a diferença.
O que é um sistema para transportadora?
Um sistema para transportadora, ou TMS (Transportation Management System) é uma ferramenta projetada para gerenciar as operações de uma empresa de transporte e logística, com o foco em integrar, automatizar e permitir a execução das etapas do processo de transporte, desde a gestão de pedidos até a entrega final.
Entre os principais objetivos de um sistema para transportadora, destacam-se:
- automatizar processos;
- aumentar a eficiência operacional;
- reduzir erros e retrabalho.
Tudo isso é alcançado porque o software é capaz de:
- conduzir a gestão completa da empresa;
- diminuir o tempo necessário para que todo o fluxo de trabalho aconteça;
- reduzir custos operacionais;
- melhorar os processos para todos os envolvidos.
Contudo, devido às necessidades específicas desse tipo de empresa, como o controle de frotas e motoristas e o rastreamento de cargas, um sistema para transportadora precisa ser uma solução criada especialmente para o setor. Ou seja, não basta ser um sistema de gestão de empresas comum.
O que um software para transportadora deve fazer?
Na prática, o sistema para transportadora deve incluir:
- emissão e controle de documentos necessários para expedição e controle do transporte;
- emissão de notas fiscais;
- módulos para o gerenciamento de frotas e motoristas;
- gestão de pedidos;
- rastreamento de cargas;
- controle financeiro;
- importação facilitada de XML, entre outros recursos.
Na lista de documentos necessários para expedição e controle do transporte, que um sistema pode automatizar, estão:
- CT-e, Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- NFS-e, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
- MDF-e, Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais;
- averbação de cargas;
- CIOT, Código Identificador da Operação de Transporte;
- vale pedágio;
- DT-e; Documento Eletrônico de Transporte.
6 dicas para escolher o melhor sistema para transportadoras
Para escolher o melhor sistema para transportadora, é fundamental que você:
- Identifique as necessidades da empresa
- Procure por sistemas que facilitem a emissão de seus documentos fiscais de transporte
- Avalie a qualidade e velocidade do suporte
- Verifique o custo-benefício
- Verifique a usabilidade do software
- Informe-se sobre a segurança do sistema utilizado
A seguir, detalhamos cada um destes passos.
1. Identifique as necessidades de sua empresa
A primeira etapa do processo de escolha de um software para transportadora é conhecer bem as necessidades de sua empresa em relação à logística.
Observe, por exemplo, o volume de mercadorias movimentadas, para então escolher planos mais adequados à sua realidade.
Nessa etapa, vale a pena considerar como o software vai ajudar a superar os principais desafios que empresas do setor enfrentam, como:
- falta de profissionais;
- insegurança no transporte de cargas;
- erros na emissão manual de documentos para transporte de mercadorias;
- valor de frete defasado e mais.
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Trace um plano de expansão também e veja se o serviço que você está contratando poderá acompanhar seu crescimento.
Dessa forma, você terá um panorama a curto, médio e longo prazo, em relação às suas necessidades.
2. Procure por sistemas que facilitem a emissão de seus documentos fiscais de transporte
Uma das principais funções que você poderá encontrar em um bom software para transportadora é em relação aos documentos fiscais de transporte.
Por meio de um sistema, você pode emitir de forma rápida, muitas vezes em questão de segundos, os documentos que já listamos acima, como CT-e, NFS-e, MDF-e e outros.
Tudo de maneira simples e organizada.
3. Avalie a qualidade e velocidade do suporte
O atendimento que você receberá é essencial para a garantia de que o sistema estará disponível e em funcionamento o tempo todo. Isso é essencial para garantir que você não ficará de mãos atadas quando algum problema acontecer com a ferramenta.
Priorize plataformas que ofereçam um canal de comunicação aberto, com tempo de resposta reduzido e outros recursos de suporte.
4. Verifique o custo-benefício
É claro que o preço da contratação de um sistema para transportadora é um dos elementos que devem ser considerados por você ao escolher a melhor opção para o negócio.
Contudo, mais do que o valor isolado, pondere também sobre os benefícios e recursos oferecidos pelo sistema. Lembre-se de que o barato pode sair caro!
5. Verifique a usabilidade do sistema
É vital que um software tenha uma boa interface fácil de usar e compreender.
Por isso, procure por sistemas que, além de robustos, também sejam leves e fáceis de usar e que possam ser acessados diretamente na nuvem.
Isso permite que você tenha acesso à ferramenta em qualquer lugar do mundo, a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. Tudo isso sem se esquecer da segurança.
6. Informe-se sobre a segurança do sistema utilizado
Um aspecto obrigatório para qualquer sistema para transportadora é a capacidade de oferecer a segurança necessária ao funcionamento de sua empresa.
Por isso, procure informações sobre as medidas de segurança que a empresa oferece para seus serviços.
Leia também: 6 passos para implementar um software na sua transportadora
Vantagens de um sistema para transportadora
Entre as vantagens de um sistema para transportadora, estão:
- gestão integrada de processos;
- facilidade na emissão de documentos como notas fiscais, CIOT, averbação;
- rapidez no tratamento de dados;
- agilidade para resolver problemas;
- mais controle na gestão de tarifas de fretes;
- sistema de gestão de frotas facilitado;
- alta performance no faturamento.
Essas são apenas algumas das vantagens que você pode encontrar em um bom software para transportadora.
Quanto custa um sistema para transportadoras?
O preço de um sistema para transportadoras pode variar muito de negócio para negócio, ou mesmo em relação aos recursos oferecidos.
Uma boa dica é encontrar uma empresa que ofereça um canal aberto para experimentar seus serviços e conversar sobre as soluções que você precisa.
E é por isso que te convidamos a conhecer a Emiteaí um sistema completo que oferece ampla integração de processos e fluxos de trabalho, reunindo tudo o que você precisa em uma única plataforma.
A ferramenta permite que você gerencie e otimize seu transporte de carga, oferecendo tudo o que tratamos aqui neste artigo e muito mais, incluindo:
- emissão de todos os documentos do transporte de cargas;
- captura automática XML (Sefaz);
- conciliador de todos os documentos a pagar;
- dashboard com a visão gerencial da base conciliada;
- upload de Imagem comprovantes;
- API aberta para integração com outros APPs;
- cadastro e padronização de despesas complementares;
- definição de alçadas e fluxos de aprovação;
- relatório de pagamentos dos fornecedores;
- parametrizador de regras para pagamento automático;
- lançamento automático de documentos; e muito mais.
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