O que é gestão de frotas e como reduzir os custos do processo?

A pergunta “o que é gestão de frotas” é comum entre gestores de logística e empresários do setor de transporte rodoviário.

Para administrar uma frota de veículos, é importante adotar estratégias para garantir não apenas a eficiência operacional, mas também a redução de custos e o aumento da competitividade entre as empresas do mercado.

Mas como se faz a gestão de uma frota com sucesso?

Neste guia, vamos tirar todas as suas dúvidas!

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas é o processo de administração de veículos utilizados por uma transportadora de qualquer porte. Trata-se de uma abordagem essencial para otimizar a produtividade das entregas, dar mais segurança e até mesmo promover a sustentabilidade do negócio.

Para realizar essa administração, no entanto, você deve conhecer quais tipos de frota existem, pois cada uma corresponde a diferentes demandas da empresa. Conforme a legislação do CONTRAN, são elas:

• Leve: é formada por caminhonetes, furgões e vans. Ideal para entregas em áreas urbanas e regionais.
• Média: é composta por caminhões de médio porte. Ideal para entregas em áreas regionais e interestaduais.
• Pesada: é formada por caminhões, bitrens e cegonheiras. Ideal para entregas de grandes volumes em longas distâncias.

Além disso, a frota pode ser dedicada a apenas um negócio ou modalidade de operação, ou então utilizada para transportar diversos tipos de cargas para vários clientes.

Para decidir entre elas, é importante considerar o porte da empresa, o tipo de atividade, as necessidades de transporte e o orçamento disponível.

Está ficando mais claro o que é gestão de frota, não é?

Veja algumas dicas para entender como administrar de forma eficiente!

Como se faz a gestão de uma frota?

A gestão de uma frota envolve práticas cujo objetivo é otimizar as operações. O processo pode ser resumido em 4 etapas:

1. Análise das necessidades da empresa e dos desafios do setor, definindo objetivos.
2. Seleção de veículos de acordo com as necessidades.
3. Adoção de estratégias: manutenção, rastreamento, roteirização, etc.
4. Aprimoramento contínuo da gestão.

Essas quatro etapas auxiliam o gestor a compreender a situação atual da transportadora, podendo focar em metas pontuais de acordo com o que o negócio precisa, como aumento da produtividade, segurança e redução de custos. 

Dessa forma, é possível adquirir os veículos ideais para a frota, além de escolher as melhores estratégias para atingir os objetivos que foram determinados.

A última etapa também é indispensável. O aprimoramento contínuo significa que a gestão precisa avaliar constantemente o desempenho da frota para manter as medidas atualizadas, buscando sempre um funcionamento eficaz e competitivo.

Entendendo melhor o que é gestão de frotas e suas etapas, talvez você se pergunte como isso vai ajudá-lo a reduzir os custos. Veja a seguir! 

Como reduzir custos na frota?

Várias estratégias na gestão de frotas auxiliam na redução de custos. Aqui estão algumas essenciais para aplicar na sua empresa:

• manutenção preventiva e corretiva;
• monitoramento e rastreamento;
• controle de combustível;
• roteirização e otimização de rotas;
• treinamentos para os condutores;
• um bom controle de notas fiscais e de outros documentos necessários.

Vamos entender isso melhor?

1- Manutenção preventiva e corretiva

Primeiramente, sua transportadora deve ter um plano de manutenção regular para se certificar de que os veículos da frota estejam em condições ideais de funcionamento. A boa prática reduz os riscos de falhas mecânicas, prevenindo acidentes e garantindo a segurança dos colaboradores que têm contato direto com os veículos.

Além disso, quando bem monitorada, sua frota terá mais disponibilidade a qualquer momento e uma vida útil prolongada. Ou seja, mais praticidade, menos gastos surpresas e você ainda evita multas (e outros problemas) com a lei.

2- Monitoramento e rastreamento

Com o auxílio de ferramentas, você pode monitorar a localização dos veículos em tempo real — mais um caminho para entender como reduzir custos na frota. A medida serve para registrar e analisar dados relevantes sobre a frota, como quilometragem percorrida, tempo de parada, manutenções realizadas, comportamento do motorista, etc.

