Segurança é um item fundamental para as transportadoras. Afinal, as mercadorias ficam expostas a todo tipo de ocorrência a partir do momento que saem do depósito. Por esse motivo, é de extrema importância fazer a averbação de cargas de todas as operações.
Esse processo, que envolve informar à seguradora os dados sobre o que seus motoristas transportam, é essencial para garantir que produtos fiquem assegurados e que você receba o reembolso em casos de danos.
Que tal aprender a importância e como fazer? Basta continuar a leitura porque, no artigo a seguir, explicamos tudo sobre o assunto!
O que é a averbação de cargas?
A averbação de cargas consiste em informar à seguradora os dados referentes ao transporte de mercadorias (como origem, informações do veículo e condutor, valores, quantidades de itens, peso). O objetivo é conseguir a cobertura dos danos e minimizar os custos para a transportadora, caso ocorra algum problema durante a entrega.
Após comunicar à seguradora, cada carga recebe um número de 15 dígitos que funciona como um código que identifica as entregas e aparece no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Quem regula a ação (que é obrigatória) é a SUSEP (ou Superintendência de Seguros Privados). Inclusive, o órgão estabeleceu, por meio da portaria 247, que as transportadoras devem averbar diariamente todos os dados de transportes, sem exceção, antes do início de cada viagem.
Vale ressaltar que a portaria permite que a seguradora recuse pagar uma indenização às empresas que não averbarem todos os seus documentos antes das viagens (ou só executem o procedimento após o processo). Por isso, é bom ficar atento aos prazos.
Aliás, temos um artigo que explica tudo que você precisa saber sobre o MDF-e. Aproveite para conferir!
Qual a relação entre a averbação de cargas e o seguro RCTR-C?
O processo de averbação de cargas é obrigatório para você ter direito de receber o seguro RCTR-C ou Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (também conhecido como seguro de acidentes) em caso de quaisquer problemas durante o transporte.
Isto significa, que sem esse processo de comunicar à seguradora o conteúdo da entrega, você corre o risco de perder dinheiro, uma vez que pode não receber o reembolso ou ressarcimento se acontecer um acidente no meio do caminho.
Quais são os dados essenciais para averbar uma carga?
A averbação de carga depende de alguns dados essenciais. Caso contrário, você pode ter a cobertura de danos negada pela sua seguradora. Portanto, não se esqueça de adicionar as seguintes informações!
1. Valor total da carga transportada e seus dados completos
Por se tratar de apólice de seguros, você precisa averbar (registrar) o valor das mercadorias junto às seguradoras. Lembre-se ainda de que é necessário respeitar os limites de cobertura do plano que você contratou, viu?
Até porque, o valor que aparece no documento de averbação serve como base de cálculo para os ressarcimentos. Portanto, ajuda a não perder dinheiro.
2. CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico e chave de acesso
Outro dado indispensável na averbação de cargas é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (o CT-e). O documento atesta o trajeto que a mercadoria percorre até chegar às mãos dos clientes.
Logo, é de suma importância para garantir o direito ao seguro. Um detalhe é que o CT-e pode identificar cargas perigosas, perecíveis e frágeis, que são mais propensas a danos e, por isso, devem estar devidamente sinalizadas.
3. Dados do veículo e do motorista
As informações sobre o motorista também são essenciais para o processo de averbação de cargas, visto que a seguradora faz a checagem dos dados para garantir que são as mesmas apresentadas no contrato do seguro. Portanto, muita atenção no preenchimento da averbação.
4. Identificação da apólice de seguro
Por último, certifique-se de informar os dados da apólice de seguro. Isto é, o documento que estabelece as regras para reembolso e ressarcimento, já que estas informações são necessárias para calcular o valor que a seguradora precisa pagar.
Como fazer a averbação de cargas?
Você pode fazer a averbação de cargas de duas maneiras: manual ou eletrônica. No processo manual, deve enviar toda a documentação para a seguradora por conta própria.
Normalmente, neste método você conta com o auxílio de planilhas ou formulários que as empresas disponibilizam para padronizar o procedimento e envolve os passos que você confere a seguir!
1. Escolher uma boa seguradora
O primeiro passo para fazer a averbação de cargas é escolher uma boa seguradora de transporte. O ideal é que a empresa tenha:
- reputação sólida no mercado;
- bom custo-benefício;
- cadastro na SUSEP;
- alta cobertura de incidentes.
Também avalie o setor de suporte ao cliente, já que este será o seu contato com a empresa caso precise de reembolso um dia.
2. Reunir as informações obrigatórias
O segundo passo é reunir as informações obrigatórias detahadas no início deste conteúdo. Lembre-se de sempre checar os dados mais de uma vez antes de enviar para ter certeza de que não esqueceu ou coletou um número (ou nome) errado.
3. Preencher (e revisar) os formulários
Ao acessar a página da sua seguradora, você, provavelmente, encontra um formulário para fazer a averbação de carga. Basta preencher os campos obrigatórios com os dados certos e enviar. Bem fácil, concorda?
Após concluir esse passo, você precisa apenas aguardar a emissão do código no MDF-e.
Como automatizar os processos de averbação de cargas?
Lembra que falamos que existem duas maneiras de fazer averbação de cargas? No tópico anterior, ensinamos a forma manual, e a automática é ainda mais fácil.
O processo eletrônico acontece mediante a integração entre um sistema de gestão de transportes (o TMS da transportadora) com o software da seguradora.
Com essa conexão você consegue registrar todos os dados com mais segurança e agilidade, uma vez que ocorre uma transferência direta entre as duas plataformas, o que também evita falhas humanas.
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