O principal objetivo das empresas de logística é entregar mercadorias com rapidez e eficiência. Entretanto, é comum que certos imprevistos — como acidentes ou extravio de itens —, conhecidos como ocorrências de transporte, atrapalhem esse propósito.
Além de conhecer os problemas de distribuição mais comuns, é necessário gerenciar as entregas para mais fluidez em todas as etapas do processo logístico e otimização da experiência dos clientes.
Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura, pois no artigo a seguir explicamos:
- o que é uma ocorrência de transporte;
- quais ocorrências mais comuns;
- por que gerenciar suas entregas.
Confira!
O que é uma ocorrência de transporte?
Uma ocorrência de transporte é um imprevisto que acontece em qualquer uma das etapas de distribuição de cargas e mercadorias. Ou seja, é um acontecimento não programado e que, portanto, atrapalha o carregamento dos itens e impede a entrega na data e horário previstos.
Ressaltamos que nem sempre há gravidade nesses incidentes. As ocorrências, em alguns casos, são eventos corriqueiros do dia a dia — e falaremos sobre o assunto mais adiante.
De qualquer forma, é imprescindível que as empresas de logística registrem todas as incidências, já que o monitoramento identifica falhas que aumentam as chances de ocorrência desses imprevistos e ajuda na criação de ações para impedi-los.
Afinal, sabemos que o transporte de cargas alimenta uma grande cadeia de suprimentos. Por esse motivo, um processo de entrega eficiente é indispensável para evitar problemas como atrasos e extravios, o que gera custos extras para o empreendimento.
Antes de seguir a leitura, que tal conferir este artigo: o que é gestão de entregas? Dicas para otimizar suas operações!
Quais ocorrências no transporte devo registrar?
Sempre registre as seguintes ocorrências de transporte:
- acidentes;
- roubo de cargas;
- incidentes na entrega;
- defeitos mecânicos;
- dano ou extravio dos produtos;
- desvio de rota.
Veja mais detalhes sobre cada uma a seguir!
1. Acidentes
“Afinal, quais ocorrências no transporte devo registrar?” Em primeiro lugar, os acidentes de trânsito, não importa a gravidade, já que esse é um risco que os motoristas correm em qualquer entrega.
Em especial porque a segurança deles também depende da atenção de terceiros ao volante e das condições do clima e das estradas.
Apenas em 2023, o Brasil registrou 67.620 acidentes em rodovias federais, segundo o levantamento da Confederação Nacional de Transporte (CNT), o que representa um aumento de quase 5% em relação ao ano anterior.
Aprenda como manter seus entregadores em segurança neste artigo: como reduzir acidentes de caminhão em uma empresa?
2. Roubo de cargas
Outra ocorrência de transporte bem comum nas estradas é o roubo de cargas, o que gera um prejuízo enorme para as transportadoras que, muitas vezes, arcam com os custos da falta de segurança nas rodovias.
O relatório do Overhaul mostra que, apenas nos primeiros três meses de 2024, o Brasil contabilizou 3.639 roubos de cargas, o que dá uma média de 40 incidentes por dia.
Leia mais sobre o assunto aqui: roubo de cargas — descubras os carregamentos mais visados e minimize os riscos
3. Incidentes na entrega
Os incidentes mais comuns na entrega são:
- receptor ausente;
- endereço errado;
- entrega de mercadoria em local diferente do programado;
- destinatário que recusa o recebimento;
- devolução de mercadorias.
As ocorrências de transporte desse tipo geram custos extras para a transportadora — como novo frete, mais combustível, pagamento de pedágio, impostos e emissão de documentos fiscais — e ainda atrasam toda a logística de entrega.
4. Defeitos mecânicos
Os defeitos mecânicos são aqueles relacionados à conservação da frota. Nesta ocorrência, contabilize problemas como furo ou desgaste dos pneus, falha no motor ou no sistema de freios.
Um detalhe importante é que a manutenção preventiva nos veículos evita incidentes dessa categoria e, assim, reduz os custos com consertos — que, no geral, pesam no bolso.
5. Dano ou extravio dos produtos
Também registre os casos de extravio — perda — ou dano aos produtos. A ação controla o processo de entregas e identifica pontos de melhoria na logística, visto que esses incidentes, muitas vezes, acontecem devido ao descuido durante o transporte.
6. Desvio de rotas
O desvio de rotas é o último item desta lista de ocorrências de transporte. O incidente acontece quando um motorista vai para um lugar totalmente diferente do programado e, por conta disso, atrasa todas as entregas do dia, visto que deve voltar para o lugar correto da entrega.
Por que gerenciar as entregas e ocorrências?
A gestão de entregas e ocorrências beneficia tanto a transportadora quanto o embarcador, pois facilita a auditoria financeira de gastos complementares — como custos com manutenção de frota e devolução de mercadorias.
Com o procedimento, o empreendimento distribui parte dessas despesas a outros responsáveis — o armazém ou loja —, o que evita que a transportadora arque com todas as contas e reduz prejuízos com os imprevistos.
Outro ponto é que a análise das ocorrências facilita a tomada de decisão, porque oferece insights poderosos sobre a situação da organização.
O resultado é a melhora da produtividade e do fluxo de informações em todo ciclo logístico, desde a saída do centro de distribuição até a entrega ao cliente final.
Como gerenciar as ocorrências de maneira eficiente?
1. Estabeleça um canal de registro
Um canal de registro de ocorrências é importante para que todos os envolvidos no processo de entrega recebam notificações a respeito das incidências.
O ideal é permitir a anexação de documentos, registro de localização e horário e atribuição de responsabilidades na central, o que facilita o acompanhamento. Ademais, crie uma plataforma acessível e otimize a visualização do status de entrega das mercadorias.
2. Defina um padrão de atribuição de responsabilidades
Certas ocorrências envolvem diferentes setores da empresa, como comercial, financeiro e até o próprio cliente (para resolver problemas relacionados à entrega, como destinatário ausente).
Portanto, estabeleça regras de notificação a fim de avisar os responsáveis sempre que um problema surgir. A prática agiliza o solucionamento dos incidentes, pois otimiza a comunicação interna.
3. Resolva os incidentes
Registrou uma ocorrência e notificou cada um dos responsáveis na central de incidentes? Agora é o momento de solucionar o problema o mais rápido possível e, assim, evitar mais atrasos nas entregas.
Para tanto, crie um protocolo para cada tipo de problema. A intenção é disponibilizar um manual que os responsáveis sigam para resolver as ocorrências o quanto antes — por exemplo, acionar o seguro, contatar o cliente ou emitir novos documentos.
4. Analise o histórico de ocorrências
Por último, monitore o histórico de incidentes e identifique os imprevistos mais comuns, como desgaste de pneus ou desvio de rotas. Esses dados facilitam a definição de ações a fim de reduzir os eventos, como manutenção preventiva e roteirização.
Qual o melhor canal para registrar as ocorrências dos transportes?
Anotou todas as dicas deste nosso manual de ocorrências de transporte? Então, que tal adotar um canal de registro de incidentes de maneira fácil e rápida? Sim, esse sistema existe e é chamado de TMS — Transportation Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transporte.
Na prática, o software automatiza os processos de transporte e facilita a gestão de ocorrências. Além disso, o TMS ajuda na roteirização de entregas e acompanha, em tempo real, a jornada da mercadoria.
E você pode contar com uma plataforma nacional que conecta todo o seu processo logístico para uma gestão financeira e operacional eficaz e com um ótimo custo-benefício: a Emite Aí.
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