A Rejeição 569 é um problema recorrente para transportadoras que lidam com documentos fiscais eletrônicos.
A situação acontece quando a data de entrada em contingência de um documento fiscal, como o CT-e, está muito atrasada em relação à data de emissão ou transmissão. Essa rejeição traz diversas complicações fiscais e operacionais, por isso, é essencial entender como o problema funciona, o que causa e como resolver o problema.
Neste artigo, você vai entender o que causa a Rejeição 569, aprender as melhores formas de corrigir esse erro e descobrir como sistemas de gestão para documentos fiscais ajudam a evitar que essa rejeição ocorra. Vamos lá?
O que é a Rejeição 569?
A Rejeição 569 é uma mensagem de erro fiscal que indica que a data de entrada em contingência de um documento fiscal eletrônico está muito atrasada em relação à data real de transmissão.
Esse comunicado geralmente acompanha um documento em contingência — ou seja, quando o sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) está temporariamente fora do ar ou a conexão de internet não está disponível. Nessa situação, o documento sai off-line posteriormente é enviado à SEFAZ.
Porém, se houver um atraso excessivo na transmissão, a SEFAZ identifica que a data de entrada em contingência não condiz com o tempo real de emissão, o que gera a rejeição. Trata-se de um problema que afeta documentos como CT-e, NF-e e outros usados em operações logísticas.
Leia também: Rejeição 434 na emissão de NF-e: resolução passo a passo
O que causa a Rejeição 569?
A Rejeição 569 ocorre por uma série de fatores, todos relacionados ao processo de emissão e transmissão de documentos fiscais eletrônicos. As causas mais comuns são:
- Desalinhamento de data e hora no sistema: um erro comum é a configuração incorreta da data e hora no sistema que emite o documento fiscal. Se o relógio do servidor ou do dispositivo usado estiver fora de sincronia com a hora oficial de Brasília, resulta na rejeição por data de entrada em contingência muito atrasada;
- Atraso na transmissão do documento: se o documento for emitido em contingência, mas a transmissão à SEFAZ demorar além do permitido, a data de entrada em contingência será rejeitada por estar muito distante da data de emissão;
- Problemas na gestão de contingência: algumas transportadoras não têm processos claros para gerenciar a emissão de documentos fiscais em contingência, o que leva a lapsos no controle do tempo entre a emissão e a transmissão e gera a Rejeição 569.
Como resolver a Rejeição 569?
Agora que você sabe as causas, é importante entender as etapas necessárias sobre como resolver a Rejeição 569 e evitar complicações fiscais. Veja o passo a passo:
1. Verifique a data e hora do sistema
O primeiro passo é garantir que o sistema que emitiu o documento fiscal esteja com a data e hora corretas, sincronizadas com o horário oficial de Brasília. Assim, você evita que a data de entrada em contingência fique inválida devido ao desalinhamento de horários.
2. Corrija a data de entrada em contingência
Se a Rejeição 569 ocorrer, é importante corrigir a data de entrada em contingência. Certifique-se de que a data informada no documento fiscal eletrônico reflita o momento exato em que o documento entrou em contingência.
3. Reenvie o documento corrigido
Após corrigir a data de entrada em contingência, o próximo passo é reenviar o documento fiscal eletrônico para a SEFAZ. É importante realizar esse procedimento com a data correta, para que o sistema fiscal possa validar o documento sem rejeições.
4. Utilize um TMS
Para evitar que a Rejeição 569 ocorra repetidamente, adotar um sistema eficiente de gestão para documentos fiscais, como um TMS (Transportation Management System), é uma solução eficaz.
Esses sistemas ajudam a automatizar o processo de emissão e controle de documentos e asseguram o preenchimento correto das datas e a transmissão dos documentos dentro dos prazos estabelecidos.
Como prevenir a Rejeição 569 com tecnologia para logística?
A implementação de tecnologia para logística é fundamental para evitar a Rejeição 569 e outros problemas fiscais. Ferramentas como sistema para transportadoras não só automatizam a emissão de documentos fiscais, mas também monitoram todas as etapas do processo, desde a criação do documento até sua transmissão para a SEFAZ.
Confira abaixo algumas das principais vantagens de adotar um sistema tecnológico para sua transportadora:
1. Automação do processo de emissão
Um TMS permite que sua transportadora automatize a emissão de CT-e, NF-e e outros documentos fiscais. Esse sistema reduz significativamente o risco de erros manuais, como preenchimento incorreto da data de entrada em contingência ou atrasos na transmissão do documento.
2. Monitoramento em tempo real
Esses sistemas também oferecem monitoramento em tempo real, o que significa que você acompanha a emissão de documentos fiscais e identifica rapidamente quaisquer problemas, como a data de contingência incorreta.
3. Melhoria da conformidade fiscal
Ao utilizar um sistema de gestão para documentos fiscais, sua transportadora garante que todos os documentos emitidos estão em conformidade com as exigências da SEFAZ e minimiza o risco de erro como a Rejeição 569.
Quais as vantagens de utilizar um sistema para transportadoras?
Adotar um sistema de gestão como o TMS traz diversas vantagens para as transportadoras, principalmente em relação à emissão de documentos fiscais eletrônicos. Aqui estão alguns benefícios.
1. Redução de erros como data de entrada em contingência muito atrasada
A automação minimiza a chance de erros ao evitar problemas como a inserção incorreta da data de entrada em contingência.
O processo se torna mais preciso e reduz a necessidade de correções manuais, o que aumenta a segurança e confiança nos documentos fiscais emitidos e melhora a qualidade geral das operações.
2. Maior eficiência operacional
O sistema torna a emissão e transmissão de documentos fiscais mais ágil e permite que as transportadoras cumpram os prazos de forma eficaz.
Com a automação dos processos, a equipe concentra os esforços em atividades estratégicas e reduz atrasos. Assim, as operações logísticas funcionam com maior fluidez e produtividade.
3. Conformidade garantida
Um sistema adequado garante que a transportadora siga corretamente todas as regras fiscais exigidas. Essa tecnologia alerta sobre possíveis erros e impede a emissão de documentos fora do padrão legal.
Dessa forma, evita-se rejeições, o que assegura a regularidade nas operações fiscais e protege a empresa de multas.
4. Redução de custos
A eliminação de retrabalhos, aliada à automatização, permite uma emissão mais rápida e precisa.
A empresa economiza em recursos destinados à correção de documentos rejeitados. Além disso, o uso eficiente do sistema reduz custos operacionais e melhora a rentabilidade das operações fiscais.
Viu só? A Rejeição 569 causa sérias complicações para transportadoras, mas você consegue corrigir esse erro com as medidas certas.
Com um sistema de gestão para documentos fiscais eficiente, sua transportadora não só evita a Rejeição 569, mas também melhora a eficiência operacional e garante a conformidade com as normas fiscais.
Para garantir que sua transportadora esteja sempre em dia com a legislação, invista em tecnologia e em um sistema que ofereça automação e controle completo dos processos fiscais, como a EmiteAí! Olha só como a ferramenta funciona:
Gostou? Então solicite uma demonstração gratuita da Emiteaí, e simplifique a sua gestão de documentos fiscais hoje mesmo!