Com essas informações, é possível gerar relatórios gerenciais para ajudar na tomada de decisões em relação a redução de custos.

3- Controle de combustível

Saber o quanto está gastando com combustíveis faz parte da gestão de frota, o que é indispensável para ter controle do orçamento do negócio. 

O processo pode ser feito por meio da implementação de tecnologias para identificar padrões de uso, detectar possíveis fraudes ou encontrar desperdícios.

4- Roteirização e otimização de rotas

Roteiros mais práticos e curtos são uma ótima forma de diminuir as despesas da frota. Analisando o tráfego na estrada, a distância, o tempo de entrega e o tipo de carga, é possível planejar rotas otimizadas para os veículos, fazendo com que o percurso aconteça de maneira mais rápida e com menor gasto de combustível. 

5- Treinamento para os condutores

Os treinamentos são importantes para os colaboradores terem uma direção eficiente com técnicas de condução econômica, além de identificarem com mais facilidade sinais de problemas mecânicos precocemente, como ruídos estranhos ou luz de aviso no painel.

Motoristas treinados estão mais cientes das regulamentações de trânsito e segurança, o que previne acidentes e reduz o risco de multas e penalidades por infrações.

>>> Leia também: Como reduzir acidentes de caminhão dentro de uma empresa?

6- Controle de notas fiscais e outros documentos

O controle fiscal e de quaisquer outros documentos necessários é essencial para manter-se conforme as regulamentações governamentais e as normas de segurança aplicáveis ao transporte de cargas.

Segundo a Finances Online, existe uma perda de produtividade geral da equipe de 21% devido a problemas com documentos, o que poderia reduzir custos se evitado.

Os colaboradores devem dirigir munidos de suas documentações e licenças, assim como a transportadora.

Todas as etapas e estratégias que citamos podem acontecer com mais praticidade e eficiência com a implementação de um sistema.

Entenda a seguir o que é um sistema de gestão de frota e quais os seus benefícios:

O que é um sistema de gestão de frota?

Um sistema de gestão de frota é uma ferramenta tecnológica projetada para facilitar todo o processo de administração e operação de uma transportadora, fornecendo dados e informações cruciais. 

Tais sistemas permitem que o gestor monitore, controle e otimize todas as atividades relacionadas a automóveis, motoristas e fretes.

A plataforma de gestão também pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de cada tipo de frota por meio de funcionalidades, integração com sistemas já existentes, escalabilidade e suporte técnico especializado.

Trata-se de um investimento que evita erros humanos e gastos excessivos com vários recursos.

Dê uma olhada nas vantagens a seguir. 

Vantagens de um sistema de gestão de frotas

• Redução de custos operacionais, porque otimiza rotas, monitora o consumo de combustível, identifica padrões de uso ineficientes e facilita a manutenção preventiva dos veículos.
• Aumenta a eficiência, com recursos como rastreamento GPS em tempo real, agendamento de manutenção otimizado, entre outros.
• Melhora a produtividade, ao fornecer informações precisas sobre as melhores rotas, horários de entrega e comportamentos de condução.
• Aumento da segurança, com ferramentas como monitoramento de velocidade e alerta de condução perigosa.
• Melhor atendimento ao cliente, uma vez que aumenta a satisfação com entregas mais rápidas e eficazes.
• Conformidade regulatória: pois ajuda a cumprir as regulamentações e evitar penalidades.

Interessante, não é?

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Como escolher o melhor sistema de gestão de frota?

Antes de adotar um sistema de gestão, identifique as necessidades específicas da sua empresa e busque opções cujas funcionalidades atendam o que você precisa. Considere também a facilidade de uso e implementação, além de um bom suporte.

Seguindo esses passos, a implementação do sistema deverá trazer benefícios significativos na sua transportadora rodoviária.

Agora que você já sabe o que é gestão de frotas e como a tecnologia pode ajudar neste processo, sabia que a EmiteAí oferece soluções eficazes e inovadoras para enfrentar os desafios do setor?

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