Toda empresa de logística precisa emitir a documentação para transporte de carga para realizar suas entregas com tranquilidade. Afinal, essa é uma maneira de garantir que você — e seus entregadores — tenham os meios necessários para comprovar a legalidade das operações durante as fiscalizações.
Cada tipo de registro tem um fim específico — comprova um ponto do processo logístico. Por isso, o ideal é conferir a lista que trouxemos neste artigo na hora de emitir sua papelada. No conteúdo, você aprende:
- o que são documentos de transporte;
- o que é uma declaração de transporte;
- quais são os documentos obrigatórios;
- como emitir com facilidade.
Assim, você não esquece os registros e faz suas entregas sem se preocupar em receber uma multa ou, pior, ter sua carga apreendida por conta da falta de comprovantes.
Vamos conferir?
O que são documentos de transporte?
Qualquer documento emitido para fins fiscais na prestação de serviço de transporte de cargas é configurado como uma documentação de transporte. O material é essencial para que as empresas de logística comprovem sua legalidade e tenham mais segurança durante as entregas.
Além disso, ter a “papelada” correta ajuda no controle e no cumprimento das obrigações fiscais do negócio e ainda evita penalidades para o empreendimento, caso os entregadores passem por uma fiscalização.
Certos produtos exigem registros específicos para circularem com segurança. Confira qual a documentação para transporte de produtos perigosos e descubra o que sua empresa precisa emitir para não ter problemas com a fiscalização!
O que é uma declaração de transporte?
A declaração de transporte é um dos documentos essenciais para a movimentação de cargas. Na prática, é um registro do conteúdo da entrega que mostra a descrição do item — quantidade, valor e peso —, bem como os dados do remetente e destinatário.
No geral, os entregadores apresentam estes documentos nos pontos de fiscalização — tanto nacionais quanto internacionais — com o objetivo de garantir que as mercadorias cheguem em segurança às mãos dos clientes.
Quais os documentos obrigatórios para transporte?
Os documentos obrigatórios para transporte de cargas são:
- nota fiscal eletrônica (NF-e);
- conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
- manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e);
- documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANFE);
- documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico (DACTE);
- averbação de carga;
- certificado de registro e licenciamento do veículo (CRLV).
Confira qual a finalidade de cada um a seguir!
1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Um dos principais documentos de transporte — e também um dos mais importantes — é a nota fiscal eletrônica (NF-e).
O comprovante, o qual é a base para o início do transporte, é utilizado para a comercialização de produtos. Na prática, funciona como um registro oficial das transações que ocorrem entre as pessoas jurídicas e físicas.
O documento, portanto, permite calcular os impostos devidos e demais obrigações contábeis.
Além disso, a falta dessa documentação é uma indicação de fraudes e sonegação de impostos, o que causa problemas não apenas para o embarcador, mas também para o transportador.
Não sabe como emitir a NF-e das suas entregas? Então, aproveite para conferir o guia completo que preparamos sobre a nota fiscal eletrônica e aprenda tudo o que você precisa saber sobre o documento!
2. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
O conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) tem a mesma função que a nota fiscal — registrar as operações. Contudo, é específica para o transporte de cargas.
O documento, portanto, é responsável por substituir o conhecimento de transporte rodoviário de cargas (CTRC). O motivo para a mudança é que o CT-e tem forma eletrônica, o que facilita sua emissão e armazenamento.
Como é um documento obrigatório, é crucial entender como emitir o CT-e. Aprenda o passo no nosso artigo que ensina tudo o que você precisa saber sobre o conhecimento de transporte eletrônico!
3. Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e)
O objetivo do manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e) é agilizar o registro de lotes dos documentos fiscais dos transportes de cargas. O registro é válido em todos os estados do Brasil e unifica as demais declarações.
Ou seja, permite a identificação da unidade de carga utilizada no serviço, da transportadora e os dados do veículo utilizado na entrega. Assim, une todas as informações com validade jurídica em um único lugar.
