Como fazer a gestão de ocorrências nos transportes?

Ocorrências nos transportes

O objetivo nos transportes é fazer com que as entregas sejam feitas de forma correta. Entretanto, é comum que ocorram divergências como: acidentes, perdas, roubos e extravios resultantes das ocorrências nos transportes. Neste conteúdo abordaremos os principais fatores destas ocorrências e como gerenciá-las. Acompanhe.

O que são as ocorrências nos transportes?

Sabemos que o transporte de cargas alimenta uma grande cadeia de suprimentos e é indispensável para que a entrega aconteça de forma eficiente. No entanto, as mercadorias estão suscetíveis a acidentes, roubos e outros eventos chamados de ocorrências pelos transportadores.

Tais ocorrências resultam em atrasos, extravios e perda de mercadorias que geram custos extras e afetam todo processo logístico. 

Tipos de ocorrências: 

  • Acidentes

Mesmo durante a pandemia da COVID 19 em 2020 os acidentes de trânsitos cresceram 2,5% em relação ao ano de 2019, segundo dados do Ministério da Saúde, em 2020 morreram 33.497 pessoas em decorrência do trânsito brasileiro.

Isso é considerado um risco para os motoristas e seus veículos, que estão expostos a diversos perigos nas rodovias brasileiras. 

  • Roubo de cargas

Um levantamento feito pela Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística – NTC&Logística – aponta que os roubos de carga tiveram aumento de 1,7% em 2021 totalizando 14.400 registros. Essa ocorrência pode gerar prejuízos milionários para os transportadores e embarcadores. 

  • Ocorrências de entregas

Podem ser endereços não encontrados ou ausência de um receptor da mercadoria, que faz a carga voltar ao centro de distribuição, ocasionando uma “reentrega”.

Nesta ocorrência é solicitado um novo frete, gerando custos extras para a transportadora com combustível, pedágio, impostos e emissão de outros documentos. 

Guia de Transportadoras

Como fazer uma gestão de ocorrências eficiente?

Com o intuito de evitar prejuízos com as ocorrências nos transportes, é necessário aplicar uma gestão de entregas eficiente, com ela mesmo que haja ocorrências elas não prejudicam outras etapas do processo logístico.

Sendo assim, a gestão de ocorrências nas entregas é necessária para mitigar perdas de recursos e melhorar a satisfação dos transportadores e seus clientes. Alguns passos devem ser seguidos para garantir a boa gestão: 

    1. Estabeleça um canal de registro 

Esse canal é importante para que todos os envolvidos no processo de entrega sejam notificados rapidamente a respeito da ocorrência. 

De preferência, o canal deve permitir anexar documentos, registrar localização e horário, atribuir responsabilidades, além de ser acessível para que todos se atualizem quanto ao status da entrega. 

   2. Defina um padrão de atribuição 

A depender da ocorrência, diferentes setores da empresa podem ser envolvidos, como: comercial, financeiro ou até mesmo o próprio cliente. Logo, é necessário estabelecer regras para que os responsáveis recebam a notificação desta ocorrência e solucionem o quanto antes. 

  3. Resolução

Após registrada a ocorrência e notificado o responsável no canal definido, é preciso que próximas ações sejam tomadas rapidamente, para que o processo não pare.

Convém definir previamente os próximos passos para cada tipo de ocorrência, tais como acionar o seguro, entrar em contato com o cliente, emitir novos documentos, entre outros. 

  4. Análise do histórico das ações de ocorrência

Identifique, por indicadores, as ocorrências mais comuns e define ações para reduzir esses eventos e melhorar a satisfação de colaboradores e clientes. 

Vantagens da gestão de entregas

Tanto a transportadora quanto o embarcador são beneficiados pela gestão de entregas e ocorrências, pois através dela é possível fazer a auditoria financeira de gastos complementares. 

Estes gastos complementares podem ser atribuídos a outros responsáveis, não deixando todos os custos para a transportadora, minimizando os prejuízos gerados pelas ocorrências.

Através da análise das ocorrências os gestores conseguem visualizar melhor as operações e tomar decisões rapidamente. Ademais, a gestão de entregas melhora a produtividade e o fluxo de informações em todo ciclo logístico, desde a saída do centro de distribuição até a entrega ao cliente final. 

Qual o melhor canal para registrar essas ocorrências dos transportes? 

Atualmente existem sistemas com módulos exclusivos para ocorrências, no qual o transportador pode registrar as ocorrências, conhecidos como TMS – Transportation Management System – ou Sistema de Gerenciamento de Transporte. 

Além de automatizar os processos de transporte, o TMS facilita a gestão de ocorrências, proporcionando a roteirização das entregas, acompanhamento em tempo real da mercadoria e consequentemente mais segurança para os envolvidos. 

O sistema Emiteaí possui o módulo de gestão de ocorrências sem custos adicionais. Peça uma demonstração para um de nossos consultores. 

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