A nota de devolução de mercadoria é o documento fiscal que anula, parcial ou totalmente, uma transação comercial, respaldando o retorno do produto para o destinatário — seja uma devolução entre consumidor final e empresa ou entre dois negócios.
Em ambos os cenários, você precisa saber:
- como se faz uma nota de devolução de mercadoria;
- se tem prazo para fazer NF de devolução e os custos envolvidos;
- quem emite a nota de devolução de mercadoria.
Para te ajudar, trouxemos, neste conteúdo, um guia sobre nota de devolução, incluindo os passos para emiti-la e os cuidados para o cumprimento das normas fiscais.
Quer saber mais sobre o tema? Então, continue a leitura até o final!
Qual a importância da nota de devolução?
Além de te manter em dia com a legislação, a nota fiscal de devolução é crucial para a contabilização correta dos impostos. Isso porque, em muitos casos, quando um produto retorna ao vendedor, não há cobrança de tributo porque a transação comercial não foi concluída.
Caso a mercadoria seja devolvida sem a emissão do documento, além do risco de implicações fiscais, você pode acabar pagando impostos de um item que não foi vendido.
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Como se faz uma nota de devolução de mercadoria?
A nota fiscal de devolução tem o objetivo de anular uma operação comercial. Sua emissão é baseada nas informações do documento fiscal de origem, e pode ser uma devolução de venda (quando o cliente final não fica com o produto) ou devolução de compra (quando a empresa precisa devolver itens para o fornecedor).
Abaixo, veja os detalhes para emitir uma nota de devolução de mercadoria.
Quem emite a nota de devolução de mercadoria?
Em geral, a emissão da nota fiscal de devolução é de responsabilidade do vendedor ou fornecedor que emitiu a nota de venda. Nos casos em que o destinatário (cliente) também é um CNPJ, ou seja, em transações entre empresas, ambas podem emitir o documento.
Tem prazo para fazer NF de devolução?
Não existe um prazo para a emissão da nota de devolução. Logo, o documento pode ser emitido quando o contribuinte precisar. No entanto, é importante lembrar que as operações comerciais têm períodos de garantia, troca e desistência de compra, o que pode influenciar o prazo para a devolução dos produtos.
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Qual o CFOP para nota de devolução de mercadoria?
O CFOP é o código que indica o tipo de operação do documento fiscal, como a nota de compra, venda, remessa e devolução, por exemplo. Esse código contém quatro dígitos e está presente em toda nota fiscal. Para os documentos de devolução, é possível usar diferentes CFOP, a depender da situação:
Nota de devolução de venda
Quando o seu cliente desiste da compra, a nota fiscal deve conter um dos seguintes códigos:
- 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
- 2202: devoluções de revenda em outros estados;
- 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
- 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.
Nota de devolução de compra
Já quando você precisa devolver produtos/insumos para um fornecedor, o CFOP pode ser:
Produtos para uso em processos de industrialização (matérias-primas):
- 5201: operações dentro estado;
- 6201: operações em outros estados.
Produtos destinadas à comercialização (revenda):
- 5202: operações dentro estado;
- 6202: operações em outros estados.
Produtos para uso próprio da empresa (bens e ativos):
- 5553 e 5556: operações no estado;
- 6553 e 6556: operações em outros estados.
Qual o custo de uma nota fiscal de devolução?
Não há custos diretos relacionados à emissão de notas fiscais. Porém, é importante considerar os gastos da sua empresa com emissão e gestão de documentos fiscais em geral, como a mensalidade de um software/emissor ou até a contratação de uma contabilidade, caso você pague por este serviço.
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O que é nota fiscal de devolução parcial?
Uma nota fiscal de devolução parcial é emitida quando somente uma parte da compra total é enviada de volta.
Por exemplo: imagine que você comprou 5 unidades de um produto, mas um veio com defeito. Neste caso, como a compra foi registrada em uma única nota fiscal, é feita uma nota de devolução parcial apenas com a quantidade a ser devolvida.
O que fazer quando o fornecedor (destinatário da mercadoria) recusa a nota fiscal de devolução?
Em alguns casos, a nota fiscal de devolução pode ser recusada pela empresa ou pelo fornecedor, seja por preenchimento errado do documento, porque a mercadoria está com sinais de uso ou porque o prazo de devolução já acabou.
Em todos os cenários, o primeiro passo é verificar o motivo da recusa. Se for por um erro, por exemplo, você deve corrigi-lo e emitir uma nova nota fiscal com as informações corretas.
Agora, caso seja outra razão, e o motivo for justificado (como o prazo vencido ou a mercadoria ter sido usada), será necessário emitir uma nova nota de entrada e ficar com o produto, registrando-o de volta ao estoque.
Já em situações de recusa sem motivo legal, a saída é resolver o impasse com o fornecedor, o que pode ser feito amigavelmente ou acionando a justiça.
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