No complexo mundo da logística e transporte, cada detalhe importa, especialmente quando se trata de conformidade fiscal e documentação. Nesse contexto, o Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CTe OS) surge para simplificar e regulamentar a prestação de serviços de transporte que não envolvem mercadorias.
Mas, afinal, o que é CTe OS?
Nas próximas linhas, você confere um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre esse importante documento, desde sua definição e finalidade até quando, como e quem pode emitir o CTe OS.
Ao longo deste conteúdo, vamos explicar também qual a diferença entre CTe e Cte OS e quais documentos ele substitui.
Boa leitura!
O que é CTe OS
O CTe OS é um documento fiscal eletrônico que visa legalizar e documentar operações de transporte de serviços que não incluem transferência de mercadorias, mas sim transporte de passageiros, reboque de veículos, mudanças e outras atividades.
O comprovativo foi instituído por meio do Ajuste SINIEF 21/10. Depois, foi regulamentado pelo Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) — versão 6.0 — e passou a valer mesmo em outubro de 2017 para as empresas que já faziam a emissão do CTe comum (e em abril do ano seguinte para as demais empresas).
A criação do CTe OS surgiu da necessidade de tornar mais simples e atual a emissão de documentos fiscais eletrônicos no Brasil.
A iniciativa permitiu que outros serviços de transporte intermunicipal, interestadual ou internacional (que não o de mercadorias) tivessem o seu registro adequado e fossem devidamente tributados.
O CTe OS substituiu o antigo modelo de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC), que costumava ser emitido em papel — elevando os custos e a burocracia para as empresas transportadoras.
E mais: com o CTe OS, é possível integrar as informações fiscais com outros sistemas, como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
Veja também: Tudo que você precisa saber sobre MDF-e
Qual a diferença de CTe e Cte OS?
A principal diferença entre CTe e CTe OS é que, enquanto o primeiro é usado para documentar e legalizar o transporte cargas, o segundo deve ser emitido nos casos de prestação de serviços de transporte que não envolvem mercadorias, o que inclui transporte de passageiros, reboque de veículos, carro forte, caminhão de mudanças, entre outros.
O CTe documenta, para fins de fiscalização, o transporte de cargas feito em qualquer modalidade: rodoviário, aéreo, ferroviário e marítimo.
O CTe OS, por sua vez, foi criado para contemplar atividades e serviços de transporte que, até então, não tinham cobertura pelo CTe.
Sua emissão reduz os custos com impressão e armazenamento de documentos, otimiza o tempo de parada dos veículos nos postos de fiscalização, diminui as falhas de escrituração e simplifica a gestão contábil da empresa.
Leia também: CTe de anulação e substituição: entenda as mudanças na emissão em 2023
Quando emitir CTe OS?
O CTe OS deve ser emitido quando a empresa prestar um serviço de transporte que não envolva o deslocamento de mercadorias de um ponto para outro.
Por exemplo, é necessário emitir o CTe OS quando uma empresa realiza o transporte de passageiros, como ônibus de turismo, van escolar, táxi ou qualquer serviço que envolva o deslocamento de pessoas.
Quem pode emitir CTe OS?
Quem pode emitir CTe OS são as empresas que desempenham as seguintes atividades de transporte:
- fretamento de passageiros;
- reboque de veículos;
- mudanças residenciais ou comerciais;
- transporte de valores, como carro forte;
- transporte de carga própria.
É importante ressaltar que a emissão do CTe OS depende de regulamentações fiscais específicas de cada estado. Portanto, você deve consultar a legislação vigente na Unidade Federativa em que sua empresa atua.
Assim, é possível assegurar o cumprimento das obrigações fiscais relacionadas a esses serviços de transporte.
Quais documentos o CTe OS substitui?
O CTe OS pode substituir uma variedade de documentos que antes precisavam ser emitidos em papel. São eles:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário, Ferroviário, Aquaviário e Aéreo de Cargas;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7.
Dessa maneira, simplifica-se toda a documentação necessária para regulamentar a prestação de serviços de transporte.
Como emitir o CTe OS? Passo a passo!
Para fazer a emissão do CTe OS, é necessário seguir alguns passos fundamentais. Confira abaixo quais são eles.
- Credenciar a empresa na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado;
- Obter um certificado digital no padrão ICP-Brasil;
- Usar um software emissor de CTe OS;
- Preencher todos os campos para descrever o serviço prestado, como identificação do emitente, do tomador e do prestador do serviço, do veículo, do motorista, da origem e do destino e os impostos incidentes;
- Enviar o arquivo XML do CTe OS para a Sefaz e aguardar a validação e a autorização do documento;
- Imprimir o Documento Auxiliar do CTe OS (DACTE OS), que deve acompanhar o transporte.
Você precisa emitir o CTe OS, preferencialmente, antes que o serviço de transporte se inicie.
Caso não seja possível, é necessário fazer a emissão de um formulário de contingência, que depois será substituído pelo CTe OS. O prazo para essa substituição é de 168 horas.
Emissão de documentos fiscais de transporte é com a Emiteaí!
Como você viu neste guia sobre o que é CTe OS, o documento simplifica e agiliza as operações de transporte de serviços, eliminando a necessidade de emissão de documentos fiscais em papel.
Entender sobre toda a documentação e estar com os documentos em dia é a chave para uma operação de transporte bem-sucedida e em conformidade com as regulamentações vigentes.
A falta dos documentos pode resultar em perdas financeiras, atrasos e danos à reputação da empresa.
Nesse sentido, para manter os documentos em dia e evitar problemas com os órgãos de fiscalização, você pode contar com a Emiteaí para ser sua parceira.
Oferecemos soluções especializadas para aprimorar as suas operações logísticas, garantindo:
- controle de ocorrências, como custos não planejados na operação;
- emissão de documentos em uma única plataforma;
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- previsibilidade e organização do fluxo de caixa;
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