Em busca de estratégias e ferramentas para otimizar e modernizar as operações da sua empresa? Então, você precisa saber para que serve o EDI.
Os recursos tecnológicos podem ser grandes aliados do setor rodoviário, especialmente para negócios que lidam com diversos processos e operações.
Entre os principais para a logística, está o EDI, uma tecnologia que simplifica o compartilhamento de informações. E, consequentemente, facilita a logística da sua empresa. Demais, não é?
Se você ainda não está por dentro do assunto, chegou a hora de entender o que é EDI na logística e seus benefícios. Neste artigo, você verá:
- o que é o sistema EDI;
- quais são os tipos de EDI;
- os principais benefícios do sistema para o setor rodoviário.
Vamos lá? Boa leitura!
O que é o sistema EDI?
O sistema EDI, Intercâmbio Eletrônico de Dados em português, é uma tecnologia que permite a troca automatizada de informações entre empresas. Os dados são enviados de forma eletrônica, a partir dos sistemas escolhidos (independentemente de serem o mesmo ou não), facilitando a comunicação comercial e alinhando as operações.
Esse recurso pode ser usado nos mais diversos setores, por qualquer empresa que deseje padronizar o envio de informações. Por ser uma tecnologia automatizada, ela reduz o trabalho manual, otimizando tempo e reduzindo as chances de erros.
E, na logística, o que é EDI? Confira a seguir!
O que é EDI na logística?
Na logística, o EDI possui a mesma finalidade: facilitar e melhorar a comunicação. Dessa forma, ele otimiza os processos de transporte e distribuição.
Ele pode ser usado por todo profissional envolvido na cadeia de transporte. Neste caso em específico, a maior vantagem é reduzir os custos que envolvem esse processo e torná-lo mais ágil e confiável.
Por exemplo: imagine que uma empresa contratou seus serviços para realizar o transporte de mercadorias, e ambas concordaram com o uso do EDI para facilitar a comunicação.
Logo, de forma automática, as notas fiscais das cargas que serão transportadas chegarão até você, virtualmente.
Do seu lado, à medida que as entregas forem realizadas, a contratante receberá um arquivo contendo todas as informações da operação, facilitando a rastreabilidade.
Esse mesmo processo pode ser feito com outros arquivos, como os dados de pedidos, remessas, pagamentos e afins.
Quais são os tipos de EDI?
Entre os principais tipos de comunicações que o EDI pode intercambiar, estão: notas fiscais; ocorrência de entrega; documento de cobrança, fatura de serviços, entre outras. A troca dessas informações pode ser feita de diferentes formas, com características e níveis de complexidade específicos, a depender da padronização acordada entre os parceiros.
6 benefícios do EDI para o setor rodoviário
Agora que você sabe o que é o EDI na logística, é hora de falar dos benefícios do EDI para as transportadoras, embarcadores e outros profissionais. São eles:
1. redução de erros;
2. agilidade nos processos;
3. redução de custos;
4. maior rastreabilidade;
5. melhor integração com os parceiros comerciais;
6. conformidade com as regulamentações.
A seguir, confira cada um em mais detalhes.
1. Redução de erros
Com o EDI e a automatização de certos processos, sua empresa tem a chance de reduzir significativamente os erros.
Afinal, já não há mais a necessidade de fazer entradas manuais de dados, o que pode resultar em informações duplicadas ou imprecisas. Ou seja: até o retrabalho é evitado com o uso da tecnologia.
Em outras palavras, os processos tendem a se tornar mais eficientes e confiáveis.
2. Agilidade nos processos
Imagine ter que emitir cada documento que envolve uma operação de transporte, em diferentes sistemas, autorizá-los junto aos órgãos competentes para, depois de tudo isso, enviar cada arquivo aos seus parceiros comerciais.
Só em pensar você já perdeu tempo, não é?
Nesse cenário, contar com a EDI na logística pode tornar os processos mais ágeis, já que a troca de informações se torna mais rápida.
Dessa forma, todo o tempo da operação é beneficiado: a comunicação é facilitada e até mesmo o prazo das entregas pode ser reduzido.
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3. Redução de custos
Um sistema eletrônico, como o EDI, substitui a necessidade de documentos físicos. Consequentemente, sua empresa consegue reduzir custos.
Isso também vale para o retrabalho, evitado com a tecnologia, e que poderia gerar gastos adicionais.
Outra “economia” que a comunicação mais eficiente proporciona é a diminuição do tempo gasto nos trajetos. O que, indiretamente, também ajuda a otimizar seus investimentos.
4. Maior rastreabilidade
Facilitar a visibilidade e rastreabilidade pode contribuir para as operações comerciais do seu negócio, e esta é outra vantagem do EDI.
Isso porque a tecnologia fornece uma visão mais clara e precisa do status das remessas durante o transporte.
Esse acesso facilitado a essas informações favorece um melhor planejamento e monitoramento das entregas.
5. Melhor integração com os parceiros comerciais
Não há nada melhor para manter todos os envolvidos na “mesma página” do que uma comunicação transparente e padronizada, não é? E o EDI é um dos recursos logísticos que permite essa integração entre as empresas parceiras.
Uma vez que as informações são trocadas automaticamente, as chances de que não há o processo seja parado ou aconteça intercorrências reduz significativamente.
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6. Conformidade com as regulamentações.
Assim como outros setores, o transporte rodoviário possui regulamentações e regras específicas que toda empresa precisa, obrigatoriamente, seguir.
Essa é uma vantagem de usar o EDI na logística: além de automatizar e padronizar a comunicação, a tecnologia facilita o cumprimento das normas, garantindo que os arquivos enviados com as informações das operações estejam de acordo com os requisitos legais.
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