Nota de devolução de mercadoria: para que serve e como emitir

nota de devolução de mercadoria

A nota de devolução de mercadoria é o documento fiscal que anula, parcial ou totalmente, uma transação comercial, respaldando o retorno do produto para o destinatário — seja uma devolução entre consumidor final e empresa ou entre dois negócios.

Em ambos os cenários, você precisa saber:

  • como se faz uma nota de devolução de mercadoria;
  • se tem prazo para fazer NF de devolução e os custos envolvidos;
  • quem emite a nota de devolução de mercadoria. 

Para te ajudar, trouxemos, neste conteúdo, um guia sobre nota de devolução, incluindo os passos para emiti-la e os cuidados para o cumprimento das normas fiscais.  

Quer saber mais sobre o tema? Então, continue a leitura até o final! 

Qual a importância da nota de devolução? 

Além de te manter em dia com a legislação, a nota fiscal de devolução é crucial para a contabilização correta dos impostos. Isso porque, em muitos casos, quando um produto retorna ao vendedor, não há cobrança de tributo porque a transação comercial não foi concluída. 

Caso a mercadoria seja devolvida sem a emissão do documento, além do risco de implicações fiscais, você pode acabar pagando impostos de um item que não foi vendido. 

Leia também: Entenda o que é e como fazer o cálculo do imposto por dentro

Como se faz uma nota de devolução de mercadoria?

A nota fiscal de devolução tem o objetivo de anular uma operação comercial. Sua emissão é baseada nas informações do documento fiscal de origem, e pode ser uma devolução de venda (quando o cliente final não fica com o produto) ou devolução de compra (quando a empresa precisa devolver itens para o fornecedor). 

Abaixo, veja os detalhes para emitir uma nota de devolução de mercadoria. 

Quem emite a nota de devolução de mercadoria? 

Em geral, a emissão da nota fiscal de devolução é de responsabilidade do vendedor ou fornecedor que emitiu a nota de venda. Nos casos em que o destinatário (cliente) também é um CNPJ, ou seja, em transações entre empresas, ambas podem emitir o documento. 

Tem prazo para fazer NF de devolução? 

Não existe um prazo para a emissão da nota de devolução. Logo, o documento pode ser emitido quando o contribuinte precisar. No entanto, é importante lembrar que as operações comerciais têm períodos de garantia, troca e desistência de compra, o que pode influenciar o prazo para a devolução dos produtos. 

Leia também: Logística Reversa e suas implicações no e-commerce

Qual o CFOP para nota de devolução de mercadoria? 

O CFOP é o código que indica o tipo de operação do documento fiscal, como a nota de compra, venda, remessa e devolução, por exemplo. Esse código contém quatro dígitos e está presente em toda nota fiscal. Para os documentos de devolução, é possível usar diferentes CFOP, a depender da situação:

Nota de devolução de venda

Quando o seu cliente desiste da compra, a nota fiscal deve conter um dos seguintes códigos: 

  • 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
  • 2202: devoluções de revenda em outros estados;
  • 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
  • 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.

Nota de devolução de compra

Já quando você precisa devolver produtos/insumos para um fornecedor, o CFOP pode ser:

Produtos para uso em processos de industrialização (matérias-primas):

  • 5201: operações dentro estado;
  • 6201: operações em outros estados.

Produtos destinadas à comercialização (revenda):

  • 5202: operações dentro estado;
  • 6202: operações em outros estados.

Produtos para uso próprio da empresa (bens e ativos):

  • 5553 e 5556: operações no estado;
  • 6553 e 6556: operações em outros estados.

Qual o custo de uma nota fiscal de devolução? 

Não há custos diretos relacionados à emissão de notas fiscais. Porém, é importante considerar os gastos da sua empresa com emissão e gestão de documentos fiscais em geral, como a mensalidade de um software/emissor ou até a contratação de uma contabilidade, caso você pague por este serviço. 

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O que é nota fiscal de devolução parcial?

Uma nota fiscal de devolução parcial é emitida quando somente uma parte da compra total é enviada de volta

Por exemplo: imagine que você comprou 5 unidades de um produto, mas um veio com defeito. Neste caso, como a compra foi registrada em uma única nota fiscal, é feita uma nota de devolução parcial apenas com a quantidade a ser devolvida. 

O que fazer quando o fornecedor (destinatário da mercadoria) recusa a nota fiscal de devolução? 

Em alguns casos, a nota fiscal de devolução pode ser recusada pela empresa ou pelo fornecedor, seja por preenchimento errado do documento, porque a mercadoria está com sinais de uso ou porque o prazo de devolução já acabou. 

Em todos os cenários, o primeiro passo é verificar o motivo da recusa. Se for por um erro, por exemplo, você deve corrigi-lo e emitir uma nova nota fiscal com as informações corretas.

Agora, caso seja outra razão, e o motivo for justificado (como o prazo vencido ou a mercadoria ter sido usada), será necessário emitir uma nova nota de entrada e ficar com o produto, registrando-o de volta ao estoque. 

Já em situações de recusa sem motivo legal, a saída é resolver o impasse com o fornecedor, o que pode ser feito amigavelmente ou acionando a justiça.

Leia também: Nota Fiscal Eletrônica: tudo o que você precisa saber sobre NFe [GUIA]

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