Para gerar o MDF-e, primeiro você deve emitir o CT-e, que, por sua vez, deve apresentar a assinatura eletrônica do emissor, viu?
Não sabe como emitir o MDF-e? Então, confira o artigo que ensina como executar esse processo em 8 passos simples!
4. Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANFE)
O documento auxiliar de nota fiscal eletrônica (DANFE) é uma representação física da NF-e. O registro, que pode ser impresso por quem o emite, contém o resumo de todas as informações sobre o produto.
Graças a essa característica, facilita a visualização dos dados da entrega, já que é preciso um programa específico para ler a NF-e. Porém, tenha em mente que o documento não substitui a nota fiscal original. O DANFE serve apenas como representação.
5. Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico (DACTE)
Por seguir a mesma ideia do documento anterior, o documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico (DACTE) é uma representação do CT-e. Portanto, também é impresso pelo emissor.
O registro contém todas as informações necessárias do CT-e e apresenta a chave para consulta eletrônica do documento.
Assim como o DACTE, o documento auxiliar não substitui o original, mas você pode apresentá-lo em caso de fiscalização para comprovar a regularidade do transporte.
6. Averbação de cargas
O sexto item da lista que mostra quais os documentos obrigatórios para transporte é a averbação de carga. Este é um registro que as empresas de logística enviam para suas seguradoras com todos os dados a respeito das mercadorias — destino, valor e quantidade.
O objetivo é se resguardar — e evitar as consequências — de imprevistos como acidentes e roubos de cargas. Sem o documento, os prejuízos causados por estes problemas ficam a cargo da transportadora. Por isso é tão importante.
Aliás, sabia que a averbação de cargas e o seguro transporte estão conectados? Descubra qual é a relação entre dois conceitos neste artigo!
7. Certificado de registro e licenciamento do veículo (CRLV)
Por último, emita o certificado de registro e licenciamento do veículo (CRLV). O documento é obrigatório, pois comprova que o veículo que você — no caso, sua transportadora — usa nas entregas está dentro da legalidade, o que evita problemas com a fiscalização de trânsito.
Como emitir a documentação para transporte de carga com facilidade e segurança?
Agora que você entendeu qual é a documentação para transporte de cargas — e qual o papel de cada tipo de registro para a segurança das suas entregas —, chegou o momento de se preparar para emitir toda a papelada, concorda?
Para tanto, você pode contar com um bom sistema para transportadoras, como o da EmiteAí, para lançar e gerenciar todos os documentos de um só lugar com poucos cliques!
Qual a importância de ter a documentação para transporte de carga adequada?
1. Traz mais segurança para a transportadora
A documentação para transporte de carga traz mais segurança para as operações logísticas por registrar não apenas os itens, mas também o local de entrega. Assim, facilita o rastreamento das mercadorias e o recebimento de seguro em caso de perda ou roubo.
Ao mesmo tempo, você também tem proteção jurídica — para evitar problemas com a fiscalização —, uma vez que comprova que a autorização para a transportar cargas.
2. Reduz os riscos de transporte
Sabia que passar por um posto de fiscalização sem um dos documentos obrigatórios pode resultar em apreensão da carga e pagamento de multa? Ter os registros sempre por perto é uma maneira eficaz de evitar esse tipo de problema, já que comprovam a legalidade da operação.
3. Agiliza as entregas
Manter os documentos necessários por perto traz mais agilidade para as entregas. Isso porque os entregadores não perdem tempo em fiscalizações, já que basta mostrar os registros para os responsáveis para liberar as mercadorias.
Percebe como a documentação para transporte de cargas é importante? Entretanto, tenha em mente que permanecer com os registros obrigatórios em dia não é a única prática essencial para uma transportadora de sucesso.
Na verdade, você também precisa entender como:
- estruturar sua frota de veículos;
- planejar toda a operação;
- monitorar a entrega;
- contratar autônomos.
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