A gestão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) é um dos pilares mais importantes para garantir a conformidade e a eficiência operacional das empresas. No entanto, a princípio, esse gerenciamento muitas vezes parece um labirinto de siglas e códigos.
Mas, não se preocupe, vamos te ajudar com este tema. Aprenda, neste artigo, os principais tipos de nota fiscal eletrônica, suas diferenças e como os sistemas de gestão simplificam esse processo.
Quais os principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
Os principais tipos de nota fiscal eletrônica são:
- nota fiscal eletrônica para circulação de mercadorias (NF-e);
- nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e);
- conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
- manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e).
Cada um desses documentos atende a necessidades fiscais e operacionais distintas das empresas.
Qual a diferença entre os tipos de notas fiscais?
As diferenças entre os tipos de notas fiscais residem em suas aplicações específicas, que abrangem registros de mercadorias, serviços, transporte de cargas e a consolidação de documentos. Cada tipo é projetado para atender necessidades distintas em termos fiscais e operacionais. Veja, abaixo, as especificidades de cada um.
1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve para registrar a venda de mercadorias, regularizar o pagamento de impostos e controlar as transações comerciais. No transporte rodoviário, é utilizada para documentar o frete.
A NF-e substitui as tradicionais notas fiscais em papel e oferece várias vantagens, como padronização, eficiência e armazenamento seguro em nuvem. Empresas devem emitir a NF-e, exceto para MEIs em operações com pessoas físicas, casos em que a emissão é opcional.
A digitalização das notas fiscais facilita o cumprimento das obrigações fiscais e contribui para a modernização dos processos empresariais.
2. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é específica para a prestação de serviços. Diferente da NF-e, que se aplica a produtos, a NFS-e é utilizada por empresas que oferecem consultorias, manutenção e outros tipos de trabalhos.
No transporte rodoviário, a aquisição de serviços de frete pede a emissão desse documento.
Este tipo de nota fiscal facilita o controle e a fiscalização das atividades de prestação de serviços, cada município tem regras específicas para sua emissão.
3. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e registra o transporte de cargas, substitui o conhecimento de transporte em papel e garante a conformidade das empresas de transporte rodoviário com as exigências fiscais.
4. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O MDF-e agrupa diversos documentos fiscais em uma única operação de transporte. Essa abordagem simplifica a gestão de documentos durante o transporte de mercadorias e reduz o número de documentos apresentados em fiscalizações.
BÔNUS: qual a diferença entre DANFE e NFS?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), usada para acompanhar o transporte de mercadorias. A NFS (Nota Fiscal de Serviços) registra a prestação de serviços, sem relação direta com o transporte de produtos.
Tipos de nota fiscal de entrada e saída
Nota Fiscal de Entrada
A nota fiscal de entrada registra quando a empresa recebe mercadorias ou contrata serviços. Serve para documentar compras, devoluções de clientes, importações e outras operações que aumentam o estoque.
Esta nota é fundamental para controle de estoque e para a apuração de impostos, pois garante o registro adequado de todas as entradas.
Nota Fiscal de Saída
A nota fiscal de saída registra a venda de produtos ou a prestação de serviços. Esse documento comprova vendas, devoluções a fornecedores, exportações e outras operações que reduzem o estoque.
Esta nota é fundamental para a gestão de vendas e o cumprimento das obrigações fiscais, uma vez que assegura o correto registro de todas as saídas.
Diferença entre nota fiscal série 1, 2 e 3
O único objetivo dessa divisão em séries é agrupar as notas que se referem ao mesmo tipo de operação para facilitar a organização e gestão da empresa.
Por exemplo, o negócio usa a série 1 da nota fiscal para as vendas em loja física, a série 2 para as transações on-line e a série 3 para serviços prestados. Outra forma, é operar a série 1 para as notas de entrada e a série 2 para as de saída.
Sistemas de gestão e a emissão de Notas Fiscais
Sistemas de gestão, como o TMS (Transportation Management System), simplificam a emissão e gestão de NF-e. Além de automatizar processos, garantem conformidade fiscal, melhoram a eficiência operacional das empresas de transporte e permitem: :
- automatização da emissão: que reduz erros e agiliza o processo;
- integração de dados: facilita a consolidação de informações fiscais e operacionais;
- conformidade fiscal: garante que todas as notas fiscais estejam em conformidade com a legislação vigente;
- monitoramento em tempo real: oferece visibilidade sobre o status das notas fiscais e operações de transporte.
Por fim, agora que você já sabe os principais tipos de nota fiscal eletrônica e suas diferenças, o que acha de otimizar o transporte da sua empresa? Para garantir a segurança da sua transportadora e uma operação muito mais ágil, conte com a Emiteaí!
Nossa plataforma integra, em uma única ferramenta, tudo o que você precisa para gerenciar seus transportes de cargas com tranquilidade. Solicite uma demonstração e transforme seus obstáculos em funcionalidades inovadoras!
